Virkasuhteen täyttäminen, kaupunginkanslia, talous- ja suunnitteluosaston hankinnat ja kilpailuttaminen, hankintapäällikkö, työavain KANSLIA-04-4-22

Rahoitusjohtaja päätti ottaa kauppatieteiden maisteri Sirkka Hiltusen kaupunginkanslian talous- ja suunnitteluosaston hankintapäällikön virkaan. Viran tehtäväkohtainen palkka on 4604,34 euroa kuukaudessa.

Kaupungin henkilöstöhankinnan periaatteiden mukaan koeaikaa ei käytetä, jos työntekijä tai viranhaltija on toiminut kaupungin palveluksessa samoissa tai samankaltaisissa tehtävissä. Sirkka Hiltunen on toiminut hankintapäällikön tehtävässä. Selvitystä terveydentilasta ei ole tarpeen antaa, sillä virkaan otettava on jo aikaisemmin esittänyt selvityksen terveydentilastaan.

Rahoitusjohtaja on 20.5.2022 hyväksynyt edellisen viranhaltijan eroilmoituksen kaupunginkanslian talous- ja suunnitteluosaston hankintapäällikön virasta 16.8.2022 alkaen ja kehottanut talous- ja suunnitteluosastoa käynnistämään viran täyttämiseksi julkisen hakumenettelyn.

Virka on ollut julkisesti haettavana 25.7.-15.8.2022 kaupungin rekrytointisivuilla osoitteessa helsinkirekry.fi. Hakuilmoitus oli lisäksi esillä TE-palveluiden sivuilla sekä Monsterin, LinkedInin ja Duunitorin työnhakusivustoilla.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 9 kohdan mukaan kansliapäällikkö, ellei ole siirtänyt tehtävää toiselle viranhaltijalle, ottaa palvelukseen kaupunginkanslian viranhaltijat ja työntekijät. Kansliapäällikön 3.3.2021, 56 §:n tekemän päätöksen toimivallan siirtämisestä keskushallinnossa kanslian henkilöstöasioihin liittyvässä päätöksenteossa mukaan virkaan otetaan yksi yli -periaatteella siten, että kukaan ei ota vakinaiseen palvelussuhteeseen omia suoria alaisiaan. Hankintapäällikön tehtävän osalta virkaan ottaa rahoitusjohtaja.

Kaupunginkanslian toimintasäännön 6. luvun kappaleen 6.1 mukaan hankinnat ja kilpailuttaminen -yksikön toimialaan kuuluvat kaupungin hankintatoimen ohjaus ja kehittäminen, kaupungin yhteishankintojen ja keskushallinnon erillishankintojen valmistelu ja kilpailuttaminen, yhteishankintojen sopimushallinta sekä harmaan talouden torjuntaan liittyvät tehtävät. Yksikössä on kilpailuttaminen-tiimi.

Virkaa täytettäessä on noudatettava perustuslain 125 § 2 momentissa säädettyjä yleisiä virkanimitysperusteita, jotka ovat taito, kyky ja koeteltu kansalaiskunto.

Hankintapäällikön viran kelpoisuusvaatimus on soveltuva korkeakoulututkinto. Lisäksi tehtävässä menestyminen edellyttää kokemusta julkisista hankinnoista, hyviä vuorovaikutus-, neuvottelu- ja projektinhallintataitoja sekä kykyä johtaa asiantuntijoita valmentavalla työotteella. Eduksi lasketaan aiempi työkokemus julkishallinnon parista sekä esihenkilötehtävistä. Kielitaitovaatimuksena on erinomainen suomen kielen sekä välttävä ruotsin kielen suullinen ja kirjallinen taito. Lisäksi virkaan valittavalla tulisi olla hyvä paineensietokyky ja taitoa sovittaa yhteen eri intressejä ratkaisuhakuisesti.

Hakijat ja rekrytointiprosessi

Virkaa haki hakuajan puitteissa 28 henkilöä, joista neljä ei täyttänyt virkaan asetettuja kelpoisuusvaatimuksia. Kaksi kelpoisuusehdot täyttäneistä hakijoista vetäytyi myöhemmin rekrytointiprosessista. Hakijaluettelo on tämän päätöksen liitteenä 1.

Kaikki hakemusten tarkistamista seuranneeseen arviointiin osallistuneet hakijat täyttivät virkaan asetetut kelpoisuusvaatimukset. Vaikka arviointiin osallistuneiden hakijoiden työkokemus ja osaaminen vaihtelevat, heillä kaikilla on kokemusta joillakin viran vastuulle kuuluvista tehtäväalueista.

Hakemuksia arvioivat hankintajohtaja Jorma Lamminmäki, hankintapäällikkö Noora Fils, hankinta-asiantuntija Jaana Kalliomaa ja HR partner Hanna Keiriö.

Jatkoon valittuja hakijoita haastattelivat hankintajohtaja Jorma Lamminmäki, hankinta-asiantuntija Jaana Kalliomaa ja HR partner Hanna Keiriö ajalla 22.-25.8.2022. Hankinta-asiantuntija Jaana Kalliomaa ei osallistunut rekrytoivan yksikön sisäisten hakijoiden haastatteluihin.

Haastatteluun kutsuttiin seitsemän hakijaa, joilla arvioitiin olevan riittävän laaja osaaminen ja kokemus tehtävässä menestymisen ja täytettävänä olevan viran edellytysten kannalta. Haastattelut toteutettiin toisiaan vastaavina kaikissa haastatteluissa saman sisältöisinä käytettyjen haastattelukysymysten avulla.

********** hakija 1. Hakija on toiminut hankinnan asiantuntija- ja esihenkilötehtävissä. Haastattelun ja hakemuksen perusteella hänellä on vankka kokemus julkisen hankinnan parista sekä hyvät vuorovaikutus-, neuvottelu- ja projektinhallintataidot. Hakija painottaa erityisesti hankintatoimen organisoinnin osaamisen ja selkeän kokonaiskuvan hahmottamisen merkitystä.

********** hakija 2. Hakijalla on pitkä kokemus asiantuntijaorganisaation johtamisesta. Hänellä on kokemusta viran sijaintiyksikön hankinnoista, tehtävistä ja esihenkilötyöstä. Haastattelun ja hakemuksen perusteella hakijalla on hyvät vuorovaikutus-, neuvottelu- ja projektinhallintataidot. Hän pitää valmentavaa johtajuutta, selkeää ja tarkoituksenmukaista työnjakoa ja hiottuja prosesseja keskeisinä onnistumisen tekijöinä.

********** hakija 3. Hakija on työskennellyt hankinnan ja logistiikan alan tehtävissä, työura painottuu yksityiselle sektorille. Hänellä on kokemusta myös julkisen sektorin hankinta- ja logistiikkatehtävistä sekä esihenkilötyöstä. Haastattelun ja hakemuksen perusteella hakijalla on hyvät vuorovaikutus-, neuvottelu- ja projektinhallintataidot. Hän hahmottaa nopeasti keskeiset kokonaisuudet ja on nopea oppimaan uusia tehtäviä.

********** hakija 4. Hakija ilmoitti haastattelunsa jälkeen vetäytyvänsä pois rekrytointiprosessista.

********** hakija 5. Hakijalla on kokemusta viran sijaintiyksikön hankinnoista ja tehtävistä. Hänellä ei ole kokemusta esihenkilötyöstä. Haastattelun ja hakemuksen perusteella hakijalla on hyvät vuorovaikutus-, neuvottelu- ja projektinhallintataidot. Hänellä on vahva motivaatio hankintatoimen ja oman hankintaosaamisensa kehittämiseen.

********** hakija 6. Hakija on toiminut hankinnan asiantuntijatehtävissä. Hänellä ei ole kokemusta esihenkilötyöstä. Haastattelun ja hakemuksen perusteella hakijalla on hyvät vuorovaikutus-, neuvottelu- ja projektinhallintataidot. Hänellä on hyvät valmiudet erityisesti kilpailuttamisosaamisessa, toiminnan tehostamisessa ja organisointikyvyssä.

********** hakija 7. Hakija on toiminut hankinnan asiantuntija- ja esihenkilötehtävissä. Haastattelun ja hakemuksen perusteella hänellä on erityisesti sosiaali- ja terveystoimeen painottuvaa kokemusta julkisen hankinnan parista sekä hyvät vuorovaikutus-, neuvottelu- ja projektinhallintataidot. Hänellä on osaamista erityisesti prosessien kehittämisestä eri tehtävätasoilla sekä toimintatapojen yhtenäistämisestä.

Kaikilla haastatelluilla hakijoilla on kokemusta julkisista hankinnoista sekä tehtävässä tarvittavia vuorovaikutus-, neuvottelu- ja projektinhallintataitoja. Hakija ********** ilmoitti haastattelunsa jälkeen vetäytyvänsä pois rekrytointiprosessista. Kolmella henkilöarviointiin kutsutulla hakijalla todettiin olevan muita hakijoita sopivampi kokemus ja osaaminen viran menestyksekkään hoitamisen kannalta keskeisillä tehtäväalueilla.

Henkilöarviointiin kutsuttiin hakijoista

********** ********** **********

Henkilöarvioinnit teki Psycon Oy ajalla 29.8.-9.9.2022. Hakija ********** vetäytyi pois rekrytointiprosessista henkilöarviointien jälkeen.

Arviointi

Hankintapäällikkö toimii hankintojen asiantuntijapalveluista ja kilpailuttamisesta vastaavan yhdeksän asiantuntijan kilpailuttaminen-tiimin esihenkilönä. Hän osallistuu hankintojen johtamiseen ja kehittämiseen sekä kaupunkiyhteisten hankinnan ja talouden verkostojen toimintaan. Hankintapäällikkö vastaa asiantuntijatiimin kilpailuttamisprojektien ohjaamisesta ja konsultoi kaupungin muita yksiköitä näiden hankinta-asioissa. Hankintapäällikkö toimii hankintajohtajan sijaisena.

Tehtävässä menestyminen edellyttää kokemusta julkisista hankinnoista, hyviä vuorovaikutus-, neuvottelu- ja projektinhallintataitoja sekä kykyä johtaa asiantuntijoita valmentavalla työotteella. Eduksi lasketaan aiempi työkokemus julkishallinnon parista sekä esihenkilötehtävistä. Tehtävässä menestymisen edellytykset täyttyvät kaikilla henkilöarviointiin kutsutuilla hakijoilla.

Hakuasiakirjoihin, haastatteluihin ja henkilöarviointiin perustuvan kokonaisarvion perusteella on katsottava, että hakijoista Sirkka Hiltusella on parhaat edellytykset hoitaa edellä kuvattuja virkaan kuuluvia tehtäviä.

Hiltusella on monipuolista ja laajaa kokemusta rekrytoivan yksikön tehtäväalueen hankinnoista. Hänen työskentelytapansa on vakuuttava ja hallittu. Hän on vastuuntuntoinen, perusteellinen ja tavoitteisiin sitoutuva. Hiltunen on kuunteleva ja osallistuva esihenkilö. Hän on osoittanut haluavansa olla jatkuvasti parempi työssään ja on ilmaissut panostavansa merkittävästi osaamisensa ja työtapojensa kehittämiseen. Hiltusen ominaisuudet ja kokemus antavat erinomaisen pohjan toimia vaativassa toimintaympäristössä.