Hankinta, E-kirjaston sovelluskehitys- ja asiantuntijapalvelut, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
E-kirjaston sovelluskehitys ja asiantuntijapalvelujen hankinta
Päätös
Vs. toimialajohtaja päätti hyväksyä Ellibs Oy:n (Y-tunnus 1464614–4) tarjouksen määräaikaiselle sopimuskaudelle kokonaistaloudellisesti edullisimpana.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankintasopimuksen arvonlisäveroton arvo sopimuskaudella on 400 000 euroa ja se maksetaan kokonaisuudessaan Opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämillä erityisavustuksilla Yleisten kirjastojen yhteisen e-kirjaston kehittäminen OKM/9/623/2021 ja Yleisten kirjastojen yhteisen e-kirjaston kehittämishanke OKM/12/623/2022.
Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintasopimusta koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.
Päätöksen perustelut
Kyseessä on hankintasopimus, jossa hankintayksikkö maksaa valitulle tarjoajalle e-kirjaston sovelluskehityksen ja asiantuntijapalveluiden toteuttamisesta.
Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan 3.3.2024 päivättyyn tarjouspyyntöön, Dnro HEL 2023-002622. Kilpailutus on toteutettu EU-kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana ja hankintalain 32 §:n mukaisella avoimella menettelyllä.
Kilpailutuksesta on julkaistu hankintasopimusta koskeva ilmoitus 3.3.2023 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 5.4.2023 klo 14.00. Määräaikaan mennessä saapui viisi tarjousta, jonka jättäjinä olivat Aline Creative Technology Studio, Axiell Media AB, Digiloikka Oy, Ellibs Oy sekä Haltu Oy.
Tätä hankintaa ei ole jaettu osiin, koska hankinnan kohde muodostaa yhden, hankintayksikön hallittavissa olevan loogisen kokonaisuuden.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.
Aline Creative Technology Studio, Digiloikka Oy, Ellibs Oy sekä Haltu Oy täyttivät soveltuvuusvaatimukset.
Axiell Media AB:n soveltuvuutta ei tarjouksessa ilmenneiden olennaisten puutteiden ja ristiriitaisuuksien vuoksi voitu varmistaa ja tarjous suljetaan tarjouskilpailusta. Axiell Media AB:lle toimitetaan erillinen perustelukirje.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjouksen ja tarjottavan palvelun tulee täyttää. Jos vähimmäisvaatimukset eivät ole täyty, on tarjous hylättävä tarjouspyynnön vastaisena.
Aline Creative Technology Studion, Digiloikka Oy:n, Ellibs Oy:n sekä Haltu Oy:n tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia
Tarjousten vertailu
Hankittavien tuotteiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.
Tarjouspyynnön mukaan hinnan painoarvo 30 % ja laadun 70 %.
Hintavertailu
Tarjousten hintoja vertailtiin tarjouslomakkeella annettujen vertailuhintojen perusteella. Hintapisteet muodostuivat seuraavalla kaavalla:
(pienin annettu hinta / tarjouksen hinta) * 30.
Tarjousten vertailuhinnat ja hintapisteet olivat seuraavat:
- Aline Creative Technology Studio, 228 000 eur, 30,00 pist.
- Digiloikka Oy, 360 000 eur, 19,00 pist.
- Ellibs Oy, 400 000 eur, 17,10 pist.
- Haltu Oy, 364 000 eur, 18,79 pist.
Laatuvertailu
Laadun osalta arvoitiin tarjottujen asiantuntijoiden 1–3 vähimmäisvaatimukset ylittävää osaamista ja kokemusta tarjouspyynnön liitteellä 7 Asiantuntijat ilmoitettujen kriteerien mukaisesti. Maksimipistemäärä asiantuntijoiden kokemukselle oli 40+40+40 = 120 pistettä. Tarjoukselle annettavat painotetut laatuvertailupisteet muodostettiin seuraavalla kaavalla:
(tarjouksen pistemäärä / suurin annettu pistemäärä) * 70.
Tarjousten saamat pisteet ja niistä muodostetut painotetut laatuvertailupisteet olivat seuraavat:
- Aline Creative Technology Studio, 67 pist / 39,08 vertailupist.
- Digiloikka Oy, 60 pist / 35,00 vertailupist.
- Ellibs Oy, 120 pist / 70,00 vertailupist.
- Haltu Oy, 53 pist / 30,92 vertailupist.
Kokonaisvertailu
Lopuksi tarjousten saamat vertailupisteet laskettiin yhteen. Tarjoukset saivat seuraavat kokonaisvertailupisteet:
- Aline Creative Technology Studio, 69,08 pistettä
- Digiloikka Oy, 54,00 pistettä
- Ellibs Oy, 87,10 pistettä
- Haltu Oy, 49,71 pistettä
Kokonaisvertailun perusteella tarjouskilpailun voitti Ellibs Oy.
Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.
Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti kulttuuri- ja vapaa-ajan toimialan viranhaltijoiden hankintavaltuuksista 11.1.2022 § 3. Päätöksen mukaan toimialajohtajan hankintaraja on 500 000 euroa.
Päätös tullut nähtäväksi 18.04.2023
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on 24.12.2021 saakka seuraava:
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Markkinaoikeuden asiointiosoite on 27.12.2021 alkaen seuraava:
Postiosoite: | Sörnäistenkatu 1 |
00580 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Sörnäistenkatu 1 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Lisätietojen antaja
Suvi Sivulainen, projektipäällikkö, puhelin: 0401918531
Joona Kutilainen-Pennanen, projektiasiantuntija, puhelin: 0403530964