Hankinta, puitejärjestely 2023-2024, palovaroitinlaitteiden huolto, kaupunkiympäristön toimiala

Kaupunkiympäristön toimialan rakennusten ja yleisten alueiden tilapäällikkö hyväksyi kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja oikeuttaa tilaomaisuusyksikön päällikön tekemään palovaroitinjärjestelmien huoltopalveluja koskevat puitesopimukset kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä seuraavien tarjoajien kanssa sekä tekemään niihin tarvittaessa vähäisiä teknisiä korjauksia ja tarkennuksia:

1. Arvolukko Oy

2. Palmia Oy

3. ISS Palvelut Oy

4. Loihde Trust Oy

5. Suomen Turvasuojaus Oy

Kaupunkiympäristön toimialan kaikkien toimeksiantojen yhteenlasketun arvon arvioidaan olevan arvonlisäverottomana 1 200 000 euroa. Puitejärjestelyn enimmäisarvo arvonlisäverottomana on 1 800 000 euroa. Em. summissa on huomioitu myös mahdollisesti käyttöön otettavat kaksi (2) optiovuotta.

Puitesopimus tulee voimaan aikaisintaan 1.2.2023 ja, kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimus päättyy 31.1.2025. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta kahdella 1 vuoden pituisella optiokaudella.

Puitesopimus ei sisällä määräostovelvoitetta.

Puitesopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankintapäätös on ehdollinen siihen asti, kunnes valitut tarjoajat ovat toimittaneet hankintayksikön vaatimat hyväksyttävät rikosrekisteriotteet.

Hankinnan perustiedot

Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala teettää palovaroitinjärjestelmien huolto- ja koestustöitä. Työt kohdistuvat pääasiassa Helsingin kaupungin ylläpitämiin julkisiin rakennuksiin. Näissä palovaroitinjärjestelmiä on n. 500 rakennuksessa.

Hankinnan kohde muodostaa kokonaisuuden, jonka jakaminen osiin ei hankintayksikön näkemyksen mukaan ole tarkoituksen mukaista.

Tarjouskilpailulla valitaan yritykset, joiden kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimukset 31.1.2025 saakka. Sopimuksia on mahdollista jatkaa kahdella 1 vuoden pituisella optiokaudella.

Tarjoukset annetaan kiinteinä yksikköhintatarjouksina 31.1.2025 saakka.

Puitejärjestelyyn valitaan 3-5 sopimustoimittajaa, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta.

Hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouskilpailusta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävää palveluhankintaa koskeva hankintailmoitus ”Palovaroitin-järjestelmien huoltopalvelut, puitejärjestely 2023-2025” TEM:n ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa 18.11.2022.

Hankintailmoituksessa ilmoitettiin kaupunkiympäristön toimialan käyttämän sähköisen tarjouspalvelun internet-sivun osoite, josta sähköisessä muodossa olevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityvien noudettavissa.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan, 19.12.2022 klo 9.00, mennessä tarjouksen jätti seitsemän (7) tarjoajaa: Arvolukko Oy, Assemblin Oy, AVARN Security Oy, ISS Palvelut Oy, Loihde Trust Oy, Palmia Oy ja Suomen Turvasuojaus Oy.

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjouspyynnössä ja ESPD-lomakkeella esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.

Tarjouspyyntö on liitteenä 2 ja ESPD-lomake liitteenä 3.

Soveltuvuusvaatimusten täyttymisen ja tarjousten tarkastus

Kaikki tarjoukset täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset ja näiden tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajan valinta

Tarjouksen vertailuperusteena on tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus, josta hinnan osuus on 100 %. Hintavertailuun perustuva kilpailutus on perusteltu, koska ainoastaan tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävät yritykset pääsevät mukaan vertailuun ja laatutekijät on huomioitu asetetuissa soveltuvuusvaatimuksissa.

Hintatarjoukset annettiin yksikköhintoina. Pyydetyt yksikköhinnat ja niiden painotukset vertailussa on esitetty tarjouspyynnössä. Tarjousten vertailuhinta muodostuu kertoimellaan painotettujen yksikköhintojen summasta.

Vertailutaulukko on liitteenä 1.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että puitejärjestelyn piiriin valitaan 3-5 sopimustoimittajaa, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta.

Palovaroitinjärjestelmien huoltopalvelujen puitejärjestelyyn valitaan sopimustoimittajiksi kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä seuraavat yritykset:

1. Arvolukko Oy

2. Palmia Oy

3. ISS Palvelut Oy

4. Loihde Trust Oy

5. Suomen Turvasuojaus Oy

Sopimuskumppaniksi hyväksyttyjen osalta on tarkastettu Helsingin kaupungin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset.

Hankintapäätös on ehdollinen siihen asti, kunnes valitut tarjoajat ovat toimittaneet hankintayksikön vaatimat hyväksyttävät rikosrekisteriotteet.

Puitesopimukseen perustuvien toimeksiantojen tilaaminen

Sopimuksen mukaiset toimeksiannot tilataan ensisijaisesti puitejärjestelyä koskevan hankintapäätöksen mukaisesti kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisessa järjestyksessä ensimmäisenä olevalta palveluntuottajalta, jolla on toimeksiantoon vaadittavat resurssit ja lisäksi käytettävissä toimeksiantoon vaadittavaa pätevää työvoimaa työn toteuttamiseen.

Mikäli etusijajärjestyksen perusteella ensisijainen palveluntuottaja ei pysty toteuttamaan toimeksiantoa tai palveluntuottajan kanssa ei päästä yksimielisyyteen toimeksiannon sisällöstä, aikataulusta ja tuntimäärästä tai muista tilaajan tilauksessaan edellyttämistä vaatimuksista, käynnistetään neuvottelut etusijajärjestyksessä seuraavana olevan palveluntuottajan kanssa.

Etusijajärjestyksestä voidaan poiketa ja tilata palvelu etusijajärjestyksessä seuraavana olevalta palveluntuottajalta, jos

Passiivisuus

a) Ensisijainen palveluntuottaja on passiivinen eikä vastaa sähköpostitse viimeistään kahden (2) työpäivän aikana (klo 16.00 mennessä) tälle esitettyyn alustavaan tiedusteluun toimeksiannon tekemisestä, tarjous pyydetään seuraavaksi sijoittuneelta palveluntuottajalta.

b) Palveluntuottaja ei anna toimeksiantokohtaista tarjousta viikon kuluessa tai erikseen sovitussa ajassa, tarjous pyydetään seuraavaksi sijoittuneelta palveluntuottajalta.

Palveluntuottaja ei pysty toteuttamaan toimeksiantoa

c) Ensisijainen palveluntuottaja ilmoittaa, ettei se pysty perustellusta syystä toteuttamaan toimeksiantoa, jolloin tarjous pyydetään seuraavaksi sijoittuneelta palveluntuottajalta.

Aikataulusta tai enimmäishinnasta ei päästä yhteisymmärrykseen

d) Sopimuksen mukaisesti tilaajalla on oikeus määritellä hankekohtaisesti toimeksiannon laajuus, sisältö, aikataulu, tulosten toimitustapa ja toimeksiantoon käytettävät enimmäistuntimäärät. Jos työn aikataulusta tai kattohinnasta ei päästä yhteisymmärrykseen, tarjous pyydetään seuraavaksi sijoittuneelta palveluntuottajalta.

Palveluntuottaja ei aloita sovitussa aikataulussa

e) Palveluntuottaja ei aloita töiden suorittamista sovitussa aikataulussa eikä palveluntuottaja kykene osoittamaan, että kykenee suorittamaan työt sovitussa aikataulussa, tarjous voidaan pyytää seuraavaksi sijoittuneelta palveluntuottajalta.

Lisätyö tai jatkotilaus

f) Kysymyksessä on puitejärjestelyssä aiemmin tilatun toimeksiannon lisätyö tai edellisen työvaiheen jatkotilaus, jolloin tarjous voidaan pyytää tältä palveluntuottajalta.

Sopimuspalveluntuottajalla on erityisosaamista (objektiivinen arvio)

g) Palveluntuottajalla on objektiivisen arvion perusteella toimeksiannon suorittamiseen vaadittavaa erityisosaamista, tarjous voidaan pyytää etusijajärjestyksessä ensimmäiseltä palveluntuottajalta, jolla on tarvittava erityisosaaminen.

Sopimusrikkomus

h) Palveluntuottajan aikaisempi toimeksianto on uutta toimeksiantoa koskevaa tilausta tehdessä palveluntuottajasta johtuvasta syystä myöhässä, jolloin tarjousta voidaan pyytää etusijajärjestyksessä seuraavalta palveluntuottajalta.

i) Palveluntuottajan aiemman toimeksiannon laatu ei vastaa toimeksiannossa edellytettyä tasoa, jolloin tarjousta voidaan pyytää etusijajärjestyksessä seuraavalta palveluntuottajalta.

j) Palveluntuottaja ei noudata sopimusehtoja eikä palveluntuottaja tilaajan kehotuksista huolimatta korjaa toimintaansa. Palveluntuottajalle ei osoiteta uusia toimeksiantoja, ennen kuin sopimusrikkomus on korjattu ja sopimussakko sopimuksenmukaisesti suoritettu.

Ensisijainen palveluntuottaja on suljettu puitejärjestelystä

k) Ensisijainen palveluntuottaja on suljettu puitejärjestelystä joko pysyvästi tai määräaikaisesti, jolloin tilaus tehdään seuraavaksi sijoittuneelta palveluntuottajalta.

Esteellisyys

l) Palveluntuottaja katsotaan esteelliseksi, jolloin tarjous pyydetään seuraavaksi sijoittuneelta Palveluntuottajalta.

Jos yhdenkään palveluntuottajan kanssa ei päästä yksimielisyyteen toimeksiannon suorittamisesta, voidaan työ kilpailuttaa erikseen.

Mikäli tilaaja poikkeaa kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesta järjestyksestä sen takia, että toimeksiannot ovat myöhässä tai toimeksiantojen laatu ei vastaa edellytettyä tasoa tai että palveluntuottaja ei noudata sopimusehtoja, poikkeamisen edellytyksenä on lisäksi, että tilaaja on reklamoinut edellä mainituista tilanteista kirjallisesti palveluntuottajalle. Palveluntuottajalta tehdään uusia tilauksia, kun reklamoidut puutteet on korjattu ja palveluntuottaja on antanut tilaajalle luotettavan selvityksen, miten toimeksiannot jatkossa hoidetaan sovittujen ehtojen mukaisesti.

Mikäli palveluntuottaja ilmoittaa toimeksiantokohtaista tarjousta pyydettäessä kapasiteettinsa olevan varattu, huomioidaan tämä kyseisessä toimeksiannossa, mutta asia ei vaikuta seuraavien toimeksiantojen valmisteluun.

Toimeksiannoissa käytetään pääasiassa tilausmenettelyä, mutta tarvittaessa myös yksittäisessä toimeksiannossa voidaan laatia toimeksiantokohtainen sopimus.

Minikilpailutus

- Mikäli toimeksianto koskee koko kiinteistön palovaroitinjärjestelmien uusimista, hankinnat minikilpailutetaan puitejärjestelyssä mukana olevien palveluntuottajien kesken.

- Minikilpailutuksessa pyydetään tarjoukset kaikilta puitejärjestelyn palveluntuottajilta. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.

- Tilaaja esittää tarjouspyynnössään hankinnan toteuttamisessa tarvittavat tiedot esim. tavoiteaikataulun, kuvaa toimeksiannon sekä toimeksiannon erityispiirteistä johtuvat palvelun tarkemmat ehdot.

- Toimeksiannon palveluntuottajaksi valitaan tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti minikilpailutuksessa tarjouksen jättänyt, toimeksiannon aikatauluun sitoutunut ja asetetut erityisehdot täyttävä palveluntuottaja.

- Minikilpailutetuissa hankinnoissa noudatetaan puitesopimuksen sopimusehtoja.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 13.12.2022 § 711 mukaan rakennusten ja yleisten alueiden tilapäälliköllä on hankintavaltuudet 2 000 000 euroon saakka. Rakennusten ja yleisten alueiden tilapäällikkö on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.