Virkasuhteen täyttäminen, kaupunginkanslia, elinkeino-osasto, suunnittelija, työavain KANSLIA-01-29-23

Palvelupäällikkö päätti ottaa koulutuksen, kokemuksen ja haastattelussa osoitetun sopivuuden perusteella henkilön ********** suunnittelijan määräaikaiseen virkaan 1.9.2023 lukien.

Viran tehtäväkohtainen palkka on 3466,67 € euroa.

Virantoimitus jatkuu 31.12.2024 saakka. Virkaan valittavan kanssa sovitaan erikseen päivämäärästä, jolloin hän ottaa viran vastaan.

Virkaan valitulle määrätään virantoimituksen aloittamisesta alkava koeaika, joka on kolme kuukautta palvelussuhteen kestosta. Mikäli viranhaltija siirtyy Helsingin kaupungilla toiseen virkasuhteeseen, peräkkäisissä määräaikaisissa virkasuhteissa ei määrätä uutta koeaikaa, elleivät viranhaltijan tehtävät tai asema muutu olennaisesti.

Päätös on ehdollinen, kunnes virkaan valittu on esittänyt selvityksen terveydentilastaan. Selvitys terveydentilasta on esitettävä kuukauden kuluessa virkaan ottamista koskevan päätöksen tiedoksisaannista lukien. Mikäli tehtävästä toiseen siirtyvä henkilö on aiemmin jo esittänyt selvityksen terveydentilastaan, esihenkilö voi päättää, ettei työhöntulotarkastusta tarvita.

Suunnittelijan virka on ollut julkisesti haettavana ajalla 3.7.2023-31.7.2023 Helsingin kaupungin sähköisessä rekrytointijärjestelmässä osoitteessa helsinkirekry.fi. Hakuilmoitus oli lisäksi esillä TE-palveluiden sivuilla sekä monster.fi ja duunitori.fi -palveluissa. Virka sijoittuu palvelussuhteen alkaessa työllisyyden kuntakokeilun osaamisen ja uraohjauksen palvelukokonaisuuden asiakaspalvelun tuen ja kehittämisen tiimiin.

Kansliapäällikön 3.3.2021, 56 §:n tekemän päätöksen toimivallan siirtämisestä keskushallinnossa kanslian henkilöstöasioihin liittyvässä päätöksenteossa mukaan määräaikaiseen virkaan ottaa ko. viralle määritelty lähin virassa oleva esihenkilö. Suunnittelijan tehtävän osalta määräaikaiseen virkaan ottaa palvelupäällikkö **********

Viranhaltijan tehtävänä ovat tukea asiakastyötämme ja -viestintää asiakasdatan hyödyntämisen ja raportoinnin keinoin. Suunnittelijalta vaaditaan erinomaisia excel-taitoja, tiedon hakemista eri lähteistä sekä tiedon koostamista selkeiksi raporteiksi ja esityksiksi. Suunnittelijan tehtävänä on pitää yllä ja kehittää eteenpäin toimintaamme kuvaavaa vakioraportointia ja -seurantaa sekä tukea asiakasviestintää erilaisin kohderyhmäpoiminnoin. Suunnittelija osallistuu viestinnällisiin kohderyhmämäärittelyihin ja datan analysointiin asiakasviestinnän vaikuttavuuden parantamiseksi. Suunnittelija vastaa myös osaltaan asiakasviestinnän toteuttamisesta sovituissa kanavissa.

Suunnittelijan viran kelpoisuusvaatimuksena ovat alempi korkeakoulututkinto sekä kielitaitovaatimuksena hyvä suomen ja englannin kielen suullinen ja kirjallinen osaaminen.

Muodollisten kelpoisuusvaatimusten lisäksi suunnittelijalta odotettiin hakuilmoituksessa erinomaista excel-osaamista, kokemusta raportoinnista, tiedon analysointitaitoa, hyvää ongelmanratkaisukykyä, kykyä koostaa selkeitä tilastointiraportteja ja ymmärrystä datan merkityksestä asiakasviestinnässä.

Eduksi luettiin myös työllisyydenhoidon asiakastietojärjestelmien tuntemus sekä osaaminen Power BI:n käytöstä raportoinnissa.

Perustuslain 125 §:n mukaan viran yleiset nimitysperusteet ovat taito, kyky ja koeteltu kansalaiskunto.

Hakijat ja rekrytointiprosessi

Määräajassa hakemuksen jätti 72 hakijaa. Vaadittu kelpoisuus on 67 hakijalla. Hakijaluettelo on liitteenä 1.

Hakemusten perusteella lähetettiin ennakkotehtävä 22 hakijalle. Kriteerinä oli hakemukseen perustuva arvio hakijan motivaatiosta ja osaamisesta tehtävään. Ryhmähaastatteluun kutsuttiin ne hakijat, 19 henkilöä, jotka suorittivat ennakkotehtävän määräajassa. Kuusi hakijaa veti hakemuksensa pois ennen haastatteluita. Ryhmähaastattelut suoritti 14.8.2023 valintaryhmä, johon kuuluivat HR-päällikkö ********** asiakkuuspäällikkö ********** HR-suunnittelija ********** sekä HR-asiantuntija **********

Ryhmähaastattelun jälkeen yksilöhaastatteluun kutsuttiin viisi hakijaa ryhmähaastatteluvaiheeseen edenneistä hakijoista. Yksilöhaastatteluun kutsuminen perustui ryhmähaastattelun yhteydessä toteutetun yksilö- ja ryhmätehtävän arviointiin, jossa hakijan suoriutumista peilattiin viran valintakriteereihin. Lisäksi arvioinnissa otettiin huomioon haastattelua edeltänyt ennakkotehtävä ja hakemus. Ryhmähaastattelun ryhmäosiossa arviointi kohdistui erityisesti tehtävänannon edellyttämään ongelmanratkaisukykyyn. Hakijoiden välille muodostui osin merkityksellisiä eroja tehtävien laadullisessa toteutuksessa, ymmärrettävän raportoinnin ja analyysin kirjallisessa tai suullisessa tuottamisessa.

Yksilöhaastatteluihin, jotka toteutettiin Teams-yhteydellä, osallistuivat valintaryhmästä 18.8.2023 HR-päällikkö ********** asiakkuuspäällikkö ********** sekä HR-suunnittelija **********

Kärkihakijoiden vertailu

********** **********

********** **********

********** **********

********** **********

********** **********

Kärkihakijoiden arviointi

Kaikilla haastatelluista on kelpoisuusehdoissa edellytetty alempi korkeakoulututkinto sekä tehtävän edellyttämä kielitaito.

Yksilöhaastatteluun osallistuneiden hakijoiden välille ei valintaryhmän arvion perusteella syntynyt huomattavia eroja. Valintaa varten hakijoita oli kuitenkin mahdollista asettaa keskinäiseen järjestykseen, jonka kannalta merkitykselliseksi muodostui suunnittelijan tehtävässä vaadittava valintakriteerin mukainen osaaminen ja ymmärrys.

Koulutuksen ja työkokemuksen, hakuasiakirjojen, ennakkotehtävän ja haastatteluissa osoitetun soveltuvuuden pohjalta tehdyn kokonaisarvion perusteella parhaat edellytykset suunnittelijan viran hoitamiseen on hakijalla **********

Valinnan kannalta merkitykselliseksi muodostuivat erityisesti hakijan osoitettu excel-osaaminen ja kyky ymmärtää datan merkitys asiakasviestinnässä. Valitun hakijan kohdalla vahvistui rekrytointiprosessin eri tehtävien sekä rekrytointivaiheiden avulla vaadittujen osaamisalueiden vahva hallinta. Hakijan kohdalla erityisesti vaaditut excel-taidot olivat muita haastateltuja hieman parempia. Eduksi valitun hakijan kohdalla oli luettavissa kahden muun haastateltavan ohella kokemus käytettävästä asiakastietojärjestelmästä. Valitun hakijan kohdalla tämä kokemus välittyi parhaiten valinnan ehdottomiin kriteereihin. Lisäksi hakija on rekrytointiprosessin aikana antanut monipuolisimman kuvan kyvystään työskennellä suunnittelijana Helsingin työllisyyden kuntakokeilussa.

Palvelupäällikkö tutustui hakijoihin valintaryhmän (asiakkuuspäällikkö, HR-päällikkö, HR-suunnittelija ja HR-asiantuntija) esittelystä ennen valintapäätöstä. Palvelupäällikkö katsoo hakemuksesta, ennakkotehtävästä sekä haastattelusta muodostetun kokonaisarvion perusteella, että parhaat edellytykset suunnittelijan viran hoitamiseen on hakijalla **********

Päätös annetaan tiedoksi virkaan valitulle sekä muille hakijoille oikaisuvaatimusohjeineen.

Päätöksen tiedoksianto tapahtuu sähköisessä rekrytointijärjestelmässä niiden osalta, jotka ovat antaneet suostumuksensa sähköiseen tiedoksiantoon ja muiden osalta kirjeitse.