Yleisvaltakirjan allekirjoittaminen kiinteistövaihdannan sähköiseen palveluun

Rahoitusjohtaja päätti allekirjoittaa liitteenä olevan yleisvaltakirjan allekirjoitusoikeudella ja 0 euron hintarajauksella kiinteistövaihdannan sähköistä palvelua varten seuraavissa rahoitusyksikön työtehtävissä toimiville henkilöille:

Lisäksi rahoitusjohtaja päätti allekirjoittaa liitteenä olevan yleisvaltakirjan luonnosteluun kiinteistövaihdannan sähköistä palvelua varten seuraavissa työtehtävissä toimiville henkilöille:

Helsinki on siirtymässä sähköisen kiinteistökaupan piiriin eli käyttämään Maanmittauslaitoksen Kiinteistövaihdannan palvelua, mikä kaupungin myöntämien lainojen osalta tarkoittaa asteittaista siirtymistä sähköisen palvelun käyttöön lainojen vakuuksien käsittelyssä talous- ja suunnitteluosastolla. Kiinteistövaihdannan palvelua on mahdollista käyttää yleisvaltakirjan nojalla. Yleisvaltakirja on tarpeen erityisesti kuntien osalta, joissa nimenkirjoitusoikeudet vaihtelevat eikä oikeuksia ole kirjattuna viranomaisten rekistereissä. Yleisvaltakirjan allekirjoittaa organisaation nimenkirjoittaja. Hallintosäännön 12 luvun 4 §:n 3. kohdan mukaan rahoitusjohtajalla on toimivalta päättää kaupungin saatavien vakuudeksi vahvistettujen kiinnitysten etusijajärjestyksen muuttamisesta sekä kaupungin myöntämien lainojen ja antamien takausten ylivakuutena olevien vakuuksien palauttamisesta. Nyt myönnettävät luonnosteluoikeudet sähköisessä Kiinteistövaihdannan palvelussa tarvitaan päätöksentekoa edeltävään valmisteluun.

Sähköisten rekisterien käyttöönoton vaikutus lainojen vakuusasioiden hoitoon

Maanmittauslaitoksen sähköisten rekisterien sekä järjestelmien käyttöönoton myötä kaupungin on tarpeen siirtyä käyttämään ko. palveluja asioinnin sujuvoittamiseksi ja nopeuttamiseksi. Käyttöönoton myötä paperisista hakemuksista voidaan luopua ja asiointi eri osapuolten (rahalaitokset, asiakkaat, Helsingin kaupunki) kanssa nopeutuu.

Lainoissa, joissa vakuudeksi asetetaan kiinnityksiä kiinteistöön tai maanvuokraoikeuteen, ei paperisia panttikirjoja ole voinut käyttää uuden lainan vakuutena enää vuoden 2020 alusta lukien. Paperiset panttikirjat ovat voimassa, mutta ne tulee muuttaa sähköisiksi, mikäli niitä on tarkoitus käyttää uuden lainan vakuutena. Vuodesta 2020 lukien kaikkien uusien lainojen panttikirjat ovat olleet sähköisiä.

Sähköinen huoneistotietojärjestelmä otettiin käyttöön vuoden 2019 alussa. Kaikkien asunto-osakeyhtiöiden on siirrettävä osakeluettelo huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Edelleen jokaisen osakehuoneiston omistajan on haettava osakekirjansa mitätöintiä ja sähköisen omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta 10 vuoden kuluessa siirrosta lukien. Tilanteessa, jossa asunto-osake vaihtaa omistajaa, on uuden omistajan kuitenkin haettava omistuksen rekisteröintiä kahden kuukauden kuluessa luovutuskirjan allekirjoittamisesta tai omistusoikeuden siirtymisestä. Huoneistotietojärjestelmään kerätään tiedot osakehuoneistojen, kuten asuntojen ja autopaikkojen, omistuksista, panttauksista ja rajoituksista. Sähköinen omistajamerkintä korvaa paperisen osakekirjan käytön osakehuoneistojen vaihdannassa ja lainan vakuutena.

Nykytilanne

Lainojen vakuudeksi asetettavat sähköiset panttikirjat on otettu käyttöön vuonna 2020. Helsingin kaupunki lainanantajana huolehtii nykytilanteessa velallisen valtuuttamana asiamiehenä lainojen vakuuksiin ja omistusten muutoksiin liittyvien paperisten hakemusten toimittamisesta Maanmittauslaitokselle.

Kiinteistövaihdannan palvelussa sähköisen asioinnin käyttöönotto edellyttää erillisen rajapintapalvelun käyttöönottoa. Rajapintapalvelun kautta on mahdollista hakea ajantasaista tietoa kiinteistöjen ja osakehuoneistojen omistuksista, vakuuksista ja rajoituksista. Edelleen rajapintapalveluun kytketyn luonnostelupalvelun avulla käyttäjän on mahdollista siirtää kaupankäyntiin ja vakuuksien varmistamiseen liittyvät, laaditut hakemukset Kiinteistövaihdannan palveluun eri osapuolille (ostaja, myyjä ja rahalaitokset). Kun asiakirja on allekirjoitettu Kiinteistövaihdannan palvelussa, lainhuuto- tai kiinnitysasia tulee automaattisesti vireille Maanmittauslaitokselle asiakirjoineen eikä paperisia lomakkeita tarvita.

Sähköinen asiointi osakehuoneistojen hakemusten osalta ei vielä toistaiseksi ole mahdollista, mutta palvelua kehitetään. Tavoitetila on palvelun laajentaminen vastaamaan Kiinteistövaihdannan palvelun prosessia. Huoneistotietorekisterin sisältämät tiedot ovat kuitenkin haettavissa rajapintapalvelun kautta jo tällä hetkellä.

Vakuusasioiden tehtäväjaon osalta rahoitusjohtaja päätti 24.6.2020, § 49, että kassapäälliköllä, laina-asiantuntijalla sekä rahoituspäälliköllä on ko. päätöksen mukaisessa sijaantulojärjestyksessä oikeus allekirjoittaa henkilöstökassan myöntämien lainojen hoidossa tarvittavat Maanmittauslaitokselle toimitettavat hakemukset:

Sähköiseen asiointiin siirtymisen vuoksi valtuuksia tullaan jatkossa tarvitsemaan myös hakemusten luonnostelupalveluun. Lisäksi sähköisten kiinnitysten siirron hyväksyntä tapahtuu jatkossa sähköisesti.

Kiinteistövaihdannan palvelusta aiheutuvat kulut peritään henkilöstökassan laina-asiakkailta sekä muilta kaupungin henkilölaina-asiakkailta täysimääräisesti perustuen kaupungilta laskutettaviin Maanmittauslaitoksen ja Suomen Asiakastiedon kulloinkin voimassa olevien hinnastojen mukaisiin taksoihin.

Valtuutus maakaaressa tarkoitettujen asiointijärjestelmien käyttöön

Valtuutetulla on yleinen valtuus käyttää valtuutuksen antajan puolesta Kiinteistövaihdannan palveluun kuuluvia maakaaren 5 luvun 3 §:ssä tarkoitettuja sähköisiä asiointijärjestelmiä (sähköinen kaupankäyntijärjestelmä ja sähköinen kiinnitysjärjestelmä). Kaupankäyntijärjestelmän tarkoituksena on mahdollistaa kiinteistön kauppojen ja muiden luovutusten sekä niihin liittyvien asiakirjojen tekeminen sähköisenä ja edistää sähköistä asiointia kirjaamisasioissa. Kiinnitysjärjestelmän tarkoituksena on mahdollistaa kiinnitystä ja panttikirjaa koskevien hakemusten sekä niihin liittyvien asiakirjojen tekeminen sähköisenä ja edistää muutenkin sähköistä asiointia kirjaamisasioissa.

Valtakirja antaa valtuutetulle asiakirjojen luonnosteluoikeuden lisäksi myös oikeuden hyväksyä eli allekirjoittaa asiakirjoja valtuuttajan puolesta edellä mainituissa asiointijärjestelmissä. Yleisvaltakirja allekirjoitusoikeudella rajataan siten, että valtuutetulla ei ole oikeutta tehdä luovutuksia. Valtuutetun oikeus tehdä luovutuksia rajoittuu luovutushinnaltaan 0 euroon kutakin valtuutetun tekemää luovutusta kohden.

Tämän päätöksen toimeenpano edellyttää liitteenä olevien yleisvaltakirjojen allekirjoittamista, mitkä muodostavat maakaaren 9 a luvun 1 §:n 3 momentissa tarkoitetun, asiointijärjestelmien käyttöä varten tarvittavan valtuutuksen. Asiointijärjestelmän ylläpitäjälle toimitettavilla valtakirjoilla on tarkoitus antaa päätöksessä nimetyille oikeus käyttää asiointijärjestelmää valtuuttajan puolesta asiakirjoja hyväksymättä.