Hankinta, puitejärjestely 2024–2026, rakennusten kuntoarviot, kaupunkiympäristön toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankinnan perustiedot

Puitejärjestelyllä hankitaan erityyppisiä rakennusten kuntoarvioita. Kuntoarviot voivat pitää sisällään esimerkiksi rakennuslupaa, myyntiä tai kunnossapidon suunnittelua varten tehtäviä kuntoarvioita, riskikartoituksia ja ennakoivia selvityksiä olemassa oleviin kiinteistöihin.

Tarjouskilpailulla valitaan yritykset, joiden kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimukset 28.2.2026 saakka. Sopimuksia on mahdollista jatkaa kahdella 1 vuoden pituisella optiokaudella.

Tarjoukset annetaan kiinteinä yksikköhintoina varsinaisen sopimuskauden ajaksi.

Tätä hankintasopimusta ei ole jaettu osiin, koska hankinta on palvelukokonaisuus, jonka jakaminen tekisi sopimuksen toteuttamisesta teknisesti liian vaikeaa.

Puitejärjestelyyn valitaan neljä (4) sopimustoimittajaa, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta.

Hankintamenettely

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan 21.11.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2023-012732. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.

Hankinnasta on 22.11.2023 julkaistu EU-hankintailmoitus sähköisessä ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun). Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin internet-osoite, josta tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityneiden noudettavissa.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 3.1.2023 klo 13.00 mennessä tarjouksen jätti 11 tarjoajaa:

• AFRY Buildings Finland Oy
• A-Insinöörit Suunnittelu Oy
• Ryhmittymä KAHAS: Asiantuntijapalvelut Lukkari Oy, Insinööritoi-misto Korrate Oy, HepaConsulting Lukkari Oy, Atstek Oy, MHL In-vestment Oy, Sisäilmatekniikka Oy ja Rakennuspalvelu Jenni Oy
• FCG Finnish Consulting Group Oy
• Granlund Oy
• Ideastructura Oy (käyttää voimavarayksikköä)
• Ryhmittymä Korjauspartnerit Helsinki Oy ja Korjauspartnerit Turku Oy
• Raksystems Insinööritoimisto Oy
• Sitowise Oy
• Sweco Finland Oy (käyttää voimavarayksikköä)
• WSP Finland Oy

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja tarjousten tarkastus

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Jos tarjouksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan 3 §:n mukaisesti tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteita.

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoaja täyttää ESPD-lomakkeessa vaaditut tarjoavaa yritystä koskevat tiedot.

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.

Tarjouspyynnön ESPD-lomakkeella edellytettiin mm., että ”Tarjoajan tulee nimetä kuntoarvioitsijan tehtäviin yksi (1) sähkötekninen kuntoarvioitsija.”

Tarkastusvaiheessa todettiin, että A-Insinöörit Oy oli nimennyt 1. sähkötekniseksi kuntoarvioitsijaksi henkilön, joka oli toisen yrityksen palveluksessa. Tarjoaja ei ollut ESPD-lomakkeella tai tarjouksessaan ilmoittanut käyttävänsä muiden yritysten voimavaroja tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimukset täyttääkseen. Tarjouksessa tarjoaja oli ilmoittanut käyttävänsä alihankkijaa mutta ei voimavarayksikköä. Yritys ei ollut toimittanut tarjouksensa liitteenä voimavarayksikön eikä ryhmittymän ESPD-lomaketta.

Tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi hankintayksikkö ei ole voinut pyytää täsmennystä eikä antaa mahdollisuutta muuttaa tarjousta tarjousajan päättymisen jälkeen niin olennaisesti, että tarjoaja voisi vasta tarjousajan jälkeen ilmoittaa käyttävänsä voimavarayksikköä tai muodostavansa ryhmittymän toisen yrityksen kanssa tai että tarjoaja voisi vasta tarjousajan jälkeen toimittaa tarjouksesta kokonaan puuttuneen ESPD-lomakkeen voimavarayksikön osalta. Voimavarayksikön tai ryhmittymän jäsenen ESPD-lomakkeen puuttuminen tarjouksesta tarkoittaa sitä, että tarjoajan soveltuvuuden arvioiminen ei ole ollut mahdollista.

Näin ollen A-Insinöörit Suunnittelu Oy tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.

Tarkastusvaiheessa todettiin, että Ryhmittymä Korjauspartnerit Helsinki Oy ja Korjauspartnerit Turku Oy oli tarjouksessaan ilmoittanut tekevänsä tarjouksen ryhmittymänä ja toimittanut tarjouksen liitteenä selvityksen ryhmittymästä. Tarjouspyynnössä oli ohjeistettu, että mikäli tarjouksen jättää ryhmittymä, tulee jokaisen ryhmittymään kuuluvan yrityksen täyttää oma ESPD-lomake. Tarjouksen ryhmittymän edustajana tarjouspalvelussa jättänyt Korjauspartnerit Helsinki Oy, ei ollut kuitenkaan omalle ESPD-lomakkeelleen ilmoittanut osallistuvansa hankintamenettelyyn yhteistyössä muiden kanssa eli ryhmittymänä, eikä ESPD-lomaketta oltu toimitettu toisen ryhmittymän jäsenen osalta.

Tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi hankintayksikkö ei ole voinut pyytää täsmennystä eikä antaa mahdollisuutta muuttaa tarjousta tarjousajan päättymisen jälkeen niin olennaisesti, että tarjoaja voisi vasta tarjousajan jälkeen toimittaa tarjouksesta kokonaan puuttuneen ESPD-lomakkeen ryhmittymän jäsenen osalta. Ryhmittymän jäsenen ESPD-lomakkeen puuttuminen tarjouksesta tarkoittaa sitä, että tarjoajan soveltuvuuden arvioiminen ei ole ollut mahdollista.

Näin ollen Ryhmittymä Korjauspartnerit Helsinki Oy ja Korjauspartnerit Turku Oy tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.

Kaikki muut tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja täyttävät tarjouksessaan ilmoittamiensa tietojen mukaan asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Kaikki muut tarjoukset täyttävät tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajien valinta

Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten valintaperusteet. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan hinnan ja laatutekijöiden perusteella.

Valintaperusteena on tarjouspyynnön mukaisesti kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on paras hinta-laatusuhde seuraavasti:

• hinta, painoarvo 35 %
• laatu, painoarvo 65 %

Vertailuperusteet ja niiden arviointiperusteet käyvät ilmi päätöksen liitteenä olevista vertailu- ja laadunarviointitaulukoista sekä laadun pisteytyskriteereistä.

Tarjoushinnat ilmoitettiin tarjouspyynnön syöttölomakkeella yksikköhintoina. Tarjouksen vertailuhinta muodostuu hankittavalla määrällään kerrottujen yksikköhintojen summasta.

Laatutekijät oli esitetty tarjouspyynnön liitteenä olevilla laadunarviointilomakkeella sekä laadun pisteytyskriteereissä. Tarjoajan tuli täyttää laadunarviointilomake ja ladata se tarjouksen liitteeksi.

Tarjousten vertailussa käytettävät hintapisteet muodostuvat siten, että halvin tarjous (a) saa 35 hintapistettä. Muiden tarjousten hintapisteet muodostuvat näiden vertailuhinnasta (b) kaavalla a/b*35 .

Tarjousten vertailussa käytettävät laadun vertailupisteet muodostuvat tarjousten laatupisteistä siten, että laadunarvioinnissa parhaat laatupisteet (c) saanut tarjous saa 65 laadun vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailussa käytettävät laadun vertailupisteet muodostuvat näiden laatupisteistä (d) kaavalla d/c*65.

Tarjouksen vertailupisteet muodostuvat osa-alueittain tarjouksen yhteenlasketuista vertailussa käytettävistä hintapisteistä ja laatupisteistä siten, että parhaat yhteenlasketut pisteet (x) saanut tarjous saa 100 pistettä. Muiden tarjousten pisteet muodostuvat näiden yhteenlasketuista hinta- ja laatupisteistä (y) kaavalla y/x*100.

Puitesopimustoimittajiksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset jättäneet tarjoajat seuraavasti:

• Ryhmittymä KAHAS: Asiantuntijapalvelut Lukkari Oy, Insinööritoi-misto Korrate Oy, HepaConsulting Lukkari Oy, Atstek Oy, MHL In-vestment Oy, Sisäilmatekniikka Oy ja Rakennuspalvelu Jenni Oy
• Raksystems Insinööritoimisto Oy
• Ideastructura Oy
• Sitowise Oy

Ennen mahdollisen hankintasopimuksen tekemistä tarkastetaan vielä hankintalain mukaiset poissulkemisperusteet tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.

Sopimuskaudella noudatettava menettely hankinnoissa

Toimeksiannot tilataan kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisen prosenttijakauman perusteella. Prosenttijakauma muodostuu seuraavasti: tarjoajan saamat vertailupisteet / kaikkien puite- järjestelyyn valittujen tarjoajien yhteenlasketut vertailupisteet * 100%. Prosenttijakaumaa on käytännössä mahdotonta saada toteutumaan täysin tarkasti sopimuskauden aikana. Prosenttijakauman toteumassa voi siten olla vaihtelua +- 5 % -yksikköä / toimittaja.

Prosenttiosuus kuvaa tilausten euromääräistä jakaumaa, ei tilausten lukumäärän jakaumaa.

Toimittajakohtainen prosenttijakauma ilmenee liitteenä olevasta vertailutaulukosta.

Prosenttijakauman mukaisesta toimeksiantojen tilaamisesta voidaan poiketa sopimusehdoissa mainituilla perusteilla.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (19.12.2023 § 700) mukaan kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolla on hankintavaltuudet yli 3 miljoonan euron suuruisiin hankintoihin. Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.

Päätös tullut nähtäväksi 13.02.2024

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa on ilmoitettava:

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valitukseen on liitettävä:

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.