Hankinta, Amazon Web Services (AWS) -pilvikapasiteetin jatkohankinta, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Tausta

Pilvipalvelut toimivat modernien verkkopalveluiden alustana, tarjoten fyysisen alustan konesalipalvelut sisältäen tallennustilan, laskennan ja tietoliikenteen sovelluksille. Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla Amazon Web Services (AWS) pilvialustan päälle on rakennettu Asti-asiointipalvelu ja Tunnukset järjestelmä, jolla hallinnoidaan n. 200 000 oppilaan ja työntekijän tunnuksia. Palvelut vaativat pilvipalvelun tarjoaman kapasiteetin toimiakseen.

Hankintayksikkö on alun perin kilpailuttanut AWS-pilvikapasiteetin hankinnan osana kasvatuksen ja koulutuksen toimialan dynaamisen hankintajärjestelmän IT-palvelut (DPS) sisäistä tarjouspyyntöä. Kilpailutuksen yhteydessä hankintayksikölle kävi ilmi, että AWS-pilvikapasiteettia ei ole mahdollista hankkia jälleenmyyjän kautta siten, että pilvipalvelun root-tili käyttäjätunnuksineen jäisi täysin tilaajan hallintaan, eikä siirtyisi lainkaan jälleenmyyjälle.

Hankinnasta on tehty aiemmin kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtajan päätös 5.10.2020 § 106 HEL 2020-009563. Tämä päätös on jatkoa aiemmalle päätökselle. Palvelusta on olemassa toistaiseksi voimassaoleva sopimus.

Tietoturvallisuuteen liittyvistä syistä hankintayksikkö ei ole valmis luovuttamaan root-tiliä tai sen käyttäjätunnuksia kokonaan tai osittainkaan pilvikapasiteetin jälleenmyyjän hallintaan. Pilvipalvelun valvontaan liittyvät kriittiset sähköpostiviestit ja ilmoitukset tulevat suoraan root-tilin haltijalle. Tästä syystä hankintayksikkö haluaa pitää itsellään täyden hallinnan root-tilistä ja siihen liittyvistä käyttäjätunnuksista sekä näin säilyttää kyvykkyyden toimia suoraan pilvipalvelun tarjoajan kanssa pilvipalveluun liittyvissä kriittisissä asioissa.

Hankintayksikkö on saanut kirjallisen vahvistuksen AWS:n Suomen edustajalta siitä, että jälleenmyyjän kautta ei ole mahdollista hankkia pilvikapasiteettia minkään AWS:n tarjoaman yhteistyö- tai kumppanuusmallin perusteella siten, että root-tili käyttäjätunnuksineen jäisi vain tilaajan hallintaan. Pilvipalvelun tuottajana AWS on ainoa toimija, jonka kautta on mahdollista hankkia pilvikapasiteettia siten, että root-tili säilyy vain täysin tilaajan hallinnassa.

Suorahankinnan peruste

Hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.

Pilvipalvelun tuottajana AWS on ainoa toimija, jolta on mahdollista hankkia pilvikapasiteettia siten, että root-tili käyttäjätunnuksineen säilyy täysin vain tilaajan hallinnassa.

Pilviteknologian vaihtaminen Asioinnin tietojärjestelmän sekä Tunnukset järjestelmän osalta aiheuttaisi merkittäviä kustannuksia ja tarkoittaisi suurelta osin tietojärjestelmän suunnittelun ja ohjelmistokehitystyön aloittamista täysin uudelleen. Näin ollen järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja hankinnalle ei ole.

Suorahankinnasta ilmoittaminen

Hankintayksikkö toimittaa tämän päätöksen perusteella suorahankintaa koskevan ilmoituksen julkaistavaksi julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) ja Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Hankintasopimus tullaan tekemään vasta sen jälkeen, kun hankintalain 131 §:n 1 momentin mukainen suorahankintaa koskeva määräaika on umpeutunut. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua ilmoituksen julkaisemisesta Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää arvonlisäverottomalta arvoltaan 500 000 euroa ylittävistä hankinnoista (HEL 2021-013274, 14.12.2021 § 394).

Hankinta on alkuperäisen hankintapäätöksen mukaan ollut arvioidulta arvonlisäverottomalta arvoltaan 385 000 euroa. Nykyinen arvio 48kk kokonaiskustannukseksi on 1 400 000 euroa. Kasvatus- ja koulutuslautakunnan katsotaan näin ollen olevan päätöksentekoon toimivaltainen taho.

Keskeisimmät sovelletut säännökset:

Hallintolaki (434/2003): 43 §, 44 § ja 45 §

Hankintalaki (1397/2016): 40 §, 58 §, 123 §, 126 § 127 §, 131 §

Päätös tullut nähtäväksi 21.12.2022

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kasvatus- ja koulutuslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on 24.12.2021 saakka seuraava:

Markkinaoikeuden asiointiosoite on 27.12.2021 alkaen seuraava:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa on ilmoitettava:

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valitukseen on liitettävä:

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.