Sääntöohjaus, toimintasäännön muuttaminen, kaupunkiympäristön toimiala

Kaupunkiympäristön toimialajohtaja päätti tarkistaa kaupunkiympäristön toimialan toimintasääntöä liitteen nro 1 mukaisesti.

Toimintasäännön muutokset tulevat voimaan 1.1.2023.

Kaupunkiympäristön toimialajohtaja on päätöksellään 12.1.2017 (2 §) hyväksynyt kaupunkiympäristön toimialan organisaatiota koskevat toimintasäännön määräykset, jotka ovat tulleet voimaan 1.6.2017. Toimialajohtaja on päätöksellään 2.6.2017 (48 §) täydentänyt sekä päätöksillään 28.3.2018 (10 §), 20.12.2018 (31 §), 13.2.2019 (5 §), 29.5.2019 (18 §), 18.12.2019 (47 §), 24.4.2020 (17 §), 27.5.2020 (22 §), 17.12.2020 (49 §), 23.2.2021 (17 §), 31.5.2021 (39 §), 19.07.2021 (47 §) ja 21.12.2021 (76 §) tarkistanut toimialan toimintasäännön määräyksiä.

Kaupunkiympäristön toimialan toimintasäännön organisaatiota koskeviin määräyksiin on perusteltua tehdä seuraavat sisällölliset ja tekniset tarkistukset:

- Toimintasäännön 3 luvun 3.1.1 kohdan Hankekehitysyksikön tehtävät muutetaan muotoon: Yksikkö vastaa AM-ohjelman mukaisten uudishankkeiden valmistelusta tuotantoon sekä erityisasiantuntijaohjauksesta kaupunkikonsernin asuntoyhtiöiden peruskorjauksissa.

Hankekehitysyksikköön perustetaan tiimit nimeltä hankesuunnittelu- ja kustannustiimi sekä erikoissuunnittelu- ja kehitystiimi.

- Toimintasäännön 3 luvun 3.1.2 kohtaan Uudistuotantoyksikkö perustetaan neljäs tiimi ja tiimien nimet muutetaan muotoon uudistuotantotiimi 1, uudistuotantotiimi 2, uudistuotantotiimi 3 ja uudistuotantotiimi 4.

- Toimintasäännön 3 luvun 3.1.3 kohdan Korjausrakennuttamisyksikön tehtävät muutetaan muotoon: Yksikkö vastaa kaupunkikonsernin asuntoyhtiöiden peruskorjausten korjausvaihtoehtoselvityksistä, hankesuunnittelusta ja korjaushankkeiden rakennuttamisesta. Lisäksi yksikkö vastaa hankkeiden takuukorjauksiin liittyvien tehtävien koordinoinnista ja vastuuaikaisista korjauksista.

- Toimintasäännön 3 luvun 3.1.4 kohdan Myynti- ja markkinointiyksikön tehtävät muutetaan muotoon: Yksikkö vastaa asuntomarkkinoiden seurannasta sekä kaupungin oman asumisoikeus- ja myytävän tuotannon markkinoinnista ja myynnistä.

Organisaatiomuutoksella valmistaudutaan tuotannon nostoon sekä uudisrakentamisen että peruskorjauksen osalta. Tuotannon noston tavoitteet ovat uudistuotannossa valtuuston päätöksen mukaiset ja peruskorjaushankkeissa Hekan PTS-suunnitelmassa esitetyn Hekan asuntokannan peruskorjaustarpeen mukaiset.

Toimintasäännön 4 luvun 1.3 kohtaa muutetaan siten, että Alueiden käyttö ja valvonta -yksikön määräaikainen muutos jatkuu pysyvänä ja yksikkö jakautuu kolmeen tiimiin: alueidenvalvonta, katutyö- ja sijaintipalvelut sekä tapahtumat ja maavuokraus.

Muutoksen tavoitteena on parantaa yksikön työn sujuvuutta ja työhyvinvointia aktiivisen esihenkilötyön ja selkeän työnjaon avulla. Muutos mahdollistaa aiempaa paremmin henkilöstöä tukevan esihenkilötyön tiimeissä, mitä tukee myös vuoden 2022 aikana toteutetusta kokeilusta saatu palaute, sekä strategian painopisteiden toteutumisen.

Toimintasäännön 5 luvun 5.1.1 kohta Lakipalvelut-yksikön tehtävät muutetaan muotoon: Yksikkö vastaa toimialan oikeudellisesta neuvonnasta ja ohjaamisesta sekä osaltaan oikeudellisen edun valvonnasta lukuun ottamatta maanomaisuuden kehittäminen ja tontit -palvelulle, pysäköinninvalvonta ja pysäköintipalveluille, rakennusvalvontapalveluille ja hankintapalveluille kuuluvia oikeudellisia tehtäviä. Lisäksi yksikkö vastaa toimialan lautakunta- ja jaostopalveluista, viranhaltijapäätösten tukipalveluista, asiakirjojen valmistelun tuesta, vahingonkorvausvaatimusten käsittelystä sekä toimialan tietosuojan vastuuhenkilön tehtävistä.

Lakipalvelut yksikköön perustetaan tiimit nimeltä lakitiimi, vahingonkorvaustiimi ja päätöksenteon tuki -tiimi.

- Toimintasäännön 5 luvun 5.1.2 kohta Päätöksenteon tuki -yksikkö poistetaan.

- Toimintasäännön 5 luvun 5.1.4 kohta Toimistopalvelut-yksikön tehtävät muutetaan muotoon: Yksikkö vastaa yleisistä käyttäjä- ja toimistopalveluista sekä johdon assistenttipalveluista.

Yksikkö jakautuu toimintojen mukaisesti kolmeen tiimiin: johdon assistenttipalvelut -tiimi, yleiset toimistoassistenttipalvelut -tiimi ja käyttäjien tukipalvelut -tiimi.

Organisaatiomuutoksen tarpeellisuuteen vaikuttavat erityisesti muutokset toimintaympäristössä. Organisaatiomuutoksella pyritään myös paremmin vastaamaan ydintoiminnan tarpeisiin sekä selkeyttämään tehtävien jakautumista eri yksiköiden välillä.

- Toimintasäännön 5 luvun 5.2.1 kohdan Omaisuuden hankinnat -yksikön tehtävät muutetaan muotoon: Yksikkö kilpailuttaa Maankäyttö- ja kaupunkirakenteen sekä Palvelut- ja luvat palvelukokonaisuuksien asiantuntija- ja suunnittelupalvelut, Tilat-palvelun puitejärjestelyt ja rakennusurakat, asuntotuotannon puitejärjestelyt sekä kiinteistöjen huolto- ja ylläpidon hankinnat. Lisäksi yksikkö tukee asuntotuotannon urakka-, suunnittelukilpailu- ja palveluhankintoja.

- Toimintasäännön 5 luvun 5.2.2 kohdan Toimialan yleiset hankinnat -yksikön tehtävät muutetaan muotoon: Yksikkö kilpailuttaa yleisten alueiden infraurakat, alueurakat, kaupunkitekniset urakat sekä ICT-hankinnat Kympin toimialalla. Lisäksi yksikkö järjestää hankinnan koulutuksia koko toimialan tarpeisiin ja kouluttaa toimialan henkilöstöä itsenäiseen pienhankintojen kilpailuttamiseen. Yksikkö antaa yleistä tukea hankintoihin sekä ohjaa tekemään sosiaalisesti vastuullisia hankintoja ja kehittää työkaluja hankintojen mittaamiseen ja sopimuksien seurantaan.

Organisaatiomuutoksella pyritään vastaamaan aikaisempaa paremmin sisäisiin asiakastarpeisiin ja kausittaisiin ruuhkahuippuihin. Muutos mahdollistaa mm. molempien rakennuttamisen kategorioiden resurssien ja erityisosaamisen vahvistamisen sekä hankintojen tuen keskittämisen.

- Toimintasäännön 5 luvun 5.4 kohta Kehittämispalvelut sekä toimintasäännön 5 luvun 5.6 kohta Tietohallintopalvelut yhdistetään ja uuden toimintasäännön 5 luvun 5.4 kohdan nimeksi tulee Kehittämis- ja digitalisaatiopalvelut.

Kehittämis- ja digitalisaatiopalvelut jakautuvat viiteen yksikköön: Digitalisaation ohjaus -yksikkö, ICT-jatkuvuudenhallinta -yksikkö, Projektitoimisto -yksikkö, Tietojohtaminen -yksikkö ja Verkostojohtaminen -yksikkö.

Digitalisaation ohjaus -yksikön tehtävät muutetaan muotoon: Yksikkö ohjaa toimialan kehittämisratkaisuja kokonaisuuden hallinnan näkökulmasta. Yksikkö koordinoi toimialan digitalisaation tiekartan kokoamista ja ajan tasalla pitämistä. Yksikkö vastaa toimialan kokonaisarkkitehtuurista. Yksikkö tarjoaa linjaukset kehittämisen tueksi erityisesti teknologia-, tietojärjestelmä-, tieto- ja prosessikehityksen näkökulmista.

ICT-jatkuvuudenhallinta -yksikön tehtävät muutetaan muotoon: Yksikkö vastaa toimialan tietojärjestelmien ja sovellusten pienkehityksestä, ylläpidosta ja tuesta varmistaen toiminnan jatkuvuuden tietoteknisten ratkaisujen osalta. Yksikkö vastaa ICT-pienkehittämisestä ja toimittajahallinnasta. Yksikkö toimii tilaajana kaupunkitason digitaalisen perustan palveluille, joka mahdollistaa toimialan tarpeiden mukaisen tietoteknisen infran toiminnan jatkuvuuden ja loppukäyttäjien ICT-tukipalvelut.

Projektitoimisto -yksikön tehtävät muutetaan muotoon: Yksikkö vastaa toimialan yhteisistä kehittämisen toimintamalleista ja tukee osaltaan toimialan kokonaisjohtamista. Yksikkö vastaa toimialan tietoteknisestä budjetista, ICT-hankinnoista ja –sopimuksista, sekä ICT-projektien tietoteknisestä tuesta. Yksikkö ohjaa keskitettyjen projektipäälliköiden kiinnittämistä johdon priorisoimiin laajoihin projekteihin.

Tietojohtaminen -yksikön tehtävät muutetaan muotoon: Yksikkö vastaa tiedonhallinnan ja tiedolla johtamisen ohjauksesta toimialalla. Yksikkö koordinoi datastrategian toimeenpanoa ja tarjoaa toimialalle palveluita tiedon hyödyntämiseen ja automaatioihin. Yksikkö vastaa sovittujen toimialayhteisten tiedonhallinnan alustojen hallinnasta.

Verkostojohtaminen -yksikön tehtävät muutetaan muotoon: Yksikkö vastaa johdon valitsemien, organisaatiorajat ylittävien kokonaisuuksien ohjauksesta ja tukee osaltaan strategista johtamista. Yksikkö johtaa valittujen teemojen toimiala- ja kaupunkitasoisia verkostoja sekä kehittää yhteisiä toimintamalleja näihin keskeisiin teemoihin. Yksikkö vastaa kestävän kehityksen, esteettömyyden, korkeakouluyhteistyön ja kansainvälisen yhteistyön ohjauksesta. Yksikkö ohjaa toimialan valmiutta ja varautumista, tietoturvaa sekä riskienhallintaa. Yksikkö kehittää toimialan palvelujohtamista, tietomallinnuksen hyödyntämistä ja ICT-pienkehityksen ja ylläpidon toimintamalleja.

Tavoitteena on aiempaa tiiviimpi kytkentä ydintoimintaan. Lisäksi tavoitteena on tarjota keskitetyt, selkeät ja sujuvat kehittämisen ja digitalisaation hyödyntämisen palvelut.

- Toimintasäännön 5 luvun 5.5 kohta Talous- ja suunnittelupalvelut jaetaan kahteen yksikköön: Talouden suunnitteluyksikkö ja Talousyksikkö. Talouden suunnitteluyksikköön perustetaan lisäksi kaksi tiimiä: käyttötaloustiimi ja investointitaloustiimi.

Talouden suunnitteluyksikön tehtävät muutetaan muotoon: Yksikkö vastaa toiminnan ja talouden suunnittelusta ja seurannasta, investointitalouden hankeseurannasta ja kokonaiskoordinaatiosta, talouden raportoinnista, sisäisestä laskennasta, kirjanpidon oikeellisuudesta ja controller-toiminnasta sekä näihin liittyvistä talouden järjestelmistä toimialan osalta.

Talousyksikön tehtävät muutetaan muotoon: Yksikkö vastaa osto- ja myyntilaskutuksesta, hankintatoimen tuesta, kirjanpidon oikeellisuudesta ja maksuliikenteestä, talouden raportoinnista sekä näihin liittyvistä talouden järjestelmistä toimialan osalta.

Muutoksilla varmistetaan, että keskeiset talouden prosessit on riittävästi resursoitu ja että niiden johtaminen ja kehittäminen helpottuu. Lisäksi tuetaan henkilöstön työhyvinvointia varmistamalla kohtuullinen työkuorma jokaiselle.

- Toimintasäännön 5 luvun 5.7 kohtaa muutetaan siten, että Viestintäpalvelut jaetaan kahteen yksikköön niin, että Osallisuus ja viestinnän kanavat -yksikkö ja Työyhteisöviestinnän yksikkö sulautetaan yhdeksi yksiköksi nimeltä Osallisuus ja viestinnän kanavat -yksikkö. Toisena yksikkönä jatkaa Media- ja asukasviestintä -yksikkö.

Osallisuus ja viestinnän kanavat -yksikön tehtävät muutetaan muotoon: Yksikkö vastaa osaltaan toimialan henkilöstöviestinnästä, sisäisen viestinnän sisällöntuotannosta sekä sisäisten ja ulkoisten viestintäkanavien ylläpidosta ja kehittämisestä. Yksikkö vastaa toimialan osallisuuden ja vuorovaikutuksen kehittämisestä.

Muutoksen tavoitteena on selkiyttää viestintäpalvelujen toimintaa siten, että viestintäkanavien kehittämiseen liittyvät tehtävät ovat jatkossa saman yksikön alla. Muutos mahdollistaa myös sen, että jatkossa viestintäpalvelujen yksiköt ovat aiempaa tasakokoisemmat. Yksiköiden määrän vähentämisen tavoitteena on niin ikään helpottaa yksiköiden välistä yhteistyötä.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 14 luvun 1 §:n 1 momentin 1 kohdan mukaan, ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, kukin toimialajohtaja hyväksyy toimialan toimintasäännön.