Apotin tietojärjestelmävirheen vuoksi laskuttamatta jääneiden asiakasmaksujen perimättä jättäminen lapsiperheiden kotipalvelussa

Perhe-ja sosiaalipalvelujen johtaja päätti jättää perimättä käyntiperusteisen tilapäisen lapsiperheiden kotipalvelun asiakasmaksut, jotka ovat Helsingin kaupungin tietojärjestelmävirheestä johtuen jääneet laskuttamatta vuosina 2021 ja 2022. Laskuttamatta jääneiden tilapäisen lapsiperheiden kotipalvelun asiakasmaksujen yhteissumma perhe- ja sosiaalipalveluiden palvelukokonaisuudessa on 54 880 euroa.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apotin käyttöönoton jälkeen on ilmennyt, että osa tilapäisen lapsiperheiden kotipalvelun käyntiperusteisista asiakasmaksuista on jäänyt siirtymättä kaupungin laskutusjärjestelmään tuoteluettelossa olleen virheen takia. Virhe koskee yhteensä 175 asiakasta ja 5600 asiakaskäyntiä ajalla 8.11.2021-30.6.2022. Laskelma perustuu oletukseen, että kaikki suunnitellut kotikäynnit ovat toteutuneet.

Vuoden 2021 laskuja yhteensä 350 kappaletta, yhteissumma 12 005 euroa ja vuoden 2022 laskuja yhteensä 1 050 kappaletta, yhteissumma 42 875 euroa.

Asiakasmaksujen jääminen laskuttamatta johtuu järjestelmävirheestä, joka on tullut esille Apotin käyttöönoton jälkeen. Apotti ei ole voinut massakorjata ko. laskuja. Laskutusvirheen aiheuttanut ongelma on nyttemmin todennettu ja korjattu tuoteluettelon päivittämisellä.

Aiheutuvan lisätyön ja lisäkustannusten vuoksi laskujen jälkikäteiseen korjaamiseen ei ryhdytä. Laskujen perimisen kustannukset olisivat merkittäviä, joten nettohyöty olisi rajallinen. Mikäli laskujen korjaukset olisi tehty Apotti-järjestelmässä, niin ensin olisi pitänyt manuaalisesti kerätä tieto kaikista toteutuneista, mutta laskuttamatta jääneistä laskuista asiakaskirjausten kautta ja tehdä takautuvasti uusi päätös palvelusta. Korjaus olisi ollut manuaalista työtä, ja se olisi pitänyt tehdä yksi lasku kerrallaan läpi käyden kaikki varhaisen tuen asiakaskäynnit. Asiakaskäyntejä on ollut yhteensä 5600 kappaletta. Tämä laskujen korjaus olisi tullut vaatimaan johtavien ohjaajien työpanoksen useamman viikon ajaksi. On myös asiakasnäkökulma huomioiden perusteltua jättää edellä mainitut asiakasmaksut laskuttamatta takautuvasti.

Sosiaali - ja terveystoimialan toimialajohtaja on päättänyt 6.7.2020 § 125 määrätä hallintosäännön 18 luvun 3 §:n 1 momentin nojalla palvelukokonaisuuden johtajan päättämään palvelukokonaisuutensa osalta sosiaalipalveluista määrätyn maksun alentamisesta tai kokonaan perimättä jättämisestä, kun perimättä jättämisen perusteena on muu kuin asiakkaan maksukykyyn liittyvä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista annetun lain 11 §:n 1 momentissa tarkoitettu syy.