Sääntöohjaus, hallintosäännön muuttaminen, kaupungin oman toiminnan kilpailuttamista koskevien määräysten uudistaminen

Kansliapäällikkö päätti antaa seuraavan menettelytapaohjeen hallintosäännön sisältämien kaupungin oman toiminnan kilpailuttamista koskevien määräyksien soveltamiseksi.

Ohje kaupungin oman toiminnan kilpailuttamista koskevien määräyksien soveltamiseksi

Oman toiminnan kilpailuttaminen tarkoittaa kaupungin itse tuottamien palvelujen avaamista kilpailutukselle niin, että kaupungin palveluksessa ollut henkilöstö siirtyy uuden toimijan palvelukseen. Palvelutuotannon avaaminen kilpailutukselle tapahtuu liikkeen luovutuksen periaatteiden mukaisesti.

Valtuustotasoiset palvelutuotantoa ja sen merkittäviä ja laajoja muutoksia koskevat yleiset linjaukset tehdään kaupunkistrategiassa ja sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan palvelustrategiassa sekä vuosittaisissa talousarvioissa.

Kaupunginvaltuusto päättää oman toiminnan kilpailuttamisesta silloin, kun kyse on valtuuston päättämästä kaupunki- tai palvelustrategiasta poikkeavasta, periaatteellisesti merkittävästä tai laajakantoisesta palvelutuotannon avaamisesta kilpailutukselle.

Kun kyse on kaupunki- tai palvelustrategian mukaisesta kilpailutuksesta tai muuten, kun kyse ei ole valtuuston päättämästä kaupunki- tai palvelustrategiasta poikkeavasta, periaatteellisesti merkittävästä tai laajakantoisesta asiasta, kaupunginhallitus päättää oman toiminnan kilpailuttamisesta koko kaupunkia, kaupunginkansliaa sekä kahta tai useampaa toimialaa, liikelaitosta tai virastoa koskien. Lautakunnat ja johtokunnat päättävät asiasta vastaavasti omilla tehtäväalueillaan.

Kaupungin palvelutuotantoa voidaan täydentää ostopalveluilla ilman, että kyse on tässä ohjeessa kuvatusta kokonaisuuden ulkoistamisesta.

Ennen päätöstä oman toiminnan kilpailuttamisesta

Ennen oman toiminnan kilpailuttamista koskevan päätöksen valmistelun käynnistämistä on varmistettava, että palvelutuotannon kilpailutukselle avaamisen tarve on asianmukaisesti perusteltu. Valmistelusta vastaavan organisaation on tarkastettava, että palvelutoiminto on mahdollista siirtää kaupungin ulkopuolelle. Valmistelua käynnistettäessä on selvitettävä palvelutuotannon avaamisen markkinatilanne ja -toimijat, palvelun hintataso sekä mahdollinen ulkopuolisen asiantuntemuksen tarve.

Kilpailuttamisen kokonaiskustannukset tulee arvioida ottamalla huomioon kaupungille syntyvät välittömät ja välilliset kustannukset. Kustannusvaikutukset on huomioitava myös valmiuden ja varautumisen näkökulmista. Valmistelussa on kustannusvaikutusten ohella selvitettävä koko kaupunkiorganisaatioon kohdistuvat muut merkittävät vaikutukset.

Oman toiminnan kilpailuttamista koskevan päätöksen valmistelun tulee tapahtua yhteistoiminnan menettelyjen mukaisesti. Henkilöstö on osallistettava kilpailutuksen suunnitteluun ja varmistettava, että heidän asiantuntemuksensa hyödynnetään valmistelun alusta asti. Valmistelusta tulee viestiä avoimesti henkilöstölle ja muille keskeisille tahoille jo suunnitteluvaiheessa. Henkilöstön asema liikkeen luovutuksessa on selvitettävä. Tarjoaja tulee pitää ajan tasalla henkilöstömäärän muutoksista, erityisesti jos palvelutoiminnon ulkoistamisessa kestää pitkään. Osatyökykyisten työntekijöiden asema on otettava valmistelussa huomioon ja sopimukseen tulee kirjata henkilöstön takaisinottovelvoite, kun sen edellytykset täyttyvät.

Valmistelussa on huomioitava kaupunkiorganisaation eri osien ja erilaisten toimintojen tarpeet, jotka koskevat kilpailutettavaa toimintaa. Kilpailuttamisen vaikutukset organisaation sisäiseen osaamiseen on selvitettävä. Poikkeusoloihin tulee varautua laatimalla valmiussuunnitelma. Valmistelussa on muodostettava oman toiminnan kilpailuttamisen riskiskenaario ja varasuunnitelma siltä varalta, ettei kilpailutus toteudu tai valittu kumppani täytä sovittuja velvoitteitaan. Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan rooli ja vastuu palvelujen järjestämisessä on huomioitava.

Kilpailuttamista koskevan päätöksen jälkeen

Kilpailuttamista koskevan päätöksen jälkeen on sopimuskauden pituus ja mahdolliset optiokaudet kirjattava selkeästi sopimukseen. Kilpailutuskauden lopussa tulee kilpailutuksen onnistuminen arvioida riippumattoman arvioitsijan avulla. Arvioinnissa on otettava huomioon toiminnan kattavuus, laatu ja hinta verrattuna omaan tuotantoon. Kilpailuttamisen periaatteiden toteutumista on seurattava asianmukaisin mittarein. Seurannan tulee kattaa palvelun laatu, kattavuus, hinnan ja saatavuuden kehittyminen sekä vaikutukset markkinoihin. Kilpailuttamisen tuloksista on raportoitava ja viestittävä asianmukaisille tahoille, kuten henkilöstölle, luottamuselimille ja johdolle.

Kaupunginvaltuusto hyväksyi 28.2.2024 § 48 Helsingin kaupungin hallintosäännön liitteen 1 mukaisesti voimaan 1.3.2024 lukien, jolloin hallintosääntöä muutettiin sisällyttämällä siihen kaupungin oman toiminnan kilpailuttamista koskevat määräykset.

Asian käsittelyn yhteydessä kaupunginvaltuusto totesi, että kansliapäällikkö antaa oman toiminnan kilpailuttamista koskevien määräyksien soveltamista tukevan menettelytapaohjeen.

Menettelytapaohje on käsitelty yhteistoiminnassa kaupungin henkilöstötoimikunnassa 6.11.2023.