Hankinta, sopimusmuutos infrahankkeiden kustannuslaskentajärjestelmää koskevaan sopimukseen, kaupunkiympäristön toimiala

Yksikön päällikkö päätti hyväksyä esityksen, joka koskee infrahankkeiden kustannuslaskentajärjestelmää koskevan Arkance Systems Finland Oy:n, Ramboll Finland Oy:n, Solita Oy:n ja Mittaviiva Oy:n kanssa 10.10.2018 tehdyn allianssisopimuksen muuttamista hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan perusteella. Sopimusmuutos koskee alkuperäisen hankintasopimuksen arvon muuttamista johtuen tarpeesta suorittaa sellaisia lisätöitä, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen.

Alkuperäisen hankintapäätöksen ja sopimuksen kokonaisarvo kymmenen vuoden sopimuskaudelta laskettuna on ollut Helsingin kaupungin osalta arviolta enintään 1 500 000 euroa. Tämä sopimusmuutos koskee päästölaskentalaajennuksen kehittämistä järjestelmään. Sopimusmuutoksen arvo on kaupunkiympäristön toimialan osalta enintään 123 750,00 euroa (alv 0 %).

Sopimusmuutos ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoittaneet erillisen sopimusmuutosasiakirjan.

Sopimusmuutoksen tausta

Muutettavaksi esitetty allianssisopimus on perustunut toimialajohtajan hankintapäätökseen 20.6.2018 § 17, jolla päätettiin valita infrahankkeiden kustannuslaskentajärjestelmän ja palveluallianssin palveluntuottajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneen yritysryhmittymä IHKu:n, jonka muodostavat Solita Oy, Ramboll Finland Oy, Civilpoint Oy (nyk. Arkance Systems Finland Oy) ja Mittaviiva Oy. Palvelun tilaajana toimivat Liikennevirasto (nyk. Väylävirasto) sekä Helsingin, Espoon, Vantaan, Tampereen, Turun ja Jyväskylän kaupungit hankintarenkaana.

Hankinnan hankintailmoitus ja alustava tarjouspyyntö julkaistiin sähköisessä hankintailmoituskanava Hilmassa 2.3.2018. Kustannuslaskentajärjestelmä ja palvelu hankittiin projektiallianssina, jossa palveluntuottajalle maksetaan kustannuslaskentajärjestelmän ja palvelun tuottamisesta korvattavien kustannusten lisäksi palkkio, joka on 104 %. Helsingin kaupungille hankinnasta 10 vuoden sopimuskauden aikana aiheutuvat kustannukset oli arvioitu alkuperäisessä hankintapäätöksessä enintään 1 500 000 euroksi (alv. 0 %).

Tämän sopimusmuutoksen myötä Ihku-kustannuslaskentapalveluun tullaan toteuttamaan päästölaskentalaajennus.

Ihku-laskentajärjestelmän tietokantaa tullaan laajentamaan päästötiedoilla ja järjestelmän teknistä toiminnallisuutta kehitetään siten, että laajennusosa pystyy hyödyntämään rakennusosakirjastoa päästölaskennassa. Laajennuksen lopputuloksena järjestelmän avulla saadaan laskelma siitä, kuinka paljon päästöjä infrahankkeen toteuttaminen tuottaa. Päästölaskentakannan toteutuksessa hyödynnetään vuoden 2022 lopussa julkaistavaa InfraCO2-päästötietokantaa.

Ihku-laskentajärjestelmään toteutetun päästölaskennan avulla hankkeen päästötiedot ovat käytettävästi kaikissa suunnitteluvaiheissa samaan aikaan kun hankkeen kustannusarviota laaditaan. Päästölaskentalaajennus mahdollistaa infrahankkeiden päästötietojen systemaattisen laskennan ja vertailun.

Alkuperäiseen sopimukseen tehtävistä sopimusmuutoksista sovitaan erillisessä sopijapuolten välisessä tilauksessa.

Sopimusmuutoksen perustelut

Julkisista hankinnoista annetun lain 136 §:n 1 momentin mukaan hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä.

136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai - palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja tämä aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.

Hankintayksikkö katsoo, että edellytykset edellä mainittujen hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohtien mukaisille poikkeusperusteiden soveltamiseen täyttyvät tässä tapauksessa.

Lisähankinnassa tullaan hyödyntämään jo allianssissa toteutettua infrarakentamisen rakennusosakirjastoa. Kustannuslaskentapalvelun käyttöliittymää laajennetaan päästötiedoilla siten, että kullekin rakennusosalle on yhdistettävissä päästötieto. Järjestelmän päästötietoina hyödynnetään infraCO2-päästötietokantaa, joka on julkaistu joulukuussa 2022. Päästölaskentapalvelun kehittämisen kannalta on teknisesti ja taloudellisesti tarkoituksenmukaista hyödyntää jo toteutettua infrakustannuslaskentajärjestelmän rakennusosakirjastoa. Päästölaskentapalvelun toteuttaminen muulla tavoin kuin toteuttamalla se osana Ihku-laskentapalvelua aiheuttaisi merkittävää päällekkäistä kehittämistyötä ja merkittäviä päällekkäisiä kustannuksia.

Lisäksi hankintalain 136 §:n 4 momentissa säädetään, että edellä käsiteltyyn lisätyöperusteeseen liittyvän muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Tällaisten muutosten tavoitteena ei saa kuitenkaan olla hankintalain säännösten kiertäminen.

Hankintayksikkö on arvioinut, että päästölaskennan laajennusta koskevan sopimusmuutoksen arvo olisi yhteensä enintään 123 750,00 euroa (alv 0 %). Alkuperäisen sopimuksen arvoksi on kaupunkiympäristön toimialan osalta arvioitu 1 500 000 euroa, joten kyseessä oleva sopimusmuutos on siten arvoltaan alle 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Lisäksi voidaan huomioida, että hankintayksikkö on tehnyt joulukuussa 2022 saman allianssisopimuksen toista palveluvaihetta koskevan toisen sopimusmuutoksen (tietohallintopäällikön päätös 20.12.2022 § 21), jonka arvo on ollut 187 847 euroa. Vaikka molempien sopimusmuutosten arvo laskettaisiin yhteen, muutosten yhteenlaskettu arvokin olisi joka tapauksessa alle 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Hankintayksikkö tekee sopimusmuutoksesta tilausliitteen alkuperäiseen sopimukseen. Sopimusmuutos allekirjoitetaan kaikkien allianssin osapuolten toimesta.

Toimivalta

Viranhaltijan toimivalta Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 13.12.2022 § 711) mukaan projektitoimisto -yksikön päälliköllä on hankintavaltuudet enintään 800 000 euron suuruisiin hankintoihin. Näin ollen vs. projektitoimisto-yksikön päällikkö on toimintavaltainen päättämään hankinnasta.