Hankinta, puitejärjestely 2023-2025, lasitustyöt, kaupunkiympäristön toimiala

Kaupunkiympäristön toimialan rakennusten ja yleisten alueiden tilapäällikkö hyväksyi kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja oikeuttaa tilaomaisuusyksikön päällikön tekemään lasitustöitä koskevat puitesopimukset kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä seuraavien tarjoajien kanssa sekä tekemään niihin tarvittaessa vähäisiä teknisiä korjauksia ja tarkennuksia:

1. Lasitusliike Kivijärvi Oy

2. Itä Helsingin Lasi Oy

3. Lasitusliike Tuhat Ikkunaa Oy

Puitejärjestely on kilpailutettu hankintarenkaana, jonka muodostavat Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala sekä Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos Stara. Tämä päätös koskee kaupunkiympäristön toimialan osuutta hankinnasta. Stara tekee hankinnasta oman hankintapäätöksen.

Tarjouspyynnössä hankintarenkaan hankinnan ennakoiduksi enimmäisarvoksi oli ilmoitettu 3 000 000 euroa ilman arvonlisäveroa. Hankinnan ennakoituun arvoon oli laskettu mukaan hankintarenkaan molempien osapuolien hankintojen ennakoidut arvot.

Kaupunkiympäristön toimialan kaikkien toimeksiantojen yhteenlasketun arvon arvioidaan olevan arvonlisäverottomana 1 000 000 euroa. Puitejärjestelyn enimmäisarvo arvonlisäverottomana on 1 500 000 euroa. Em. summissa on huomioitu myös mahdollisesti käyttöön otettavat kaksi (2) optiovuotta.

Puitesopimus tulee voimaan aikaisintaan 1.4.2023 ja, kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimus päättyy 31.3.2025. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta yhdellä 2 vuoden pituisella optiokaudella.

Puitesopimus ei sisällä määräostovelvoitetta.

Puitesopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankintapäätös on ehdollinen siihen asti, kunnes valitut tarjoajat ovat toimittaneet hankintayksikön vaatimat hyväksyttävät rikosrekisteriotteet.

Hankinnan perustiedot

Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala ja Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos Stara teettävät lasitustöitä. Puitesopimuksen piiriin kuuluvat tehtävät koostuvat rakennusten lasituksiin kohdistuvista korjaus- ja muutostöistä sekä hälytyspäivystystehtävistä (24 h/vrk). Tehtävät kohdistuvat pääasiassa hätätyönä tehtäviin paikkauslasituskorjauksiin ja niiden jälkeen suoritettaviin varsinaisiin korjauslasitustehtäviin. Työt kohdistuvat pääasiassa Helsingin kaupungin ylläpitämiin julkisiin rakennuksiin ja kiinteistöihin.

Hankinta on kilpailutettu em. hankintayksiköiden muodostamana hankintarenkaana. Molemmat hankintayksiköt tekevät saatujen tarjousten perusteella omat hankintapäätökset ja puitejärjestelyn piiriin valittujen toimittajien kanssa erikseen omat sopimukset.

Hankinnan kohde muodostaa kokonaisuuden, jonka jakaminen osiin ei hankintayksikön näkemyksen mukaan ole tarkoituksen mukaista.

Tarjouskilpailulla valitaan yritykset, joiden kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimukset 31.3.2025 saakka. Sopimuksia on mahdollista jatkaa yhdellä 2 vuoden pituisella optiokaudella.

Tarjoukset annetaan kiinteinä yksikköhintatarjouksina 31.3.2025 saakka.

Puitejärjestelyyn valitaan 3-5 sopimustoimittajaa, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta.

Hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouskilpailusta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävää palveluhankintaa koskeva hankintailmoitus ”Lasitustyöt, puitejärjestely 2023-2025” TEM:n ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa 14.1.2023.

Hankintailmoituksessa ilmoitettiin kaupunkiympäristön toimialan käyttämän sähköisen tarjouspalvelun internet-sivun osoite, josta sähköisessä muodossa olevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityvien noudettavissa.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan, 15.2.2023 klo 9.00, mennessä tarjouksen jätti viisi (5) tarjoajaa: Lasitusliike Kivijärvi Oy, Itä Helsingin Lasi Oy, Lasitusliike Tuhat Ikkunaa Oy, Helsingin Lasipaja Oy ja LasiYkköset Oy.

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjouspyynnössä ja ESPD-lomakkeella esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.

Tarjouspyyntö on liitteenä 2 ja ESPD-lomake liitteenä 3.

Soveltuvuusvaatimusten täyttymisen ja tarjousten tarkastus

Kaikki tarjoukset täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset ja ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajan valinta

Tarjouksen vertailuperusteena on tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus, josta hinnan osuus on 100 %. Hintavertailuun perustuva kilpailutus on perusteltu, koska ainoastaan tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävät yritykset pääsevät mukaan vertailuun ja laatutekijät on huomioitu asetetuissa soveltuvuusvaatimuksissa.

Hintatarjoukset annettiin yksikköhintoina. Pyydetyt yksikköhinnat ja niiden painotukset vertailussa on esitetty tarjouspyynnössä. Tarjousten vertailuhinta muodostuu kertoimellaan painotettujen yksikköhintojen summasta.

Vertailutaulukko on liitteenä 1.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että puitejärjestelyn piiriin valitaan 3-5 sopimustoimittajaa, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta.

Lasitustöiden puitejärjestelyyn valitaan sopimustoimittajiksi koko-naistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä seuraavat yritykset:

1. Lasitusliike Kivijärvi Oy

2. Itä Helsingin Lasi Oy

3. Lasitusliike Tuhat Ikkunaa Oy

Sopimuskumppaniksi hyväksyttyjen osalta on tarkastettu Helsingin kaupungin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset.

Hankintapäätös on ehdollinen siihen asti, kunnes valitut tarjoajat ovat toimittaneet hankintayksikön vaatimat hyväksyttävät rikosrekisteriotteet.

Puitesopimukseen perustuvien toimeksiantojen tilaaminen

Sopimuksen mukaiset toimeksiannot tilataan ensisijaisesti puitejärjestelyä koskevan hankintapäätöksen mukaisesti kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisessa järjestyksessä ensimmäisenä olevalta urakoitsijalta, jolla on toimeksiantoon vaadittavat resurssit ja lisäksi käytettävissä toimeksiantoon vaadittavaa pätevää työvoimaa työn toteuttamiseen.

Mikäli etusijajärjestyksen perusteella ensisijainen urakoitsija ei pysty toteuttamaan toimeksiantoa tai urakoitsijan kanssa ei päästä yksimielisyyteen toimeksiannon sisällöstä, aikataulusta ja tuntimäärästä tai muista tilaajan tilauksessaan edellyttämistä vaatimuksista, käynnistetään neuvottelut etusijajärjestyksessä seuraavana olevan urakoitsijan kanssa.

Etusijajärjestyksen mukaisesta järjestyksestä voidaan poiketa myös seuraavilla perusteilla:

Passiivisuus

a) jos ensisijainen urakoitsija on passiivinen eikä vastaa sähköpostitse viimeistään kahden (2) työpäivän aikana (klo 16.00 mennessä) tai tilaajan erikseen määrittelemässä aikataulussa tälle esitettyyn alustavaan tiedusteluun toimeksiannon tekemisestä, tarjous pyydetään seuraavaksi sijoittuneelta urakoitsijalta.

b) jos urakoitsijan ei anna toimeksiantokohtaista tarjousta viikon sisällä tai tilaajan erikseen pyytämän ajan kuluessa, tarjous pyydetään seuraavaksi sijoittuneelta urakoitsijalta.

Urakoitsija ei pysty toteuttamaan toimeksiantoa

c) ensisijainen urakoitsija ilmoittaa, ettei se pysty perustellusta syystä toteuttamaan toimeksiantoa, jolloin tarjous pyydetään seuraavaksi sijoittuneelta urakoitsijalta.

Aikataulusta tai enimmäishinnasta ei päästä yhteisymmärrykseen

d) sopimuksen mukaisesti tilaajalla on oikeus määritellä hankekohtaisesti toimeksiannon laajuus, sisältö, aikataulu, tulosten toimitustapa ja toimeksiantoon käytettävät enimmäistuntimäärät. Jos työn aikataulusta tai kattohinnasta ei päästä yhteisymmärrykseen, tarjous pyydetään seuraavaksi sijoittuneelta urakoitsijalta.

Urakoitsija ei aloita sovitussa aikataulussa

e) urakoitsija ei aloita töiden suorittamista sovitussa aikataulussa eikä urakoitsijan kykene osoittamaan, että kykenee suorittamaan työt sovitussa aikataulussa, tarjous voidaan pyytää seuraavaksi sijoittuneelta urakoitsijalta.

Lisätyö tai jatkotilaus

f) kysymyksessä on puitejärjestelyssä aiemmin tilatun toimeksiannon lisätyö tai edellisen työvaiheen jatkotilaus, jolloin tarjous voidaan pyytää tältä urakoitsijalta.

Sopimusurakoitsijalla on erityisosaamista (objektiivinen arvio)

g) jos urakoitsijalla on objektiivisen arvion perusteella toimeksiannon suorittamiseen vaadittavaa erityisosaamista, tarjous voidaan pyytää etusijajärjestyksessä ensimmäiseltä urakoitsijalta, jolla on tarvittava erityisosaaminen.

Sopimusrikkomus

h) urakoitsijan aikaisempi toimeksianto on uutta toimeksiantoa koskevaa tilausta tehdessä urakoitsijasta johtuvasta syystä myöhässä, jolloin tarjousta voidaan pyytää etusijajärjestyksessä seuraavalta urakoitsijalta.

i) urakoitsijan aiemman toimeksiannon laatu ei vastaa toimeksiannossa edellytettyä tasoa, jolloin tarjousta voidaan pyytää etusijajärjestyksessä seuraavalta urakoitsijalta.

j) urakoitsija ei noudata sopimusehtoja eikä urakoitsija tilaajan kehotuksista huolimatta korjaa toimintaansa. Urakoitsijalle ei osoiteta uusia toimeksiantoja, ennen kuin sopimusrikkomus on korjattu ja sopimussakko sopimuksenmukaisesti suoritettu.

Ensisijainen urakoitsija on suljettu puitejärjestelystä

k) ensisijainen urakoitsija on suljettu puitejärjestelystä joko pysyvästi tai määräaikaisesti, jolloin tilaus tehdään seuraavaksi sijoittuneelta urakoitsijalta.

Esteellisyys

l) urakoitsija katsotaan esteelliseksi, jolloin tarjous pyydetään seuraavaksi sijoittuneelta urakoitsijalta.

Jos yhdenkään urakoitsijan kanssa ei päästä yksimielisyyteen toimeksiannon suorittamisesta, voidaan työ kilpailuttaa erikseen.

Mikäli tilaaja poikkeaa kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesta järjestyksestä sen takia, että toimeksiannot ovat myöhässä tai toimeksiantojen laatu ei vastaa edellytettyä tasoa tai että urakoitsija ei noudata sopimusehtoja, poikkeamisen edellytyksenä on lisäksi, että tilaaja on reklamoinut edellä mainituista tilanteista kirjallisesti urakoitsijalle. Urakoitsijalta tehdään uusia tilauksia, kun reklamoidut puutteet on korjattu ja urakoitsija on antanut tilaajalle luotettavan selvityksen, miten toimeksiannot jatkossa hoidetaan sovittujen ehtojen mukaisesti.

Mikäli urakoitsija ilmoittaa toimeksiantokohtaista tarjousta pyydettäessä kapasiteettinsa olevan varattu, huomioidaan tämä kyseisessä toimeksiannossa, mutta asia ei vaikuta seuraavien toimeksiantojen valmisteluun.

Toimeksiannoissa käytetään pääasiassa tilausmenettelyä, mutta tarvittaessa myös yksittäisessä toimeksiannossa voidaan laatia toimeksiantokohtainen sopimus.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 13.12.2022 § 711 mukaan rakennusten ja yleisten alueiden tilapäälliköllä on hankintavaltuudet 2 000 000 euroon saakka. Rakennusten ja yleisten alueiden tilapäällikkö on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.