Hankinta, pienhankinta, järjestöyhteistyö, Omastadi 2023-2024, kaupunginkanslia

Viestintäjohtaja päätti hyväksyä määräaikaan mennessä saapuneet Sillat ry:n, African Care ry:n, Nicehearts ry:n, Omakotisäätiön ja Mirsalin tarjoukset. 

Koska määräaikaan mennessä tarjousten jättäneiden määrä alittaa määritellyn enimmäishankintamäärän ja kaikki saadut tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia, ei tarjousten välistä vertailua tehdä. Jade yhteisö ry:n tarjous hylätään, sillä se saapui tarjouspyynnössä määritellyn määräajan päättymisen jälkeen.

Toimeksiantosopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella.

Hankinnan arvo on jokaisen sopimuskumppanin kanssa 7 000 euroa (alv 0 %).

Kehittämishankkeen kaupunkiyhteinen kokonaisuuden kustannusten arvonlisäveroton osuus maksetaan kaupunginkanslian viestintäosaston osallisuusyksikön osallisuustiimiltä.

Hankintayksikkö ei sitoudu mihinkään hankintamääriin. Toimeksiannon tulee valmistua 2.6.2024 mennessä. Valittujen yhteistyökumppaneiden tulee raportoida toiminnasta ja budjetin käytöstä osallisuusyksikölle yhteistyösopimuksessa todetun toiminnan päätyttyä, viimeistään kuitenkin 2.6.2024 mennessä.

Osallistuvan budjetoinnin OmaStadin toteutuksessa huolehditaan yhdenvertaisuudesta ja erilaisten kaupunkilaisten osallistumisen tukemisesta. Aiempien OmaStadin toteutuskierrosten perusteella kaupungissa halutaan vahvistaa järjestöyhteistyön kautta erityisesti maahanmuuttajataustaisten kaupunkilaisten sekä yli 75-vuotta täyttäneiden osallistumista, joilla on esteitä osallistua digitaaliseen osallisuusprosessiin.

Järjestöyhteistyön tavoitteena on tukea kaupunkilaisten yhdenvertaista osallistumista OmaStadin äänestämiseen ja ehdotusten yhteiskehittämiseen kevätkaudella 2024. Tavoitteena hankinnan piiriin kuuluvassa yhteistyössä on kohderyhmään kuuluvien kaupunkilaisten tavoittaminen, äänestysaktiivisuuden lisääminen sekä osallistumisen esteiden madaltaminen. 

Pienhankinnassa oli tavoitteena valita korkeintaan kuusi järjestötoimijaa keväälle 2024 tukemaan kaupunkilaisten yhdenvertaista osallistumista OmaStadin äänestämiseen ja ehdotusten yhteiskehittämiseen. Kullekin valitulle yhteistyökumppanille maksetaan 7 000 euroa tuen järjestämisestä omalle kohderyhmälleen. Tämä 7 000 euroa on tarkoitettu esimerkiksi äänestyspisteiden järjestäjien tai tukihenkilöiden palkkioihin ja matkakuluihin, mahdollisiin tila- ja tarjoilukuluihin sekä viestinnän kuluihin. Valitut yhteistyökumppanit on velvoitettu raportoimaan toiminnasta ja budjetin käytöstä osallisuusyksikölle toiminnan päätyttyä, viimeistään 2.6.2024.

Pienhankinta perustuu Helsingin kaupunginkanslian viestintäosaston osallisuusyksikön 6.11.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön.  Kyseessä on hankintalain liitteen E mukainen muita erityisiä palveluita koskeva hankinta, joka alittaa kansallisen kynnysarvon ja jonka vuoksi kyseessä on pienhankinta, johon ei sovelleta hankintalakia. 

Pienhankinta toteutettiin siten, että osallisuustiimi lähetti kaikille tiedossaan oleville maahanmuuttajataustaisille ja ikääntyneiden parissa työskenteleville järjestöille viestin, jossa kerrottiin tulevasta hankinnasta ja pyydettiin ilmoittamaan kiinnostuksensa siihen osallistumiseen. Aiempien OmaStadi-kierrosten ja laajan yhteistyöverkoston kautta tiedossa olevien järjestöjen lisäksi tietoa tarjouskilpailusta oli saatavissa kaikille avoimesti myös omastadi.hel.fi-sivulla sekä siitä kerrottiin stadiluotsien verkostoissa ja viestintäkanavissa. Tavoitteena oli saavuttaa tiedolla kaikki kiinnostuneet kohderyhmien parissa toimivat järjestöt.

Tarjouksen pystyivät esittämään sellaiset järjestöt, joilla on asiantuntemusta ja kokemusta maahanmuuttajien ja eri kieli- ja kulttuuriryhmien kanssa toimimisesta tai yli 75-vuotiaiden helsinkiläisten kanssa toimimisesta. Lisäksi järjestöllä tuli olla riittävän laajaa toimintaa ja sen tuli toimia Helsingin alueella.

Määräaikaan 5.11.2023 mennessä yhteensä 15 järjestöä ilmaisi kiinnostuksensa yhteistyötä kohtaan ja heille lähetettiin tarjousasiakirjat sähköpostitse 6.11.2023.

Tarjousten jättämisen määräaika kiinnostuksena ilmaisseille päättyi 20.11.2023 klo 12. Määräaikaan mennessä saapui viisi (5) tarjousta. Tarjouksen jättivät Sillat ry, African Care ry, Nicehearts ry, Omakotisäätiö ja Mirsal. Jade yhteisö ry:n tarjous saapui määräajan jälkeen, jonka johdosta se joudutaan hylkäämään.

Tarjouksessa järjestön tuli kuvata toiminnan ja tuen järjestämisen toteuttamissuunnitelma, jossa on kuvattu vähintään kaikki alla olevat kohteet.  

1. Kuvaus järjestön toiminnan kohderyhmästä ja asiantuntijuudesta kohderyhmän kanssa toimimisesta.

2. Järjestön toiminnan laajuus, tavoitteet ja toimintatavat. 

3. Kaupunginosat ja alueet, joille tässä yhteistyössä kuvattu toiminta kohdistuu. 

4. Suunnitellut toimet kohderyhmän tavoittamiseen ja neuvontaan sekä äänestämisen ja yhteiskehittämisen tukemiseen. 

5. Järjestettävien tapahtumien lukumäärä ja toteutustapa, vähintään 1–2 tapahtumaa.

6. Kohderyhmälle viestiminen, kanavat ja suunnitelma toteutuksesta. 

7. Toiminnan kokonaisbudjetti ja alustava erittely kulujen kohdentumisesta. 

8. Alustava suunnitelma toteutuksen aikataulusta.

Tarjouksissa kuvatun toiminnan konkreettista toteutusta tarkennetaan yhdessä toimittajan ja kaupungin kanssa ennen sopimuksen alkamista tarpeen mukaan.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen  

Tarjoajien kelpoisuuden ja soveltuvuuden tarkistamisen osalta todettiin, että ne ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Koska tarjousten jättäneiden määrä (5) alittaa määritellyn enimmäishankintamäärän (6) ja kaikki saadut tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia, ei tarjousten välistä vertailua tehdä.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta 

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti 22.08.2022, 154 § (HEL 2022-009470), että viestintäjohtajan hankintaraja on ilman arvonlisäveroa 150 000 euroa (alv 0 %).