Hankinta, yhteishankinta, dokumentinhallintajärjestelmä, kaupunginkanslia
Dokumenttienhallintajärjestelmähankintaan kohdistuva hankintaoikaisuvaatimus (Innofactor Software Oy)
Päätös
Kaupunginhallitus hylkäsi Innofactor Software Oy:n dokumenttienhallintajärjestelmästä 8.11.2023 § 70 tehtyyn hankintapäätökseen kohdistuvan hankintaoikaisuvaatimuksen.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Dokumenttienhallintajärjestelmän hankinnassa (H022-23) tarjouksen antanut Innofactor Software Oy on määräajassa esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimus kohdistuu hankintajohtajan dokumenttienhallintajärjestelmästä 8.11.2023 § 70 tekemään hankintapäätökseen. Hankintaoikaisuvaatimus julkisilta osiltaan on tämän esityksen liitteenä. Hankintaoikaisuvaatimus kokonaisuudessaan on tämän esityksen oheismateriaaleissa.
Innofactor Software Oy on valittanut asiasta myös markkinaoikeuteen.
Hankintaoikaisuvaatimuksessa pyydetään oikaisemaan hankintapäätöstä siten, että vertailu suoritetaan uudelleen niin, että oikaisuvaatimuksen tekijän tarjous on mukana. Oikaisuvaatimuksen perusteluiden mukaan tarjous täyttää kilpailutuksessa tarjoukselle asetetut vaatimukset. Oikaisuvaatimuksen perusteluiden mukaan kysymys on hankintamenettelyyn sisältyneestä Proof of Concept -todentamismenettelystä (PoC) ja siinä erityisesti Toim-001-nimellä nimetyn vaatimuksen todentamisesta.
Tarjouspyyntöasiakirjoissa on asetettu pakolliset vähimmäisvaatimukset tarjoukselle ja sen sisällölle. Vähimmäisvaatimuksissa hankittavalle palvelulle on määritelty laadullisia vaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjottavan palvelun on pitänyt täyttää. Jos laadulliset vähimmäisvaatimukset eivät ole täyttyneet, on tarjous hankintalain mukaisesti hylätty tarjouspyynnön vastaisena.
Hankintalain 79 §:n mukaisesti hankintayksikön on ennen tarjousten vertailua tarkastettava, ovatko saapuneet tarjoukset hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukaisia. Hankintasopimusta ei voida tehdä sellaisen tarjoajan kanssa, joka ei täytä hankintayksikön asettamia vaatimuksia.
Tämän kilpailutuksen tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti tarjousten arvioinnin yhtenä osana käytettiin PoC-menettelyä. Menettelyn tarkoituksena oli testata, toteutuvatko tarjouspyynnössä järjestelmälle asetetut pakolliset vaatimukset.
Hankintamenettelyssä hankintayksikkö valitsi tarjouspyynnössä selostetuin tavoin tarjouskilpailun ensimmäisen vaiheen tarkastelusta (tarjoajan pakolliset soveltuvuusvaatimukset sekä pakolliset hankinnan kohteen kriteerit) muodostuneen pistemäärän perusteella kolme tarjoajaa toiseen vaiheeseen, joka sisälsi PoC-menettelyn. PoC-menettelyssä todennettaviksi merkityt vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön 2. liitteessä ("Vaatimusluettelo"). Vaatimuksista ensimmäinen on nimetty nimellä "Toim-001". Vaatimusluettelo on tämän esityksen liitteenä.
PoC-menettelyssä tarjoajille järjestettiin pakollisten ominaisuuksien todentamistilaisuus. Tilaisuudessa tarjoajien tuli käydä vaatimusluettelossa todennettaviksi merkityt pakolliset vaatimukset läpi siten, että hankintayksikkö on voinut todeta niiden toimivuuden. Tarjoukset, joiden kohdalla tarjoaja ei ole kyennyt todentamaan pakollisten vaatimusten täyttymistä, on hankintapäätöksessä hylätty tarjouspyynnön vastaisina.
Vaatimusluettelon ensimmäinen vaatimus (Toim-001) määriteltiin seuraavasti:
”Dokumenttienhallintajärjestelmässä käsiteltäville dokumenteille tulee pystyä tuottamaan Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS) määritellyt metatiedot ja niiden oletusmetatietoarvot. Tiedonohjaussuunnitelman oletusmetatietoarvot tallentuvat automaattisesti dokumentille siinä vaiheessa kun dokumentti muodostuu dokumenttienhallintajärjestelmässä.”
Toisin kuin oikaisuvaatimuksessa esitetään, hankintayksikkö ei ole todentamistilaisuudessa edellyttänyt integraatiota hankintayksikön tiedonohjausjärjestelmään. Sitä vastoin hankintayksikkö on vaatinut, että tarjottu järjestelmä kykenee tuottamaan Helsingin kaupungin TOS:n mukaiset metatiedot.
Toim-001-vaatimus edellyttää määrittelynsä mukaisesti, että metatiedot ovat nimenomaan Helsingin kaupungin TOS:n metatietoja. Tarjoajan on tullut alansa asiantuntijana ymmärtää, että vaatimuksen täyttymisen todentaminen edellyttää sen osoittamista, että järjestelmässä voidaan tuottaa nimenomaan Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaiset metatiedot. Oikaisuvaatimuksen tekijä ei ole todentamistilaisuudessa osoittanut kyseisen metatiedon sisältyvän tarjottuun järjestelmään tai osoittanut sen lisäämisen olevan mahdollista. Oikaisuvaatimuksen perusteluissa mainitun SÄHKE2-sertifioinnin täyttyminen ei riitä, sillä SÄHKE2-määrittelyt eivät täytä Toim-001-vaatimusta.
Innofactor Software Oy ei kyennyt PoC-menettelyssä osoittamaan pakollisten vaatimusten täyttymistä. Näin ollen tarjous ei ole ollut tarjouspyynnön mukainen, ja se on hylätty tarjouspyynnön vastaisena tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti ja tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi.
Hankintalain mukaisesti hankintamenettelystä päätetään kirjallisella hankintapäätöksellä perusteluineen. Tarjoajia ja tarjouskilpailua koskeva päätös tehtiin tässä kilpailutuksessa kirjallisesti hankintamenettelyn päätteeksi 8.11.2023 hankintapäätöksellä, joka on annettu tarjoajille hankintalain mukaisesti tiedoksi. Kilpailutuksessa ei tehty vaiheittaisia hankintapäätöksiä. Mitään hankintapäätöstä ei näin ollen ole tehty todentamistilaisuudessa.
Oikaisuvaatimuksessa huomautetaan vielä siitä, ettei hankintapäätöksen tarjoajakohtaista perustelumuistiota toimitettu tarjouksessa ilmoitettuun sähköpostiin. Hankintayksikkö toteaa, että tarjouksessa ilmoitettu sähköpostiosoite oli yhteissähköpostiosoite, johon ei voinut lähettää suojattua sähköpostia hankintayksikön käyttämällä turvasähköpostiohjelmistolla, joka edellyttää vastaanottajan vahvaa tunnistamista. Tämän vuoksi hankintayksikkö lähetti perustelumuistion tarjoajan ilmoittaman yhteyshenkilön henkilökohtaiseen työsähköpostiosoitteeseen. Hankintapäätös julkisilta osiltaan on lähetetty tarjouksessa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.
Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta ei ole kuultu muita tarjoajia kuulemisen ilmeisen tarpeettomuuden vuoksi (hallintolaki 34 §).
Hankintayksikkö on noudattanut hankintamenettelyssään hankintalakia ja menetellyt tarjouspyynnössään etukäteen avoimesti ja tasapuolisesti ilmoittamiensa vaatimusten ja arviointien mukaisesti. Hankintamenettelyssä ei ole tapahtunut virhettä eikä asiassa ole esitetty sellaista uutta tietoa, jolla olisi vaikutusta päätösedellytyksiin.
Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.
Keskushallinto Kaupunginkanslia Talous- ja suunnitteluosasto Hankinnat ja kilpailuttaminen Hankintajohtaja 08.11.2023 § 70
Päätös
Hankintajohtaja päätti hyväksyä M-Files Oy:n (y-tunnus 0686200-7) tarjouksen Dokumenttienhallintajärjestelmän toimittamisesta kokonaistaloudellisesti edullisimpana.
Hankintajohtaja päätti hylätä Innofactor Software Oy:n (y-tunnus 1639021-8) ja twoday Oy:n (1988069-3) tarjoukset tarjouspyynnön vastaisina, koska Innofactor Software Oy:n ja twoday Oy:n tarjoukset eivät täyttäneet tarjouskilpailussa hankinnan kohteelle asetettuja pakollisia vaatimuksia.
Hankintasopimus on voimassa määräaikaisena käyttöönottohetkestä alkaen kaksi (2) vuotta. Tämän jälkeen hankintasopimus on voimassa toistaiseksi irtisanomisehdoin.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on neljälle (4) vuodelle 4 500 000 euroa.
Päätöksen perustelut
Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 15.6.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön H022-23, Dnro HEL 2023-002863. Dokumenttienhallintajärjestelmän hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 17.6.2023 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 31.8.2023 klo 12:00. Määräaikaan mennessä saapui kolme (3) tarjousta: Innofactor Software Oy (1639021-8), M-Files Oy (0686200-7) ja twoday Oy (1988069-3).
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimuksissa on asetettu hankittavalle palveluille laadullisia vaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjottavan palvelun on pitänyt täyttää. Jos laadulliset vähimmäisvaatimukset eivät ole täyttyneet, on tarjous hylätty tarjouspyynnön vastaisena.
Proof of Concept-menettelyä koskeva kuvaus on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1. Hankinnan kohteen kuvaus, sivulla 24 POC tavoitteet, prosessi ja sisältö. Proof of Concept -menettelyssä kaikille tarjoajille on järjestetty pakollisten ominaisuuksien todennustilaisuus. Tilaisuudessa tarjoajien on tullut käydä vaatimusluettelossa todennettaviksi merkityt pakolliset vaatimukset läpi siten, että hankintayksikkö on voinut todeta niiden toimivuuden. Menettelyn tuloksena on todettu, että ennalta määritellyt pakolliset vaatimukset joko toteutuvat tai eivät toteudu. Tarjoukset, joiden kohdalla tarjoaja ei ole kyennyt todentamaan pakollisten vaatimusten täyttymistä, hylätään tarjouspyynnön vastaisina.
Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset ja Proof of Concept -menettelyssä todennettaviksi merkityt vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 2. Vaatimusluettelo.
Innofactor Software Oy ja twoday Oy eivät kyenneet Proof of Concept -menettelyssä osoittamaan pakollisten vaatimusten täyttymistä. Näin ollen kyseiset tarjoukset on hylättävä tarjouspyynnön vastaisina tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun varmistamiseksi.
Tarkemmat hylkäysperusteet lähetään erikseen omina liitteinä suojatulla sähköpostilla Innofactor Software Oy:lle ja twoday Oy:lle, koska päätöksen liitteet sisältävät tarjoajan liikesalaisuuden piiriin kuuluvia tietoja julkisuuslain 24 §:n 1 mom. 20 kohdan mukaisesti.
M-Files Oy:n jättämä tarjous on tarjouspyynnön mukainen.
Tarjousten vertailu
Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on ollut hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous, jossa hinnan painotus on 30 pistettä ja laadun 70 pistettä.
Vertailua ei suoritettu, koska vain yksi tarjous eteni vertailuvaiheeseen.
M-Files Oy:n tarjous täytti ainoana kilpailutuksen laadulliset vaatimukset.
Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §.
Lisätiedot
Heidi Lihr, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 - 310 70872
Tarja Pitkänen, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 - 310 38134
Päätös tullut nähtäväksi 07.02.2024
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.
Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Marja Sarmela, hankintalakimies, puhelin: 09 310 31651