Hankinta, E-kirjaston sovelluskehitys- ja asiantuntijapalvelut, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

OverDrive, Inc. (346 5616 84) (myöhemmin tarjoaja) tarjous suljetaan pois Helsingin kaupungin E-kirjastojen sisältöjen muualla kuin Suomessa julkaistujen ruotsinkielisten e- ja äänikirjojen hankinnan tarjouskilpailusta.

Päätöksen perusteena on se, että tarjoajan tarjous ei täytä tarjouspyynnössä tarjoukselle asetettua vähimmäisvaatimusta.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 74 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.

A) Tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset

Tarjouspyynnön liitteellä ”Liite 4 Hinta- ja laatuvertailu (Muualla kuin Suomessa julkaistut ruotsinkieliset) KORJATTU” välilehdillä E-kirjat, Äänikirjat, Lasten ja nuorten e-kirjat sekä Lasten ja nuorten äänikirjat annettavat lisenssihinnat ovat sidottuna kulloinkin ilmoitettuun lisenssityyppiin ja lisenssin yhtäaikaisten käyttäjien enimmäismäärään.

B) Tarjous

Tarjousten käsittelyn yhteydessä Hankintayksikkö totesi, että tarjoajan tarjouksessa antamat lisenssien hinnat tarjouksen liitteellä ”Liite 4 Hinta- ja laatuvertailu (Muualla kuin Suomessa julkaistut ruotsinkieliset) KORJATTU” välilehdillä E-kirjat, Äänikirjat, Lasten ja nuorten e-kirjat sekä Lasten ja nuorten äänikirjat vaikuttavat poikkeuksellisen alhaisilta.

C) Vastaus hankintayksikön selvityspyyntöön

Hankintalain 74 § 2 momentin mukaan hankintayksikkö voi pyytää tarjoajia täydentämään tai täsmentämään selvityksiä ja muita asiakirjoja.

Hankintayksikkö on pyytänyt 22.12.2023 päivätyllä selvityspyynnöllä tarjoajaa vastaamaan seuraavaan kysymyksiin:

”Pyydämme teiltä selvitystä siitä, sitoudutteko toimittamaan hankinnan kohteena olevaa palvelut tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltyjen ehtojen mukaisesti huomioiden muun ohella tarjouspyynnön liitteellä 4 ilmoitettu hinnoitteluperusteet.

Pyydämme vastaamaan ”Kyllä sitoudumme” tai ”Emme sitoudu”.”

sekä

”Tarjouksenne hinnoittelun asianmukaisuuden arvioimiseksi pyydämme teitä an-tamaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 96 §:n 1 momentissa tarkoitetun selvityksen tarjouksenne hinnoista ja hinnoitteluperiaatteista. Selvitys tulee liittää vastauksenne liitteeksi.”

Tarjoaja vastasi selvityspyyntöön 4.1.2024 seuraavasti

“As for pricing, I mentioned in our Technical Specifications document. The pricing that is reflected in the response is Cost Per Circ (CPC). I do not know if it is translation issue or a misunderstanding but I translate it and I sometimes get concurrent user and sometimes get Limited simultaneous use 30 users. The only response I can make is (CPC multiplied by 30). Which is the pricing reflected. The Cost per Circ price is guaranteed, therefore I am responding yes to your document. “

ja

”Mitä tulee hinnoitteluun, mainitsin tekniset tiedot -asiakirjassamme. Hinnoittelu, joka näkyy vastauksessa, on Cost Per Circ (CPC). En tiedä onko kyseessä käännösongelma vai väärinkäsitys, mutta käännän sen ja joskus saan samanaikaisen käyttäjän ja joskus rajoitetun samanaikaisen käytön 30 käyttäjää. Ainoa vastaus, jonka voin antaa, on (CPC kerrottuna 30:llä). Mikä on hinnoittelu heijastuu. Cost per Circ -hinta on taattu,joten vastaan asiakirjaasi kyllä.”

Hankintayksikkö on 8.1.2024 lähettänyt seuraavan selvityspyynnön:

”The prices asked in the call for tenders appendix 4 is One Copy/One User license multiplied by 10/30 (this model is also known as One Copy Multiuser (OCMU) -license). This means that with this model a restricted amount (10/30) of simultaneous users can borrow the same title at the same time. The license period is one year, and the total amount of loans is unlimited under the license period.

Question: Can you provide the titles mentioned in the call for tenders appendix 4 with the license model described above and at the price you have given in your offer? (Answer YES or NO)”

Tarjoaja on vastannut 9.1.2024 seuraavasti:

“ I have responded no to your attached document. We do not have this present lending model available. I hope I have not caused to much inconvenience with our response of a Cost Per Circ alternative. We do have a relationship with most of the publishers providing this content. If these publishers are offering this model, we can discuss offering this in the future. The more pricing options available offer the most cost-efficient service.”

sekä

”Olen vastannut ei liitteenä olevaan asiakirjaan. Meillä ei ole tätä nykyistä lainausmallia saatavilla. Toivon, etten ole aiheuttanut paljon vaivaa vastauksellamme Cost Per Circ -vaihtoehtoon. Meillä on suhde useimpiin tätä sisältöä tarjoaviin julkaisijoihin. Jos nämä julkaisijat tarjoavat tätä mallia, voimme keskustella sen tarjoamisesta tulevaisuudessa. Tarjolla olevat enemmän hinnoitteluvaihtoehtoja tarjoavat kustannustehokkaimman palvelun.”

Lisäksi tarjoaja liitti selvityksensä liitteeksi tiedoston Request to Clarify.docx jossa oli vastattu kysymykseen “Can you provide the titles mentioned in the call for tenders appendix 4 with the license model described above and at the price you have given in your offer?” “No”.

D) Johtopäätös

Edellä esitetyn perusteella tarjous ei ole Helsingin kaupungin tarjouspyynnön vaatimusten mukainen. Näin ollen tarjoajan tarjous ei täytä Helsingin kaupungin tarjouspyynnössä asettamia tarjouksen vähimmäisvaatimuksia.

Yhteenveto

Koska tarjoajan tarjous ei edellä esitetyin tavoin täytä tarjouspyynnössä asetettua vähimmäisvaatimusta, sulkee Helsingin kaupunki tarjoajan tarjouksen tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti kokouksessaan 15/2023 päätöksellä 140 § valtuuttaa kirjastopalvelujen johtajan tekemään hankintapäätöksen tämän päätöksen kohteena olevassa kilpailutuksessa.