Hankinta, konsultti, Helsingin Rudolf Steiner -koulun uusien tilojen LVIA-suunnittelu, kaupunkiympäristön toimiala

Tiimipäällikkö hyväksyi Etteplan Finland Oy:n tarjouksen Helsingin Rudolf Steiner-koulun uusien tilojen LVIA-suunnittelusta kokonaistaloudellisesti edullisimpana ja päätti valita sen Helsingin Rudolf Steiner-koulun uusien tilojen LVIA-suunnittelijaksi. Hankinnan arvo on valitun tarjoajan kattohinnan mukaisesti arvonlisäverottomana 183 000 euroa. Hankintasopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen.

Tiimipäällikkö päätti hylätä Hepacon Oy:n ja A-Insinöörit Teollisuus- ja talotekniikka Oy:n tarjoukset ja sulkea pois tarjouskilpailusta Insinööritoimisto Leo Maaskola Oy:n tarjouksen, koska ne eivät täyttäneet hankintailmoituksessa asetettuja vaatimuksia.

Hankinnan kohde ja hankintamenettely

Hankinnan kohteena on Helsingin Rudolf Steiner- koulun uusien tilojen LVIA- suunnittelu. Työ sisältää osoitteessa Lehtikuusentie 4 sijaitsevan rakennuksen muutostöiden ja laajennuksen suunnittelun tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyssä laajuudessa.

Tarjouskilpailu perustuu 12.10.2023 päivättyyn EU-hankintailmoitukseen 476291 / Helsingin Rudolf Steiner-koulun uusien tilojen LVIA- suunnittelusta sekä tarjousaikana jätettyihin kysymysten vastauksiin.

Tarjousaikaa jatkettiin yhdellä (1) viikolla, koska tarjousten yhteenvetolomakkeessa todettiin ristiriita muiden tarjouspyyntöasiakirjojen kanssa ja yhteenvetolomakkeen sisältö korjattiin. Korjattu hankintailmoitus julkaistiin 8.11.2023.

Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 20.11.2023 mennessä tarjouksia saapui kaksitoista (12) kappaletta:

- A-Insinöörit Teollisuus- ja talotekniikka Oy, 163 065 euroa

- Etteplan Finland Oy, 183 000 euroa

- FCG Finnish Consulting Group Oy, 276 060 euroa

- Granlund Oy, 311 551 euroa

- Hepacon Oy, 280 620 euroa

- Insinööritoimisto Leo Maaskola Oy, 219 000 euroa

- Ramboll Finland Oy, 265 390 euroa

- Rejlers Rakentaminen Oy, 178 700 euroa

- RE-Suunnittelu Oy, 125 000 euroa

- Sitowise Oy, 249 680 euroa

- Sweco Finland Oy, 267 600 euroa

- WSP Finland Oy, 152 500 euroa

A-Insinöörit Teollisuus- ja talotekniikka Oy:n tarjouksessa päävastuullisen suunnittelijan työpanos oli 25,9 %. Tarjouspyyntöasiakirjoissa päävastuullisen suunnittelijan työpanoksen edellytettiin olevan vähintään 30 %. Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaan tilaajalla on oikeus hylätä tarjoukset, joissa edellytetty työmääräjakauma ei toteudu.

Hepacon Oy:n tarjous ei sisältänyt lainkaan tarjouksen yhteenvetolomaketta. Tarjouspyyntöasiakirjoissa täytetyn yhteenvetolomakkeen puuttuminen, puutteellisesti täyttäminen tai täyttämättä jättäminen oli kirjattu tarjouksen hylkäämisen perusteeksi. Päävastuullisen suunnittelijan työpanos oli 23,9 % sekä päävastuullisen ja avustavan suunnittelijan yhteenlaskettu työpanos 39,4 %. Tarjouspyyntöasiakirjoissa päävastuullisen suunnittelijan työpanoksen edellytettiin olevan vähintään 30 % sekä päävastuullisen ja avustavan suunnittelijan yhteenlasketun työpanoksen 60 %. Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaan tilaajalla on oikeus hylätä tarjoukset, joissa edellytetty työmääräjakauma ei toteudu.

Insinööritoimisto Leo Maaskola Oy:n tarjouksesta puuttui Resurssienkäyttötaulukko. Tarjousta ei voitu arvioida ilman tuota taulukkoa, jossa ilmoitettujen tietojen perusteella päävastuullisen ja avustavan suunnittelijan työpanoksien osuudet kokonaistyömäärästä arvioitiin. Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaan tarjoaja, jonka tarjous ei sisällä pyydettyjä selvityksiä, voidaan sulkea ulos tarjouskilpailusta.

Muut tarjoukset täyttivät tilaajan tarjouspyyntöasiakirjoissa asettamat vaatimukset.

Taloudelliset ja rahoitukselliset vähimmäisvaatimukset:

- Liikevaihdon kolmelta viimeksi kuluneelta vahvistetulta tilikaudelta oltava keskimäärin vähintään 1 000 000 euroa/tilikausi (tilikauden pituus 12 kk).

- Tarjoajan ottaman ammatinharjoittajan vastuuvakuutuksen vakuutussumma on oltava vähintään 500 000 euroa.

- Tarjoajan taloudellinen tilanne on viimeisimmän tilinpäätöksen mukaan sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa luottoluokituksessa on vähintään tasolla A+ tai Bisnode Finland Oy:n luottoluokituksessa on vähintään tasolla A. Jos tarjouksen tekijä on ryhmittymä, on osakasyritysten yhdessä täytettävä taloudellista tilannetta koskeva vaatimus.

- Tarjoajan tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden on oltava kunnossa. Tilaaja tarkistaa kilpailutuksen voittajan liikevaihdon ja tilaajavastuulain mukaiset tiedot Vastuu Group Oy:n Luotettava kumppaniraportista. Mikäli tarjouksen tekijänä on ryhmittymä, tarkistaa tilaaja liikevaihdon ja tilaajavastuulain mukaiset selvitykset kaikilta ryhmittymän osakasyrityksiltä. Mikäli kilpailutuksen voittaja ei ole liittynyt Vastuu Group Oy:n Luotettava Kumppani -palveluun tai kilpailutuksen voittajan tilinpäätöstiedot eivät ole Vastuugroup.fi Luotettava kumppani- raportissa mukana, pyytää tilaaja erikseen ennen hankintasopimuksen tekoa vastaavat selvitykset.

Tarjoajan on täytettävä seuraavat teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat soveltuvuusvaatimukset:

- Hankkeen päävastuullisella suunnittelijalla on oltava vähintään Ympäristöministeriön ohjeen YM2/601/2015 kelpoisuusehtotason ”Vaativa” mukainen koulutus ja vähintään 5 vuoden kokemus vähintään vastaavassa tehtävässä, eli päävastuullisena suunnittelijana, toimiminen huomioidaan.

- Päävastuullisella suunnittelijalla tulee olla kullakin kokemus vastaavassa tehtävässä toimimisesta vähintään yhteensä neljässä alempana määritellyn kaltaisessa hankkeessa viimeisen kymmenen vuoden aikana.

- Avustavalla suunnittelijalla on oltava vähintään Ympäristöministeriön ohjeen YM2/601/2015 kelpoisuusehtotason ”Vaativa” mukainen soveltuva koulutus sekä vähintään kolmen vuoden kokemus kyseisen alan suunnittelutehtävistä.

- Avustavalla suunnittelijalla tulee olla kullakin kokemus vastaavassa tehtävässä toimimisesta vähintään yhteensä neljässä vastaavassa hankkeessa viimeisen kymmenen vuoden aikana.

Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta

Soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien kesken suoritettiin laatu- ja hintavertailu. Laadun painoarvo vertailussa oli 60 prosenttia ja hinnan painoarvo 40 prosenttia.

Laatukriteereinä arvioinnissa olivat päävastuullisen suunnittelijan sekä avustavan suunnittelijan vähimmäisvaatimukset ylittävä koulutus sekä kokemus oppilaitos- ja koulurakennusten sekä julkishallinnon tai julkisaloiksi rinnastettavien toimijoiden rakennusten hankkeista. Päävastuullisen suunnittelijan painoarvo kokonaispisteytyksessä oli 40 prosenttia ja avustavan suunnittelijan painoarvo 20 prosenttia. Hankekokemus esitettiin tarjousasiakirjoissa referenssihankkeina.

Hinnan arviointia varten tarjoajilta pyydettiin kaikki suunnitteluvaiheet kattava kiinteä kattohintatarjous. Hintapisteytyksessä matalin kaikki kelpoisuuskriteerit täyttänyt hintatarjous sai täydet pisteet ja muut pisteytettiin seuraavalla kaavalla: halvin hyväksyttävä hinta per vertailtava hinta kertaa täydet pisteet.

Tarjousten vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Etteplan Finland Oy.

Sopimuskumppaniksi hyväksytyn toimijan osalta on tarkastettu Helsingin kaupungin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset.

Hankinnan eteneminen

Hankintaan liittyvät sopimukset laaditaan siten, että kaupunkiympäristön toimiala vastaa hankesuunnitteluvaiheen sopimuksista ja Kiinteistö Oy Helsingin Toimitilat tai kaupunkiympäristön toimiala vastaa yleis- ja toteutussuunnitteluvaiheen sekä toteutusvaiheen sopimuksista. Tiimipäällikön hankintavaltuudet ovat riittävät rakennesuunnittelun hankinnasta päättämiseen annettujen tarjousten mukaisesti koko hankkeen ajalle. Edellä mainitun vastuunjaon mukaisesti kaupunkiympäristön toimiala tekee hankesuunnitteluvaiheen rakennesuunnittelua koskevan sopimuksen sopimuskumppaniksi hyväksytyn toimijan kanssa.

Hankkeen rahoitus

Helsingin Rudolf Steiner-koulun uusien tilojen hanke on talousarvion rakentamisohjelman kohdassa Vuokra- ja osakekohteiden suunnitteilla olevat uudis- ja peruskorjaushankkeet vuosina 2024-2033 niin, että hankkeen laajuus olisi 7 600 htm² ja tilat olisivat käytössä vuonna 2027. Hankkeen lopullinen laajuus selviää hankesuunnittelun edetessä.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 13.12.2022 § 711) mukaan tiimipäälliköllä on hankintavaltuudet enintään 500 000 euron suuruisiin hankintoihin. Tiimipäällikkö on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.