Hankinta, Tilaydin-kiinteistönhallintajärjestelmä, kaupunkiympäristön toimiala
Tilaydin-kiinteistönhallintajärjestelmän hankinta
Päätös
Toimialajohtaja hyväksyi Ramboll Finland Oy:n tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisimpana ja päätti, että Ramboll Finland Oy:n kanssa tehdään TilaYdin kiinteistönhallintajärjestelmän hankintaa koskeva hankintasopimus. Hankinnan arvo on 48 kuukauden ennakoitujen yhteenlaskettujen kustannusten perusteella noin 2 524 000 euroa (alv 0%).
Hankintasopimus tulee voimaan, kun sopimus on allekirjoitettu. Hankintasopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Päätöksen perustelut
Hankinnan kohde ja hankintamenettely
Hankinnan kohteena on kiinteistötiedon ylläpitoon käytettävä järjestelmä, jossa voidaan laskea kohteille sisäisiä vuokrakustannuksia, ja joka tukee kiinteistökustannusten suunnittelussa ja seurannassa.
Ratkaisu on tarvittaessa laajennettavissa palvelemaan myös kaupungin muiden toimialojen käyttäjien tilanhallintatarpeita.
Hankinnan kohde on kuvattu hankinta-asiakirjoissa.
Hankinta toteutetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisessa neuvottelumenettelyssä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.
Hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi EU-hankintailmoitus 13.12.2021 TED-tietokannassa (Tenders Electronic Daily) sekä kansallisessa HILMA-ilmoituskanavassa (www.hankintailmoitukset.fi). Hankinnasta julkaistiin lisäksi korjausilmoitus 11.1.2022, jolla korjattiin osallistumispyynnön liitettä 2 Vaatimusluettelo sekä liitettä 6 Referenssilomake, sekä pidennettiin osallistumishakemusten toimittamiselle varattua määräaikaa.
Tarjoajien valinta neuvotteluihin, alustavat tarjoukset ja neuvotteluvaihe
Osallistumishakemusten toimittamiselle varatun määräajan päättymiseen mennessä osallistumishakemuksensa toimittivat seuraavat toimittajat:
- CGI Suomi Oy
- Miragel Oy
- Nexer Asset Management Oy
- Ramboll Finland Oy
- Rapal Oy
Saapuneet osallistumishakemukset tarkastettiin, ja erillisellä päätöksellä päätettiin valita neuvotteluihin seuraavat viisi osallistumishakemuksen jättänyttä ehdokasta:
- CGI Suomi Oy
- Miragel Oy
- Nexer Asset Management Oy
- Ramboll Finland Oy
- Rapal Oy
Neuvotteluvaiheeseen valituille toimitettiin 18.2.2022 kutsu jättää alustava tarjous.
Miragel Oy ilmoitti 1.3.2022 jättäytyvänsä hankintamenettelyn ulkopuolelle. CGI Suomi Oy ilmoitti 14.3.2022 jättäytyvänsä hankintamenettelyn ulkopuolelle.
Alustavan tarjouksensa toimittivat määräaikaan mennessä seuraavat toimittajat:
- Nexer Asset Management Oy
- Ramboll Finland Oy
- Rapal Oy
Neuvottelut alustavan tarjouksensa jättäneiden kanssa järjestettiin 30.3.2022–3.4.2022. Ennen neuvotteluja tarjoajille toimitettiin neuvottelukutsu ja neuvottelujen asialista.
Lopullinen tarjouspyyntö ja saapuneet tarjoukset
Neuvotteluvaiheen jälkeen lopullinen tarjouspyyntö julkaistiin 22.4.2022 tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa neuvotteluun osallistuneille tarjoajille.
Lopullisten tarjousten toimittamiselle varatun määräajan 12.5.2022 klo 16.15 päättymiseen mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat tarjoajat:
- Ramboll Finland Oy
- Rapal Oy
Tarjousten avaamisesta laadittiin avauspöytäkirja.
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi on suoritettu ennen toimittajien valintaan neuvotteluihin. Osallistumispyynnössä edellytettiin, että ehdokas täyttää ESPD-lomakkeessa sekä osallistumispyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset rahoituksellisen ja taloudellisen tilanteen, teknisen suorituskyvyn ja ammatillisen pätevyyden sekä muiden soveltuvuusvaatimusten osalta.
Kaikki tarjoajat toimittivat vaaditut selvitykset osallistumispyynnön mukaisesti, ja ehdokkaiden todettiin täyttävän asetetut soveltuvuusvaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.
Kaikki tarjoukset täyttävät tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta
Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten valintaperusteet. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan hinnan ja laatutekijöiden perusteella seuraavasti:
Valintaperuste
Valintaperusteena on paras hinta-laatusuhde seuraavasti:
- Hinta, painoarvo 40 %
- Laatu, painoarvo 60 %
HINTA, maksimissaan 40 pistettä
Tarjouksen vertailuhintana käytetään tarjouspyynnön liitteelle "Hintalomake ja maksuaikataulu" muodostuvaa kokonaisvertailuhintaa.
Hintapisteet eri tarjoajien välillä lasketaan siten, että tarjoaja, jonka vertailuhinta on alin, saa 40 pistettä ja muut suhteessa tähän kaavalla:
pienin annettu vertailuhinta
---------------------------------------- * 40 pistettä
tarjottu vertailuhinta
Hintapisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella.
LAATU, maksimissaan 60 pistettä
Laatupisteet tässä osiossa muodostuvat seuraavista osa-alueista:
- Vaatimukset 70 %
- Projektisuunnitelma15 %
- Projektisuunnitelma 15 %
Laadun eri osa-alueiden pisteytys muodostuu seuraavalla kaavalla:
tarjotut osa-alueen pisteet
----------------------------------------- * osa-alueen painoarvo (%) * 60 pistettä
osa-alueen maksimipisteet
Tarjouksen vertailuluvun muodostuminen
Tarjouksen vertailuluku muodostuu laskemalla yhteen hintapisteet ja laadun kunkin kolmen osa-alueen laatupisteet. Hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous on sen tarjoajan tarjous, jonka vertailuluku on korkein.
Jos kaksi tai useampi tarjousta saa saman vertailuluvun, valitaan tarjouskilpailun voittaja arvalla tasapisteisiin tulleiden tarjousten kesken.
Tarjousvertailun perusteella valitaan yksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt tarjoaja.
Tarjousvertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Ramboll Finland Oy.
Tarjousvertailu on esitetty yksityiskohtaisesti hankintapäätöksen liitteenä olevassa vertailumuistiossa.
Tarjouksen vertailuhinta oli 2 956 000 euroa, vertailuhinnan kertoimena oli käytetty edellä mainittujen kustannuserien ohella ohjelmistopalvelun kuukausimaksuja järjestelmän laskennallisen ennakoidun elinkaaren eli 96 kuukauden ajalta.
Hankintapäätös
Ramboll Finland Oy valitaan kiinteistönhallintajärjestelmän toimittajaksi.
Hankintasopimuksen tekeminen
Hankintasopimus tulee voimaan, kun sopimus on allekirjoitettu. Hankintasopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen.
Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Sopimus on voimassa toistaiseksi ja irtisanottavissa tilaajan puolelta 6 kuukauden ja toimittajan puolelta 12 kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen. Sopimuksen alkaessa toimittajan irtisanomisoikeutta on rajoitettu 48 kuukauden ajan ohjelmiston käyttöönotosta laskettuna.
Viranhaltijan toimivalta
Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan toimialajohtajalla on hankintavaltuudet enintään 3 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Toimialajohtaja on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.
Päätös tullut nähtäväksi 09.06.2022
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on 24.12.2021 saakka seuraava:
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Markkinaoikeuden asiointiosoite on 27.12.2021 alkaen seuraava:
Postiosoite: | Sörnäistenkatu 1 |
00580 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Sörnäistenkatu 1 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Lisätietojen antaja
Kimmo Iirola, ICT erityisasiantuntija, puhelin: 09 31034020