Avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidontarkastus, avustukset vuodelta 2021, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti. Lautakunnan jaostot päättävät jaostojen käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta ja hyväksyvät perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta. Lisäksi jaostot valvovat avustusten käyttöä. (luku 17, § 1–4)

Avustustoiminta on yksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan keskeisistä tehtävistä. Sitä toteutetaan kolmessa palvelukokonaisuudessa. Vuosittaiset tilinpidontarkastukset ovat yksi osa toimialan avustusten käytön seurannan laadunvarmistamista ja yhtenäisten toimintatapojen kehittämistä. Yhteinen tarkastusprosessi toteutettiin nyt neljättä kertaa. Yhteistä prosessia jatketaan myös vuonna 2024, jolloin vuotta 2022 koskevat avustusten tarkastusraportit esitellään lautakunnalle ja jaostoille.

Kulttuuri- ja kirjastojaoston, liikuntajaoston ja nuorisojaoston avustuksia myönnettäessä noudatetaan Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeita. Tämän lisäksi noudatetaan avustuslajikohtaisia arviointikriteerejä ja myöntämisperusteita.

Avustusten käytön valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkoituksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta. Valvonta on mitoitettava siten, että avustuksen käytöstä avustuspäätöksen mukaisesti saadaan riittävä varmuus ottaen huomioon avustuksen suuruus ja luonne. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muutakin toimintaa koskevia tarkastuksia (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Tilinpidon tarkastuksen tärkeänä tavoitteena on tarkastustoiminnan ja vuoropuhelun kautta auttaa yhteisöjä kehittämään omaa toimintaansa. Tarkastustoiminnan avulla kumppanuusyksiköissä pystytään kehittämään avustamiseen liittyvää opastusta ja neuvontaa. Kaikki tarkastuksen kohteena olevat yhteisöt saavat omaa toimintaansa koskevan tarkastusraportin, jonka lisäksi kumppanuusyksiköt käyvät tarvittaessa jokaisen kanssa keskustelun, jossa voidaan raportin havaintoihin pohjaten sopia kehittämistoimenpiteistä.

Tarkastus koskien vuoden 2021 toimintaa ja taloutta

Tilinpidontarkastuksen toteutti KPMG Oy, joka suoritti tarkastuksen myös vuonna 2020. Yhdistysten toimintaa tarkasteltiin suhteessa kunkin avustuksen myöntämisperusteisiin/arviointikriteereihin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin. Tarkastus toteutettiin yhteisen palaverin pohjalta sovittujen periaatteiden ja tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Tarkastus kohdistui kulttuurin osalta avustuskohteisiin, jotka valikoituivat pistokoeluonteisesti avustusvalmistelijoiden harkintaan perustuen ja edustamaan erityyppisiä toimijoita. Tarkastaja toimitti tarkastettaville yhteisöille listan materiaaleista, joita heidän tuli toimittaa tarkastuksen tekemistä varten. Lisäksi avustusvalmistelijat toimittivat tarkastajille avustushakemuksiin ja niiden päätöksiin liittyvän materiaalin.

Kulttuurin avustusta saaneet tarkastetut toimijat olivat:

1. Osuuskunta Forum Box
2. Itä-Helsingin musiikkiopiston kannatusyhdistys ry
3. Perpetuum Mobile ry
4. Sirkus Magenta ry
5. Teatteriyhdistys Takomo ry
6. Zodiak Presents ry

Tarkastuksen havaintoja

Keskeisenä havaintona voidaan todeta, että toiminnantarkastuksen kohteena olleiden toimijoiden avustusten osalta ei ole tehdyn asiantuntija-arvion mukaan perustetta takaisinperinnälle.

Tarkastuskierroksella havaittiin, että edellisvuosien tapaan koronatilanne vaikutti tarkastettujen yhteisöjen toimintamahdollisuuksiin ja talouteen. Lisäksi havaittiin, että yleisavustusten ja toiminta-avustusten osalta haastavia ovat tilanteet, joissa toiminta on ylijäämäistä. Tarkastettavien kohteiden luonne on myös ollut moninainen ja avustusten seurannan järjestäminen vaihtelee. Lisäksi voidaan todeta, että avustusten käytön ohjeistuksessa on edelleen syytä painottaa vahvasti avustuskohtaisen kirjanpidon seurannan tärkeyttä.

Tarkastuksen kohteet antoivat lähtökohtaisesti myönteistä palautetta tarkastuksesta. He kokivat tarkastuksen hyödyllisenä prosessina toimintansa jatkokehittämisen kannalta. Lisäksi osa tarkastuksessa havaituista asioista oli jo korjattu alkuvuonna 2022 tai ehdotusten mukainen muutostyö oli jo käynnistetty tai käynnistyi.

Avustusten käytön seurantaa sekä yhteisöjen talouden ja hallinnon kehittämistä edistetään toimialayhteisesti. Tarkastusten lisäksi mahdollisia toimenpiteitä ovat valmistelijoille suunnatut koulutukset ja kentälle kohdennetut tilaisuudet. Yhteisöjen tilinpidontarkastukset ja niistä tuotettavat raportit ovat hyvä väline niin vuoropuhelun lisäämiseen kuin seurannan kehittämiseen sekä toimialan sisällä että suhteessa avustuksen saajiin.

Tilinpidon tarkastusten tavoitteena on edistää helsinkiläisten kulttuuri- ja vapaa-ajan toimintaa järjestävien yhteisöjen toimintaedellytyksiä, osaamista ja tasa-arvoa. Näin myös osaltaan tuetaan kansalaisyhteiskuntaa, rakennetaan luottamusta ja lisätään helsinkiläisten mahdollisuuksia kokea elämyksiä, harrastaa ja osallistua.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 06.06.2023 § 76

Päätös tullut nähtäväksi 01.09.2023

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.