Kokouskäytännöt, kaupungin toimielinten sähköiset kokoukset, keskushallinto, kaupunginkanslia
Kaupungin toimielinten siirtyminen sähköisistä kokouksista normaaliin kokousmenettelyyn
Päätös
Kaupunginhallitus päätti panna asian pöydälle kahdeksi viikoksi.
Käsittely
Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti panna asian pöydälle Juhana Vartiaisen ehdotuksesta.
Kaupunginhallitus kumoaa tekemänsä päätöksen kaupungin muiden toimielinten kuin kaupunginvaltuuston sähköisistä kokouksista siten, että kokouksen pitäminen sähköisessä toimintaympäristössä ei ole mahdollista 4.12.2023 alkaen.
Kaupunginhallitus on päättänyt 4.4.2022, 258 §, että kaupungin toimielimet kaupunginvaltuustoa lukuun ottamatta voivat pitää kokouksen sähköisessä toimintaympäristössä. Kokoukseen on voinut osallistua myös kokouspaikalla.
Kaupunginvaltuusto päätti sähköisen kokousmenettelyn mahdollistavista hallintosääntömuutoksista 25.3.2020, 94 §. Menettely oli tarkoitettu koronaepidemian aikaiseksi poikkeusjärjestelyksi, jolla turvataan toimielinten toimintaedellytykset kokousrajoitusten ollessa voimassa ja tartuntamäärien lisääntyessä. Hallintosäännön määräykset sähköisestä kokousmenettelystä on tarkoitus pitää ennallaan.
Koronaepidemian tilanteen helpottaessa on tarkoituksenmukaista kumota terveysturvallisuudella perusteltu päätös sähköisistä kokouksista. Vaikka etäkokouksilla on monia etuja, hybridikokouksiin liittyvät haitat voivat vaikuttaa negatiivisesti kokoustilanteen vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön. Toimielinten kokouksiin ei kuitenkaan tule jatkossakaan osallistua sairaana vaan tilanteen vaatiessa luovutettava tehtävän hoitaminen varajäsenelle tai sijaiselle.
Sähköisiin kokouksiin siirtymiseen liittyvät järjestelyt tehtiin kiireellä koronaepidemian alkuvaiheessa. Kokoustoimintaan liittyvien teknisten ratkaisujen, kokousmenettelyn ja toimintatapojen määrittelyn osalta ratkaisu oli osin puutteellinen. Tavoitteena on tarkastella luottamushenkilöiden sähköistä toimintaympäristöä kokonaisuutena, seurata sähköisten kokousratkaisuiden kehitystä ja mahdollistaa sähköisten kokousten hallittu käyttöönotto tarvittaessa myöhemmin.
Sähköisistä kokouksista luopuminen koskee kaikkia kokoukseen osallistuvia. Toimielinten jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeutetuilla viranhaltijoilla tai työntekijöillä ei ole mahdollisuutta osallistua kokoukseen sähköisessä ympäristössä. Asiantuntijoiden kuuleminen yksittäisissä tapauksissa etäyhteydellä on kuitenkin mahdollista, jos se on erityisesti tarpeen asian käsittelyn kannalta.
Toimivalta
Helsingin kaupungin hallintosäännön 29 luvun 22a §:n 2 momentin mukaan kaupunginhallitus voi päättää, että muu toimielin kuin kaupunginvaltuusto voi varsinaisen kokouksen, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla, sijasta pitää kokouksen sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla. Kaupunginvaltuuston osalta sähköisten kokousten käyttöönotosta päättää kaupunginvaltuuston puheenjohtaja.
Kaupunginhallitus 23.10.2023 § 618
Päätös
Kaupunginhallitus päätti panna asian pöydälle.
Käsittely
Palautusehdotus:
Minja Koskela: Esitys palautetaan valmisteluun, jonka aikana arvioidaan korona-ajan nopeasta käyttöönotosta juontuvien kokoustoimintaan liittyvien teknisten ratkaisujen, kokousmenettelyn ja toimintatapojen puutteellisuudet sekä niiden korjaamisen mahdollisuudet siten, että luottamushenkilöiden sähköisen toimintaympäristön ja hybridimallin käyttöönotto mahdollistuisi sujuvasti jatkossa tietosuojakysymykset huomioiden.
Valmistelun aikana selvitetään luottamushenkilöitä kuullen, miten hybridimalli on koettu luottamustehtävän hoitamisen, vuorovaikutuksen ja yhteistyön näkökulmasta. Lisäksi kuullaan lautakuntien ja muiden hybridimallia hyödyntävien, säännöllisesti kokoontuvien toimielinten puheenjohtajia. Demokratiavaikutuksia arvioidaan paitsi hybridimallin reunaehtojen, myös luottamushenkilöiden osallisuuden kokemusten näkökulmasta.
Palautuksen aikana arvioidaan erilaisten kokousten luonteen vaikutus hybridimalliin, kuten erilaisten kuulemistilaisuuksien ja päätöskokousten mahdolliset erot (esim. kaupunginhallituksen aamukoulu sekä keskusvaalilautakunta), sekä puheenjohtajan mahdollisuus edellyttää lähiosallistumista erityisen painavien päätösasioiden tullessa kyseeseen. Pohdinnoissa otetaan huomioon kaupungin henkilöstöä koskevat perhemyönteiset linjaukset, kuten vastikään keskustellut imetysmyönteisyyteen liittyvät näkökohdat. Selvitys toteutetaan maaliskuuhun 2024 mennessä.
Kannattaja: Elisa Gebhard
Minja Koskelan palautusehdotusta ei käsitelty asian käsittelyn keskeyttämisen vuoksi.
Vastaehdotus:
Shawn Huff: Kaupunginhallitus kumoaa tekemänsä päätöksen kaupungin muiden toimielinten kuin kaupunginvaltuuston sähköisistä kokouksista siten, että sähköisistä kokouksista luopuminen koskee kaikkia päätöskokouksia. Kuulemistilaisuudet ja ei-päätöksentekoa koskevat kokoukset sekä keskusvaalilautakunnan kokoukset voidaan edelleen järjestää hybridimallin mukaisesti 4.12.2023 alkaen.
Perustelujen kuudes kappale muotoillaan uudestaan: Sähköisistä kokouksista luopuminen koskee kaikkia päätöskokouksia. Kuulemistilaisuudet ja ei-päätöksentekoa koskevat kokoukset sekä keskusvaalilautakunnan kokoukset voidaan edelleen järjestää hybridimallin mukaisesti. Toimielinten jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeutetuilla viranhaltijoilla tai työntekijöillä ei ole mahdollisuutta osallistua päätöskokoukseen sähköisessä ympäristössä. Asiantuntijoiden kuuleminen yksittäisissä tapauksissa etäyhteydellä on kuitenkin mahdollista, jos se on erityisesti tarpeen asian käsittelyn kannalta.
Shawn Huffin vastaehdotusta ei käsitelty asian käsittelyn keskeyttämisen vuoksi.
Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti panna asian pöydälle Juhana Vartiaisen ehdotuksesta.
02.10.2023 Pöydälle
Esittelijä
Lisätiedot
Antti Peltonen, hallintopäällikkö, puhelin: 09 310 36018
Lauri Menna, johtava asiantuntija, puhelin: 09 310 36012
Päätös tullut nähtäväksi 06.11.2023
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.
Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Antti Peltonen, hallintopäällikkö, puhelin: 09 310 36018
Lauri Menna, johtava asiantuntija, puhelin: 09 310 36012