Hankinta, DPS, asioinnin tietojärjestelmähanke, kehittämis- ja ylläpitotyöt, jatkohankinta vuosille 2022-2024, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

ASTI- ja Tunnukset -hankkeen lyhyt kuvaus ja hankinnan taustaa

Vuosina 2025–2026 tuotantokäytössä oleville ASTI-järjestelmän varhaiskasvatuksen, esiopetuksen ja perusopetuksen sovelluksille tehdään ylläpitotyötä, jolla järjestelmät pidetään toiminnassa toimialan tarvitsemalla tavalla. Perusopetuksen hakeutumispalveluiden sekä hakeutumisen käsittelypalveluiden kehittämiseen selvitetään ratkaisuvaihtoehtoja, joissa yhteistyökumppani kantaa kokonaisvastuun palveluiden teknisestä toimivuudesta ja kehittämisestä. Tunnukset-järjestelmä eriytetään ASTI-kokonaisuudesta, jotta sen käyttö kaupungin ICT-palveluna voi tarvittaessa jatkua myös vuoden 2026 jälkeen. ASTI-järjestelmän alasajo valmistellaan tänä aikana teknisesti ja toiminnallisesti mielekkäällä tavalla huomioiden liitynnät muihin järjestelmiin. Myös uusien korvaavien järjestelmien käyttöönottoa ja datojen siirtoa tuetaan. Kaikki edellä mainitut toimet edellyttävät osaavia ohjelmistokehitysresursseja ja ovat siten verrattavissa vaativaan ohjelmistokehitystyöhön. Kustannukset tälle kahden vuoden aikana toteutettavalle työlle ovat 3 miljoonaa euroa vuodessa, joista tämä hankinta muodostaa yhden osan.

Asioinnin tietojärjestelmän ja Tunnukset-järjestelmän merkittävin kehittämisvaihe sijoittui vuosille 2019–2023. Vuosien 2022–2023 aikana arvioitiin ASTI:n toimivuutta ja mahdollisuuksia yhtenä Kaskon asiointijärjestelmänä. Toimiala tiedotti lokakuussa 2023, että ASTI-järjestelmän kehitystä ei jatketa, mutta senhetkisten toiminnallisuuksien käyttö sekä Tunnukset-järjestelmän kehittäminen jatkuu. Päätöksen seurauksena kehittämisresursseja vähennettiin merkittävästi ja työtä suunnattiin järjestelmän ylläpitoon. Toimiala päätti elokuussa 2024 (HEL 2024-010663) lakkauttaa ASTI-hankkeen ja asetti varhaiskasvatuksen järjestelmämuutoshankkeen, jonka tehtävänä on muun muassa lopettaa ASTI-järjestelmän käyttö varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa vuoteen 2026 mennessä.

ASTI-hanke toteutti asioinnin tietojärjestelmän palvelukokonaisuuden, joka mahdollistaa uudenlaisia tapoja kasvatuksen ja koulutuksen toimialan palvelujen toteuttamiseksi ja tarjoamiseksi varhaiskasvatuksen, esiopetuksen ja perusopetuksen asiakkaille sekä näitä asioita käsitteleville kaupungin työntekijöille. Lisäksi toteutettiin identiteettien ja käyttövaltuuksien hallinnan Tunnukset-palvelu, jolla hallitaan pääsyä paitsi ASTI-järjestelmään, myös moniin muihin Kaskon ICT-palveluihin. Näiden lisäksi järjestelmään kuuluu erilaisia rajapintaintegraatioita ja pilvipalvelualusta.

Työn tässä vaiheessa varmistetaan, että laadukkaat ja tietoturvalliset palvelut ovat saatavilla kuntalaisille ja kaupungin virkailijoille siihen saakka, kunnes uudet korvaavat järjestelmät otetaan käyttöön, ja että niihin voidaan tehdä tarvittaessa pakolliset palvelutoiminnan tai lainsäädännön edellyttämät muutokset. Mahdollisten uusien järjestelmien kehittäminen ja käyttöönotto eivät sisälly tämän hankinnan työhön.

Hankinta on jatkoa vuosille 2022-2024 kohdistuneelle hankintapäätökselle HEL 2022-003923.

Hankintamenettely

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on perustanut IT-palvelut (DPS) -nimisen dynaamisen hankintajärjestelmän sähköiseen HILMA-ilmoituskanavaan 22.12.2018, ilmoituksen numero HILMA:ssa: 2018-026564. Ilmoituksen numero Euroopan unionin virallisessa lehdessä (EUVL) on 2018/S 247-569736. Hankinta on kilpailutettu hankintalain mukaisesti dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena. Tarjouspyyntö on julkaistu dynaamisessa hankintajärjestelmässä 15.6.2021, määräaika tarjousten jättämiselle oli 10.8.2021.

Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti kolme tarjoajaa: CGI Suomi Oy, Gofore Oyj ja Siili Solutions Oyj.

Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjouksia kahdesta kehitystiimistä, jotka koostuivat koodaavasta arkkitehdista, UX/UI-suunnittelijasta ja kolmesta ohjelmistosuunnittelijasta. Tarjouspyyntöä koskevat lisätietokysymykset tuli esittää 10 päivää ennen tarjouspyynnön määräajan umpeutumista. Määräaikaan mennessä jätettiin yksi kysymys, johon vastattiin 10.2.2021.

Lisäksi hankintasopimuksen perusteella on mahdollista hankkia toimittajalta tarjouksessa esitetyillä hinnoilla täydentäviä asiantuntijaresursseja eri kehitystiimeihin sekä hankkia joustavasti lyhytkestoista sovellusympäristön ylläpitoon liittyvää asiantuntijatyötä.

Tarjouspyynnössä hankinnan vuosittaiseksi laajuudeksi oli arvioitu noin 1 500 – 2 500 henkilötyöpäivää (=sitoumukseton arvio). Lisäksi hankintaan sisältyi optiomahdollisuus lisähankinnoista, jonka vuotuiseksi laajuudeksi oli arvioitu noin 1 500 – 2 500 henkilötyöpäivää (=sitoumukseton arvio).

Alkuperäisessä hankinnan kohteen kuvauksessa hankkeen on arvioitu ajoittuvan alustavasti vuosille 2019-2024. Nyt kun tekeminen on saatu tähän pisteeseen, on tarkentunut, että työ jatkuu arviolta vielä vuodet 2025-2026. Kehittämisen sopimuskumppanin vaihtaminen tässä vaiheessa ei ole mahdollista ja vaihto aiheuttaisi merkittävää haittaa hankintayksikölle. Nyt hankittava lisäpalvelu on väliaikainen ratkaisu, kunnes uudet ratkaisut on saatu käyttöön.

Hankintayksikkö päättää tarvittaessa erikseen uudella päätöksellä tarjouspyyntöön perustuvista tämän hankintapäätöksen enimmäisarvon ylittävistä lisä- tai jatkohankinnoista.

Jatkohankinnan tekeminen

Hankintalain (1397/2016) 136 §:n 2 momentin 1 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos se perustuu hankintamenettelyn aikana tiedossa olleisiin ja hankinta-asiakirjoissa mainittuihin sopimusehtoihin tai niiden muuttamista koskeviin ehtoihin, niiden rahallisesta arvosta riippumatta, ja nämä ehdot ovat selkeät, täsmälliset ja yksiselitteiset, eivätkä ne muuta hankintasopimuksen yleistä luonnetta.

Hankintaa koskeneessa tarjouspyynnössä oli selvästi ilmoitettu hankinnan arvioitu vuosittainen laajuus sekä varattu hankintayksikölle optio lisähankintojen tekemisen osalta. Näin ollen kyseessä on hankintamenettelyn aikana tiedossa ollut ja hankinta-asiakirjoissa mainittu selkeä, täsmällinen ja yksiselitteinen sopimusehto, joka ei muuta hankintasopimuksen yleistä luonnetta.

Ylläpito- ja pienkehitystyön hankintaan tässä tapauksessa vaikuttaa myös hankintalain 136 § 2 momentin 2 kohta. Sopimuskumppanin vaihtaminen tässä vaiheessa ei ole mahdollista taloudellisista ja teknisistä syistä, ja aiheuttaisi merkittävää haittaa, lisätyötä ja kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Nyt hankittava lisäpalvelu on väliaikainen ratkaisu, jolla varmistetaan vanhalla palvelualustalla olevien kriittisten sovelluspalveluiden laatu ja jatkuvuus siirtymäaikana uuteen järjestelmään.

Näin ollen hankinta voidaan tehdä hankintalain 136 §:n 2 momentin 1 ja 2 kohdan perusteella.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää arvonlisäverottomalta arvoltaan 500 000 euroa ylittävistä hankinnoista (HEL 2021-013274, 14.12.2021 § 394).

Keskeisimmät sovelletut säännökset

Hallintolaki (434/2003): 43 §, 44 § ja 45 §

Hankintalaki (1397/2016): 26 §, 30 §, 33 §, 49 §, 52 §, 58–60 §, 62 §, 79 §, 83 §, 85–87 §, 93 §, 123 §, 126 §, 127 §, 130 § ja 136 §

Kasvatus- ja koulutuslautakunta 12.04.2022 § 77

Päätös

Esittelijä

Lisätiedot

Teemu Toivakka, ICT-Hankepäällikkö, puhelin:

Päätös tullut nähtäväksi 23.12.2024

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta joko tekemällä hankintaoikaisuvaatimuksen tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupungin kasvatus- ja koulutuslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Jos hankintayksikkö kuitenkin on tehnyt hankintasopimuksen noudattamatta hankintalaissa säädettyä odotusaikaa, valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta muutoksenhakuaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa on ilmoitettava:

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valitukseen on liitettävä:

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

Dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä tehtävien EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 10 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.