Avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidontarkastus, avustukset vuodelta 2021, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti. Lautakunnan jaostot päättävät jaostojen käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta ja hyväksyvät perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta. Lisäksi jaostot valvovat avustusten käyttöä. (luku 17, § 1–4)

Avustustoiminta on yksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan keskeisistä tehtävistä. Sitä toteutetaan kolmessa palvelukokonaisuudessa. Vuosittaiset tilinpidontarkastukset ovat yksi osa toimialan avustusten käytön seurannan laadunvarmistamista ja yhtenäisten toimintatapojen kehittämistä. Yhteinen tarkastusprosessi toteutettiin nyt neljättä kertaa. Yhteistä prosessia jatketaan myös vuonna 2024, jolloin vuotta 2022 koskevat avustusten tarkastusraportit esitellään lautakunnalle keväällä.

Kulttuuri- ja kirjastojaoston, liikuntajaoston ja nuorisojaoston avustuksia myönnettäessä noudatetaan Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeita. Tämän lisäksi noudatetaan avustuslajikohtaisia arviointikriteerejä ja myöntämisperusteita.

Avustusten käytön valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkoituksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta. Valvonta on mitoitettava siten, että avustuksen käytöstä avustuspäätöksen mukaisesti saadaan riittävä varmuus ottaen huomioon avustuksen suuruus ja luonne. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muutakin toimintaa koskevia tarkastuksia (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Tilinpidon tarkastuksen tärkeänä tavoitteena on tarkastustoiminnan ja vuoropuhelun kautta auttaa yhteisöjä kehittämään omaa toimintaansa. Tarkastustoiminnan avulla kumppanuusyksiköissä pystytään kehittämään avustamiseen liittyvää opastusta ja neuvontaa. Kaikki tarkastuksen kohteena olevat yhteisöt saavat omaa toimintaansa koskevan tarkastusraportin, jonka lisäksi kumppanuusyksiköt käyvät tarvittaessa jokaisen kanssa keskustelun, jossa voidaan raportin havaintoihin pohjaten sopia kehittämistoimenpiteistä.

Tarkastus vuoden 2021 taloudesta ja toiminnasta

Tilinpidontarkastuksen toteuttajana jatkoi KPMG Oy toimeksiantosopimuksella. Yhdistysten toimintaa tarkasteltiin suhteessa kunkin avustuksen myöntämis- ja arviointiperusteisiin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin.

Tarkastus kohdistui 18:sta avustuskohteeseen, jotka valikoituivat pistokoeluonteisesti avustusvalmistelijoiden harkintaan perustuen ja edustamaan erityyppisiä toimijoita. Tarkastettaville yhteisöille toimitettiin tarkastajan toimesta lista materiaaleista, joita heidän tuli toimittaa tarkastuksen tekemistä varten. Lisäksi kunkin yksikön avustusvalmistelijat toimittivat tarkastajille avustushakemuksiin ja niiden päätöksiin liittyvän materiaalin. Tarkastetut yhteisöt olivat:

1. Osuuskunta Forum Box (kulttuuri)
2. Itä-Helsingin musiikkiopiston kannatusyhdistys ry (kulttuuri)
3. Perpetuum Mobile ry (kulttuuri)
4. Sirkus Magenta ry (kulttuuri)
5. Teatteriyhdistys Takomo ry (kulttuuri)
6. Zodiak Presents ry (kulttuuri)
7. Liikuntapeuhis ry (nuoriso)
8. Nuoret Merellä ry (nuoriso)
9. Suomen Venäjänkielisten teemaosasto – Maunulan Spinni ry (nuoriso)
10. Sjöscoutkåren Vikingarna rf  (nuoriso)
11. Norr om Stan rf (nuoriso)
12. Leirikesä ry (nuoriso)
13. Helsingfors Segelsällskap r.f. (liikunta)
14. Kiipeilyurheilijat ry (liikunta)
15. Suomen Venäjänkielisten teemaosasto - Maunulan Spinni ry (liikunta)
16. Skydive Finland ry (liikunta)
17. Unifight club Helsinki ry (liikunta)
18. Voimistelu- ja urheiluseura Käpylän Urheilijat ry (liikunta)

Tarkastuksen havaintoja

Keskeisenä havaintona voidaan todeta, että toiminnantarkastuksen kohteena olleiden toimijoiden avustusten osalta ei ole tehdyn asiantuntija-arvion mukaan perustetta takaisinperinnälle.

Tarkastuskierroksella havaittiin, että edellisvuosien tapaan koronatilanne vaikutti tarkastettujen yhteisöjen toimintamahdollisuuksiin ja talouteen. Lisäksi havaittiin, että yleisavustusten ja toiminta-avustusten osalta haastavia ovat tilanteet, joissa toiminta on ylijäämäistä. Tarkastettavien kohteiden luonne on myös ollut moninainen ja avustusten seurannan järjestäminen vaihtelee. Nyt tarkastettujen toimijoiden joukossa oli pieniä, osin vapaaehtoisvoimin toimivia yhdistyksiä ja seuroja ja isompia, ammattimaisia toimijoita. Lisäksi voidaan todeta, että avustusten käytön ohjeistuksessa on edelleen syytä painottaa vahvasti avustuskohtaisen kirjanpidon seurannan tärkeyttä.

Tällä kierroksella esiin nousivat myös lähipiirihankinnat. Niiden osalta avustuksen saajat eivät täysin tunnista tilannetta siinä mitassa, että he pitäisivät näistä erillistä seurantaa ja dokumentoisivat lähipiirihankintojen perusteita, markkinahintaisuutta ja hankinnan kohtuullisuutta.

Tarkastuksen kohteet antoivat lähtökohtaisesti myönteistä palautetta tarkastuksesta. He kokivat tarkastuksen hyödyllisenä prosessina toimintansa jatkokehittämisen kannalta. Lisäksi osa tarkastuksessa havaituista asioista oli jo korjattu alkuvuonna 2022 tai ehdotusten mukainen muutostyö oli jo käynnistetty tai käynnistyi.

Tarkastusraportit esitellään syksyllä 2023 liikunta-, nuoriso- ja kulttuuri- ja kirjastojaostossa, joissa voidaan tarvittaessa päättää mahdollisista jatkotoimenpiteistä käytön valvonnan osalta. Avustusten käytön seurantaa sekä yhteisöjen talouden ja hallinnon kehittämistä edistetään toimialayhteisesti. Tarkastusten lisäksi mahdollisia toimenpiteitä ovat valmistelijoille suunnatut koulutukset ja kentälle kohdennetut tilaisuudet.

Tilinpidon tarkastusten tavoitteena on edistää helsinkiläisten kulttuurin ja vapaa-ajan toimintaa järjestävien yhteisöjen toimintaedellytyksiä, osaamista ja tasa-arvoa. Näin myös osaltaan tuetaan kansalaisyhteiskuntaa, rakennetaan luottamusta ja lisätään helsinkiläisten mahdollisuuksia kokea elämyksiä, harrastaa ja osallistua.

Päätös tullut nähtäväksi 08.06.2023

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §