Tilintarkastus, epäkohtailmoitus, palkanlaskennan virheet, KPMG

Kaupunginhallitus merkitsee tiedoksi liitteenä 1 olevan tilintarkastuspöytäkirjan.

Tilintarkastuspöytäkirjassa todetaan, että Helsingin kaupunki on ottanut käyttöön uuden palkanlaskentasovelluksen maalis-huhtikuun vaihteessa 2022 ja että käyttöönoton jälkeen on todettu, että yksittäisten henkilöiden palkkojen maksuissa on tapahtunut runsaasti virheitä. Tilintarkastuspöytäkirjassa todetaan myös, että palkkavirheiden vähentämiseksi on ryhdytty toimenpiteisiin, mutta että palkanlaskennan prosessikuvaukset kontrollipisteineen ovat edelleen osin keskeneräiset. Tilintarkastuspöytäkirjan mukaan tilanteen korjaaminen on viivästynyt.

Tilintarkastuspöytäkirjan mukaan kaupunginhallituksen tulee kiinnittää huomiota riittävien toimenpiteiden suorittamiseen palkanlaskennan virhetilanteiden korjaamiseksi. Palkanlaskennan prosessikuvaukset kontrollipisteineen tulee päivittää ja kontrollitoimet tulee ottaa käyttöön tulevien virheiden määrän vähentämiseksi. Kuvauksissa tulee ottaa huomioon palkanlaskentaprosessin eri toimijoiden (toimialat, Talpa ja Sarastia) välinen työnjako.

Esittelijä toteaa, että kaupungin palkanlaskennan prosessikuvauksia kontrollipisteineen on päivitetty ja lisäksi kontrollitoimia on otettu käyttöön virheiden määrän vähentämiseksi.

Helsingin kaupungin palkkaan vaikuttavat työsuhteen elinkaaren prosessit omistaa henkilöstöjohtaja. Prosesseille on määritelty eri tahojen, kuten toimialojen ja palkkahallinnon, vastuut, roolit ja työvaiheet. Prosessit toteutuvat digitaalisesti Sarastia365HR-palkkajärjestelmässä. Palkanlaskennan uudistamisessa ja järjestelmän käyttöönotossa on ongelmia, joiden korjaaminen ja järjestelmän vakauttaminen on meneillään. Voimavarojen mahdollisimman tarkoituksenmukaiseksi kohdentamiseksi korjaustoimenpiteet on priorisoitu siten, että kaikkein eniten palkkavirheisiin vaikuttavat virhelähteet tulevat korjatuiksi ja että lakisääteisten velvoitteiden toteuttamisesta huolehditaan.

Pöytäkirjassa mainitussa prosessikuvausten kontrollipisteet sisältävässä päivitystyössä on ensivaiheessa keskitytty palkkaprossissa palkanlaskennan vastuulle kuuluvien prosessivaiheiden kontrolleihin.

Palkanlaskennassa on otettu marraskuuhun 2022 mennessä käyttöön yhteensä 12 prosessikontrollia, joiden tarkoituksena on tunnistaa palkkaprosessin aikana syntyneet virheet, jotta virheet voidaan korjata ennen palkka-ajoa. Kontrollipisteet tarkoittavat käytännössä erilaisten raporttien hyödyntämistä. Prosessikontrolleissa on huomioitu myös palkka-ajon jälkeisiä tarkastuksia, jotta varmistutaan mahdollisesti palkka-ajossa syntyneiden virheiden korjaus heti virheen synnyttyä.

Palkanlaskennan oikeellisuuden varmistamiseksi kontrolleja tullaan edellä kuvattujen kontrollien ohella lisäämään. Seuraavaksi otetaan käyttöön kontrolli, jolla voidaan varmistua palkkatietoliittymiltä tulevien tietojen saapuminen palkanlaskentaan aikataulujen mukaisesti. Uusilla kontrolleilla saadaan esimerkiksi estettyä näppäilyvirheet manuaalisesti syötettävissä palkkatapahtumissa. Nämä on tarkoitus toteuttaa palkkajärjestelmään loppuvuoden 2022 aikana. Sarastia Oy:ltä on tilattu palkantarkastussovellus, josta saadaan listaus tarkistettavista virheistä palkanlaskennan käyttöön. Sovelluksen toimitus on viivästynyt, eikä Helsingin kaupungilla ole tällä hetkellä tiedossa toimituksen aikataulua.

Prosessikontrollien hyödyntämistä tulee helpottamaan myös loppuvuodesta 2022 odotettavissa oleva palkkajärjestelmän versiopäivitys. Tässä on odotettavissa merkittäviä parannuksia järjestelmän suorituskykyyn ja näin ollen palkka-ajojen nopeutumiseen. Käytännössä suorituskykyparannus tarkoittaa sitä, että prosessissa saadaan palkanlaskennalle lisää aikaa palkkojen tarkistukseen. Suorituskykyparannuksen tuovaa versiopäivitystä on odotettu järjestelmätoimittajalta siten, että se olisi ollut Helsingin kaupungin käytössä jo loppukesästä, mutta tällä hetkellä versiopäivitystä odotetaan joulukuussa.

Prosessikontrolleissa on otettu huomioon myös sellaiset tarkastukset, jotka vaikuttavat tulorekisteriin ja palkkakirjanpidon tietojen oikeellisuuden varmistamiseen. Palkkajärjestelmän ja kirjanpidon välisiä kontrolleja on vielä kehitettävä. Tämän osalta kuvaukset on aloitettu palkkakirjanpidon täsmäyttämisen ja kirjanpidon aikataulussaan siirtämisen osalta. Kuvauksia ei kuitenkaan ole vielä voitu tehdä saattaa valmiiksi johtuen siitä, että kirjanpidon siirtoja ei ole vielä voitu toteuttaa normaalin prosessin mukaisesti eikä normaalin aikataulun puitteissa. Kirjanpitolautakunnan yleisohjeen mukaan kirjanpito on järjestettävä niin, että liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen on vaikeuksitta todettavissa kumpaankin suuntaan. Sama koskee kirjanpidosta viranomaiselle verotusta tai muuta tarkoitusta varten määräajoin tehtävää ilmoitusta. Edelleen kirjanpitolautakunnan yleisohjeen mukaan täsmäyttäminen on suositeltava toimenpide kirjausketjun aukottomuuden vaatimuksen toteutumisen varmistamiseksi. Palkkakirjanpidon osalta kyse on osakirjanpidosta, joka suositellaan täsmäytettävän pääkirjanpitoon vähintään kuukausittain. Helsingin kaupunki pyrkii täsmäyttämään tilit kuukausittain. Täsmäytyksiä kehitetään, kun järjestelmätoimittaja saa toimitettua Helsingin kaupungin käyttöön täsmäytyksessä vaadittavat raportit. Täsmäyttämiseen on pyritty myös löytämään ratkaisuja rakentamalla itse hakuja järjestelmästä. Tehdyt täsmäytykset dokumentoidaan osana kirjanpitoaineistoa.

Seuraavaksi täsmennetään prosessikontrolleja, jotka kuuluvat palkkaprosessin alkupään työvaiheissa toimialojen vastuulle. Toimialojen kohdalla palkanlaskennan kontrollipisteet tapahtuvat Sarastia365HR -järjestelmässä. Järjestelmä muun muassa lähettää tietyistä toimenpiteistä herätteitä esihenkilöille. Useissa tietojen syöttölomakkeissa on jo olemassa tarkastustoiminto ennen tiedon eteenpäin toimittamista. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kun työntekijä tai esihenkilö syöttää tiedon lomakkeelle, työntekijän esihenkilö tai mahdollisesti toimialan henkilöstöpalvelu tarkistaa tiedon ennen sen etenemistä järjestelmässä palkanlaskentaan. Selvityksessä on uusien hyväksyntäkontrollien rakentaminen järjestelmään prosessin alkuvaiheilla.

Palkkaprosessin prosessikontrollien päivittäminen jatkuu. Tarvittavia prosessikontrolleja tunnistetaan uusien merkittävien virhelähteiden esiintyessä.

Helsingin kaupunki jatkaa yhteistyötä järjestelmätoimittaja Sarastia Oy:n kanssa, jotta prosessikontrollit tulevat täsmennetyiksi myös järjestelmätoimittajan puolelta.

Kuntalain 123 §:n mukaan tilintarkastajan on tilintarkastuspöytäkirjassa ilmoitettava viipymättä kunnanhallitukselle havaitsemistaan olennaisista epäkohdista. Tilintarkastuspöytäkirja annetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle. Kaupungin tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab on 3.11.2022 lähettänyt kaupunginhallitukselle tilintarkastuspöytäkirjan havaitsemistaan palkanlaskentaan liittyvistä virheistä.

Päätös tullut nähtäväksi 05.12.2022

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §