Avustuksen hakeminen, valtionavustus, digitalisaation edistäminen, arkistoinnin ja tiedonhallinnan prosessit, Valtiovarainministeriö

Rahoitusjohtaja päätti hyväksyä Helsingin kaupungin osallistumisen vuoden 2022 kuntien digitalisaation edistämiseen -valtionavustuksen hakuun hankkeella ’Arkistoinnin ja tiedonhallinnan prosessien sekä kuntien sähköisen arkistoaineiston siirtokyvykkyyden kehittäminen Kansallisarkiston keskitettyyn sähköisen arkistoinnin palveluun’.

Samalla rahoitusjohtaja päätti valtuuttaa kaupunginkanslian hallinto-osaston tiedonhallintayksikön toimimaan kaupungin edustajana kyseessä hankkeessa ja allekirjoittamaan hankkeen toteuttamiseksi tarvittavat asiakirjat.

Hankkeen kokonaiskustannukset ovat 300 000 euroa, johon haetaan VM:n rahoitusta 255 000 euroa. Hankkeen omarahoitusosuus on
45 000 euroa. Helsingin kaupungin osuus hankkeen kustannuksista on
22 500 euroa, joka on tarkoitus kattaa kaupungin omalla työpanoksella. Järvenpään kaupunki osallistuu omarahoitukseen 22 500 euron osuudella.

Hankkeen tavoitteena on kehittää hankkeeseen osallistuvien kaupunkien arkistoinnin ja tiedonhallinnan prosesseja, jotka mahdollistavat suunnitelmallisen siirron keskitettyyn arkistopalveluun. Prosessit mahdollistavat paremman arkistoitujen aineistojen elinkaaren hallinnan eri järjestelmissä.

Tavoitteena on kehittää arkistoaineiston siirron kyvykkyyttä ennakkoon määritellyistä Helsingin kaupungin ja Järvenpään kaupungin tietojärjestelmistä. Muodostetaan näistä järjestelmistä SÄHKE2-siirtorakenteen mukainen siirtopaketti kohteena Kansallisarkiston SAPA-käyttöliittymä. Lähdejärjestelminä on Helsingin ja Järvenpään kaupunkien digitaaliset säilytysjärjestelmät ja Lupapisteen sähköinen säilytysjärjestelmä, joka on käytössä molemmissa kaupungeissa. Lupapiste on kunnissa laajalti käytössä. Pilotoidaan siirtopaketit siirrettävistä tietojärjestelmistä Kansallisarkistoon.

Kehittämisen tuloksena kaupungit voivat jatkossa pitkän aikavälin tähtäimellä siirtää vastuun tietoaineiston pitkäaikaisesta säilyttämisestä Kansallisarkiston kansalliseen sähköiseen arkistoinnin palveluun pois omista säilytysjärjestelmistään, vaikka tietoaineiston omistajuus säilyisi kaupungeilla. Kunnat voivat hyödyntää kehittämisen tuloksia pitkäaikaissäilytyksen ja arkistoinnin suunnittelussa. Tiedonhallinnan suunnitelmallisuus ja tietoaineistojen elinkaaren hallinta paranevat, erityisesti tiedon säilyttämisen ja arkistoinnin suunnitelmallisuuden osalta.

Kaupunkien tarve arkistoitavan tietoaineiston säilyttämiseen omassa digitaalisessa tietojärjestelmässä vähenee tai poistuu pitkällä aikavälillä. Tämän myötä pitkäaikaissäilytyksen teknisen kehittämisen ja osaamisen sekä tietopalvelun tarve kaupungeissa vähenee.

Hanke kytkeytyy Helsingin kaupungin strategian kohtaan ’älykästä Helsinkiä johdetaan tiedolla ja digitalisaatiota hyödyntäen’.

Hanke on yksi askel siihen suuntaan, että kuntien ei tarvitse hankkia omia digitaalisia säilytysjärjestelmiä arkistoitavan tietoaineiston (tiedonhallintalaki 21.2 §) säilyttämiseen pitkällä aikavälillä. Tällä on merkittäviä vaikutuksia koko julkisen hallinnon talouteen. Hankkeessa luodaan edellytykset, että Helsinki ja Järvenpää voivat toimia sähköisen arkistoinnin palvelun käyttöönoton edelläkävijöinä, sekä tuoda muille kunnille ja palveluntarjoajalle ja palvelusta vastaavalle Kansallisarkistolle keskeisiä havaintoja palvelun käytöstä.

Hankkeen hankehallinnoijana toimii Helsingin kaupunki. Järvenpään kaupunki osallistuu hankkeeseen. Yhteistyökumppanina on Kansallisarkisto samoin Lupapisteen, Helsingin säilytysjärjestelmän toimittajat, Järvenpään tulevan sähköisen säilytysjärjestelmän toimittaja (selviää kevään 2022 aikana).

Helsingin kaupungin digitalisaation johtoryhmä puoltaa hankehakemusta. Hankkeen kokonaiskustannusarvio on 300 000 euroa, johon haetaan VM:n rahoitusta 255 000 euroa.

Hankkeen omarahoitusosuus on 45 000 euroa, josta Helsingin kaupungin osuus 22 500 euroa ja Järvenpään kaupungin osuus
22 500 euroa.