Hankinta, itseilmoittautumislaitteistot, sosiaali- ja terveystoimiala
Digitouch Group Oy:n hankintaoikaisuvaatimus itseilmoittautumislaitteistojen toimialajohtajan hankintapäätöksestä 30.3.2022 § 58
Päätös
Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti, että sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan hankintapäätökseen 30.3.2022 § 58 koskien itseilmoittautumislaitteistoja kohdistuvan Digitouch Group Oy:n oikaisuvaatimuksen käsittely raukeaa hankintamenettelyn keskeyttämisen vuoksi. Hankinta on keskeytetty lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 125 §:n mukaisesti sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan päätöksellä 23.5.2022 § 89.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Taustaa
Itseilmoittautumislaitteistot kilpailutettiin hankintalain (1397/2016) 32 §:n mukaisella avoimella menettelyllä. Hankintailmoitus julkaistiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi 27.1.2022. Hankintaan saatiin määräaikaan 2.3.2022 kello 12.00 mennessä viisi tarjousta. Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti 30.3.2022 § 58 valita itseilmoittautumislaitteistojen toimittajaksi Dustin Finland Oy:n.
Hankintapäätökseen saapui yksi oikaisuvaatimus, ja hankinnasta on myös tehty valitus markkinaoikeuteen.
Oikaisuvaatimus
Kilpailutukseen osallistunut Digitouch Group Oy on tehnyt oikaisuvaatimuksen hankintapäätökseen 8.4.2022 (liite 1). Oikaisuvaatimuksessaan Digitouch Group Oy vaatii oikaisemaan hankintapäätöstä ja hylkäämään tarjouskilpailun voittaneen Dustin Finland Oy:n tarjouksen.
Digitouch Group Oy on oikaisuvaatimuksessa esittänyt kolme perustelua Dustin Finland Oy:n tarjouksen hylkäämiselle. Ensimmäiseksi hankintayksikön laatima tarjottujen hintojen vertailutaulukko on virheellisesti laadittu. Digitouch Group Oy:n mukaan hankintayksikkö on ilmoittanut tarjouskilpailun voittaneen Dustin Finland Oy:n hinnat siten, että hankintayksikkö on voinut suosia Dustin Finland Oy:n tarjousta. Hankintayksikkö ei myöskään ole tehdystä tietopyynnöstä huolimatta toimittanut Digitouch Group Oy:lle kaikkia Dustin Finland Oy:n tarjousasiakirjoja. Toisena perusteluna Digitouch Group Oy:n esittää, että hankintayksikkö on virheellisesti hyväksynyt Dustin Finland Oy:n tarjouksen, vaikka se on tarjouspyynnön vastainen alihankkijaa koskevan puutteellisen ja pakollisen tietojen toimittamisen osalta. Samoin alihankkijan ESPD-tietoja (yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja) ei ole liitetty Dustin Finland Oy:n tarjoukseen, vaikkakin niiden tietojen tulee olla toimitettuna ja täytettynä tarjouksen jätön yhteydessä. Kolmantena Digitouch Group Oy:n perusteluna on, että alihankkijana käytetyn yrityksen tulisi täyttää samat soveltuvuusvaatimukset, jotka on asetettu tarjoajalle, mutta hankintayksikkö ei ole näyttänyt toteen alihankkijaa koskevien vaatimusten täyttymistä.
Oikaisuvaatimuksen käsittely
Tarjouksen valinnassa käytetty vertailuhinta muodostuu tarjouspyynnön kohteille A-D annettujen yksikköhintojen yhteenlasketusta kokonaishinnasta neljän käyttövuoden ajalla. Vertailuhinnan laskentaperiaate on ilmoitettu hankinnan tarjouspyynnössä jokaisen vertailuun vaikuttavan kohteen osalta. Hankintayksikkö on tarkastanut saapuneiden tarjousten hinnat, ja ne ovat hankintapäätöksen ja vertailutaulukon mukaiset.
Tarjouspyynnön mukaisesti tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevien päätösten tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Julkisuuslain 11 §:n mukaan tarjouskilpailuun osallistuneen tarjoajan on oikeus saada tarjousasiakirjat nähtäväkseen hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Asianosaisella ei kuitenkaan ole oikeutta julkisessa hankinnassa toisen ehdokkaan tai tarjoajan liikesalaisuutta koskeviin tietoihin; tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta on kuitenkin aina annettava.
Tarjoajien oli merkittävä tarjouksiinsa liikesalaisuuksina pitämänsä tiedot. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouspyynnön ja julkisuuslain 11 §:n mukaisesti vertailussa käytettävää kokonaishintaa ei pidetä liikesalaisuutena. Hankintayksikkö arvioi tarjouksen yksikköhintojen liikesalaisuutena pidon ja totesi yksikköhintojen täyttävät liikesalaisuuden edellytykset. Hankintayksikkö ei luovuta toisten tarjoajien tarjousten yksikköhintoja kilpailutukseen osallistuville muille tarjoajille. Sama menettely koskee kaikkia hankintaan jätettyjä tarjouksia.
Dustin Finland Oy oli tarjouksen liitteenä olleessa ESPD-lomakkeessa ilmoittanut käyttävänsä voimavara-alihankkijaa. Dustin Finland Oy ei kuitenkaan toimittanut tarjouksensa liitteenä tarjouspyynnössä edellytettyä selvitystä alihankkijoista. Tarjouspyynnössä oli edellytetty, että alihankkijaliitteestä käy ilmi tarjoajan käyttämän alihankkijan tai alihankkijoiden nimet ja y-tunnukset sekä kuvaus alihankkijan ja alihankkijoiden vastuista hankintasopimuksen toteuttamisessa. Tarjouksen tarkastamisen yhteydessä hankintayksikkö pyysi Dustin Finland Oy:ta täsmentämään tarjoustaan ja toimittamaan tarjouksesta puuttuneen alihankkijaliitteen.
Dustin Finland Oy täsmensi tarjoustaan ja toimitti puuttuvan liitteen asetetussa määräajassa. Liitteessä Dustin Finland Oy ilmoitti ESPD-lomakkeella ilmoittamansa voimavara-alihankkijan tiedot, mutta teki myös lisäyksen uudesta alihankkijasta.
Hankintayksikkö katsoi, että alihankkijaliitteen puuttuminen voimavara-alihankkijan osalta oli epäolennainen puute, koska alihankkijan tiedot olivat ESPD-lomakkeella. Tällaisten epäolennaisten tietojen osalta hankintayksikkö saa pyytää tarjoajaa täydentämään tarjoustaan, jos täsmentäminen ei vaikuta tarjousten vertailuun ja tarjoajalle ei anneta mahdollisuutta parantaa tarjoustaan tai soveltuvuustasoaan.
Dustin Finland Oy oli liittänyt voimavara-alihankkijaa koskevan ESPD-lomakkeen tarjoukseensa. Hankintayksikkö on tarkastanut voimavara-alihankkijan ESPD-lomakkeen tiedot ja todennut, että alihankkija täyttää vaatimukset.
Hankintayksikön perustelut oikaisuvaatimuksen raukeamiselle
Käsitellessään hankinnasta tehtyä oikaisuvaatimusta ja markkinaoikeusvalitusta, hankintayksikkö havaitsi toimineensa virheellisesti tarjousten käsittelyssä ja vertailussa. Virheellistä menettelyä ei ollut mahdollista korjata hankintaoikaisulla siten, että tarjoajien tasapuolinen kohtelu toteutuisi, minkä vuoksi hankinta oli hankintalain 125 §:n mukaisesti keskeytettävä.
Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti 23.5.2022 § 89 keskeyttää hankinnan seuraavin perusteluin: Hankintayksikkö katsoo toimineensa hankintalain vastaisesti pyytäessään Dustin Finland Oy:tä täsmentämään tarjoustaan ja hyväksyessään täsmentämisen. Menettely on ollut hankintalain vastaista myös siksi, koska se on hankintalain 3 §:n vastaisesti antanut täsmentämismahdollisuuden ainoastaan yhdelle tarjoajalle, eikä tarjoajia ole siten kohdeltu yhdenvertaisesti. Hankintayksikkö myös toimi virheellisesti täsmennettyään tarjouspyynnön vähimmäisvaatimuksia lisätietokysymysvastauksissaan. Vaatimuksen täsmentäminen ei ollut mahdollista lisätietokysymyksiin vastaamalla, vaan hankintamenettely olisi tullut keskeyttää ja julkaista uusi hankintailmoitus.
Hankinnan keskeyttämiselle on hankintalain mukaisesti todellinen ja perusteltu syy, eikä ratkaisu vaikuta syrjivästi tarjoajiin. Hankintayksikkö tulee kilpailuttamaan hankinnan julkisesti uudelleen.
Yhteenveto
Edellä mainituin perustein Digitouch Group Oy:n hankintaoikaisuvaatimus raukeaa hankintamenettelyn keskeyttämisen vuoksi.
Toimivalta
Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan lautakunnan, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee lautakunta.
Sosiaali- ja terveystoimiala Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja 23.05.2022 § 89
Päätös
Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti keskeyttää itseilmoittautumislaitteistojen hankinnan lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 125 §:n ja 123 §:n mukaisesti.
Päätöksen perustelut
Taustaa
Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja päätti 30.3.2022 58 § itseilmoittautumislaitteistojen hankinnasta.
Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo oli 900 000 euroa itseilmoittautumislaitteistojen neljälle käyttövuodelle laskettuna.
Lisäksi sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja oikeutti sosiaali- ja terveystoimialan tietohallintopäällikön allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavan sopimuksen kilpailutuksessa valitun toimittajan kanssa.
Itseilmoittautumislaitteistojen kilpailutuksen tarkoituksena oli hankkia päälaitteistot Apotti-asiakas- ja potilastietojärjestelmän Welcome-kiosk-ilmoittautumissovellusta varten. Hankinta olisi sisältänyt enintään 130 päätelaitteiston hankinnan, jotka olisi sijoitettu Helsingin kaupungin sosiaali- ja toimialan eri toimipisteisiin.
Hankintamenettely
Itseilmoittautumislaitteistojen hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 32 §:n mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi 27.1.2022 julkaistulla hankintailmoituksella.
Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittava itseilmoittautumislaitteistoratkaisu palveluineen sekä tarjoajille ja ratkaisulle asetetut soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset. Tarjouksen valintaperusteena oli halvin kokonaishinta, joka muodostettiin hankinnan kohderyhmien yhteenlasketulla kokonaishinnalla neljän käyttövuoden ajalta, kun laitteistoja on käytössä 130 kappaletta.
Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöä koskevia lisäkysymyksiä 10.2.2022 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalin välityksellä. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä 14 lisätietokysymystä, joihin Hankintayksikkö vastasi Ilmoitettuun määräpäivään 17.2.2022 mennessä. Tarjoukset tuli jättää hankintayksikölle Tarjouspalvelu.fi –portaalissa 2.3.2022 klo 12.00 mennessä. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat viisi tarjoajaa: Axel Health Oy, Digitouch Group Oy (ryhmittymänä River Kiosk sp. z o.o. sp.k. kanssa), Dustin Finland Oy, Elkome Oy ja Finn-ID Oy.
Hankintayksikkö tarkasti tarjoajien soveltuvuuden ja tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden, ja kaikki tarjoukset Finn-ID Oy:n tarjousta lukuun ottamatta todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi. Tarjoajien ilmoittamien tietojen tarkentamiseksi pyydettiin Digitouch Group Oy:tä, Dustin Finland Oy:tä ja Elkome Oy:tä täsmentämään tarjouksiaan, minkä jälkeen toteutettiin tarjousvertailu tarjouspyynnössä ilmoitetulla tavalla.
Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja hyväksyi päätöksellään 30.3.2022 58 § itseilmoittautumislaitteistojen toimittajaksi Dustin Finland Oy:n. Hankinnan sopimuskausi oli kaksi vuotta alkaen sopimuksen allekirjoittamisesta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Hankintapäätökseen saapui yksi oikaisuvaatimus ja hankinnasta on myös tehty valitus markkinaoikeuteen.
Keskeyttämisen perusteet
Hankintalain 125 §:n mukaan hankinta voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä.
Käsitellessään hankinnasta tehtyä oikaisuvaatimusta ja markkinaoikeusvalitusta hankintayksikkö havaitsi toimineensa virheellisesti tarjousten käsittelyssä ja vertailussa.
Hankintalain 74 §:n mukaisesti hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa täsmentämään tarjoustaan tai selventämään ja toimittamaan tietoja ja asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa, jos tarjouksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan hankintalain 3 §:ssä säädettyjä periaatteita. Hankintayksikkö ei voi kuitenkaan pyytää tarjoajaa toimittamaan kokonaan puuttuvaa olennaista asiakirjaa, joka olisi tullut liittää tarjoukseen. Tarjouksen täsmentäminen ei saa johtaa tarjouksen olennaiseen ja kiellettyyn parantamiseen.
Hankintayksikkö on pyytänyt Dustin Finland Oy:tä täsmentämään tarjoustaan tarjousajan jälkeen, ennen hankintapäätöksen tekoa, tarjouksesta puuttuneen alihankintaliitteen osalta.
Dustin Finland Oy oli tarjouksessaan ja ESPD-lomakkeessa ilmoittanut käyttävänsä voimavara-alihankkijaa. Dustin Finland Oy:n käyttämä alihankkija oli ilmoitettu ESPD-lomakkeissa, mutta tarjouksesta puuttui tarjouspyynnössä edellytetty erillinen alihankkijaliite. Tarjouspyynnössä oli edellytetty, että alihankkijaliitteestä käy ilmi tarjoajan käyttämän alihankkijan tai alihankkijoiden nimet ja y-tunnukset sekä kuvaus alihankkijan ja alihankkijoiden vastuista hankintasopimuksen toteuttamisessa.
Hankintayksikkö pyysi Dustin Finland Oy:tä täydentämään tarjoustaan ja toimittamaan tarjouksesta puuttuvan alihankkijaliitteen tarjousajan jälkeen. Dustin Finland Oy täsmensi tarjoustaan ja toimitti puuttuvan liitteen asetetussa määräajassa. Liitteessä Dustin Finland Oy ilmoitti ESPD-lomakkeella ilmoitetun voimavara-alihankkijan tiedot, mutta teki myös lisäyksen uudesta alihankkijasta.
Dustin Finland Oy:tä pyydettiin myös täsmennystä tarjouksen liitteenä olleeseen päätelaitteiston komponenttiliitteeseen, jossa Dustin Finland Oy ilmoitti näytön koon. Komponenttiliitteessä ilmoitettu näytön koko ei täyttänyt tarjouspyynnön vaatimuksia, vaikka Dustin Finland Oy oli tarjouksessa ilmoittanut näytön koon täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset. Dustin Finland Oy täsmensi tarjoustaan ja korjasi komponenttiliitteessä olleen näytön koon vastamaan tarjouspyynnön vaatimusta. Täsmennyksen hyväksymisen myötä tarjoajalle on annettu mahdollisuus vaihtaa tarjouspyynnön vastainen tuote.
Hankintayksikkö katsoo toimineensa hankintalain vastaisesti pyytäessään tarjoajaa edellä kuvatulla tavalla täsmentämään tarjoustaan ja hyväksyessään täsmentämisen. Menettely on ollut hankintalain vastaista myös siksi, koska se on hankintalain 3 §:n vastaisesti antanut täsmentämismahdollisuuden ainoastaan yhdelle tarjoajalle, eikä tarjoajia ole siten kohdeltu yhdenvertaisesti.
Tarjousaikana hankintayksikkö sai lisätietokysymyksiä koskien tarjottavien päätelaitteistojen ja Welcome-kiosk-ilmoittautumissovelluksen yhteensopivuuteen liittyviä vähimmäisvaatimuksia. Yhteensopivuusvaatimukset koskivat päätelaitteiston tulostinta ja viivakoodinlukijaa ja sitä, miten käyttöönottovaiheessa varmistetaan päätelaitteiston ja sovelluksen yhteensopivuus. Vaatimuksia täsmennettiin lisätietokysymyksiin annetuissa vastauksissa. Vastauksissa hankintayksikkö asetti uusia vähimmäisvaatimuksia yhteensopivuudelle, joita ei ollut tarjouspyynnössä. Hankintayksikkö katsoo, että se toimi virheellisesti täsmennettyään vähimmäisvaatimuksia vastauksissaan. Vaatimuksen täsmentäminen ei ollut mahdollista lisätietokysymyksiin vastaamalla, vaan hankintamenettely olisi tullut keskeyttää ja julkaista uusi hankintailmoitus.
Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikkö on havainnut menetelleensä virheellisesti hankintamenettelyssä, eikä virheellistä menettelyä ole mahdollista korjata hankintaoikaisulla siten, että tarjoajien tasapuolinen kohtelu toteutuisi.
Edellä esitetyin perustein hankinnan keskeyttämiselle on hankintalain mukainen todellinen ja perusteltu syy, eikä ratkaisu vaikuta syrjivästi tarjoajiin.
Hankintayksikkö tulee kilpailuttamaan hankinnan uudelleen.
Tarjousasiakirjojen julkisuus
Tarjousasiakirjat voidaan pitää salassa asiakirjojen julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 17 kohdan perusteella siihen saakka, kunnes hankintayksikkö on tehnyt ratkaisunsa uudessa hankintamenettelyssä tai päättänyt luopua hankinnasta. Ilmoittautumislaitteistot kilpailutetaan uudelleen, mistä syystä aiemmasta kilpailutuksessa jätetyt tarjousasiakirjat eivät ole julkisia asianosaisille ennen kuin uutta hankintaa koskeva sopimus on tehty.
Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtajan oikeus toteuttaa hankinnan keskeyttäminen perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 18.1.2022 § 7.
Sosiaali- ja terveystoimiala Sosiaali- ja terveystoimialan toimialajohtaja 30.03.2022 § 58
Lisätiedot
Jukka-Pekka Lehtomaa, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 24074
Päätös tullut nähtäväksi 10.10.2022
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.
Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Jukka-Pekka Lehtomaa, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 24074
Petri Otranen, tietohallintopäällikkö, puhelin: 09 310 76489