Hankinta, puitejärjestely 2024-2026, ilmanvaihtosuodattimet, kaupunkiympäristön toimiala
Ilmanvaihdon suodattimien hankinta, puitejärjestely 2024–2026
Päätös
Tekninen johtaja hyväksyi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen ja oikeuttaa tilaomaisuusyksikön päällikön tekemään ilmanvaihtosuodattimien hankintaa koskevan puitesopimuksen kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättäneen Camfil Oy:n kanssa, sekä tekemään siihen tarvittaessa vähäisiä teknisiä korjauksia ja tarkennuksia.
Tekninen johtaja sulkee pois tarjouskilpailusta:
- Filterpak Oy:n tarjouksen, koska se ei sisältänyt tarjouspyynnössä vaadittuja testattujen suodattimien tuotesertifikaatteja.
- Trendiwell Oy:n tarjouksen, koska käyttökustannuskoriin tarjotuista suodattimista se ei yhden suodattimen osalta täyttänyt tarjouspyynnössä suodattimien teknisille ominaisuuksille asetettuja vaatimuksia.
Kaupunkiympäristön toimialan kaikkien toimeksiantojen yhteenlasketun arvon arvioidaan olevan arvonlisäverottomana 2 500 000 euroa. Puitejärjestelyn enimmäisarvo arvonlisäverottomana on 3 000 000 euroa. Em. summissa on huomioitu myös mahdollisesti käyttöön otettavat kaksi (2) optiovuotta.
Puitesopimus tulee voimaan aikaisintaan 1.4.2024 ja, kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimus päättyy 31.3.2026. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta yhdellä 2 vuoden pituisella optiokaudella.
Puitesopimus ei sisällä määräostovelvoitetta.
Puitesopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankintasopimusta ei voida tehdä, ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain mukainen poissulkemisperuste.
Päätöksen perustelut
Hankinnan perustiedot
Hankinnan kohteena olevat ilmanvaihtosuodatin hankinnat kohdistuvat hankintayksikkönä toimivan Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan hallinnoimiin kiinteistöihin. Hankinta sisältää normaalit ilmanvaihtokoneiden tulo- ja poistoilmaan tulevat suodattimet tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinta ei sisällä erikoissuodattimia kuten HEPA-suodattimia. Kohteet sijaitsevat pääosin Helsingissä.
Hankinnan kohde muodostaa kokonaisuuden, jonka jakaminen osiin ei hankintayksikön näkemyksen mukaan ole tarkoituksenmukaista.
Tarjouskilpailulla valitaan 1 yritys, jonka kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimus 31.3.2026 saakka. Sopimusta on mahdollista jatkaa yhdellä 2 vuoden pituisella optiokaudella.
Tarjoukset annetaan kiinteinä yksikköhintatarjouksina 31.3.2026 saakka.
Hankintamenettely
Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouskilpailusta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävää tavarahankintaa koskeva hankintailmoitus ”Ilmanvaihto-suodattimien hankintojen kilpailutus, puitejärjestely 2024–2026” TEM:n ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa 30.11.2023 ja siihen liittyvä korjausilmoitus 1.12.2023.
Hankintailmoituksessa ilmoitettiin kaupunkiympäristön toimialan käyttämän sähköisen tarjouspalvelun internet-sivun osoite, josta sähköisessä muodossa olevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityvien noudettavissa.
Saadut tarjoukset
Määräaikaan, 2.1.2024 klo 9.00, mennessä tarjouksen jätti neljä (4) tarjoajaa: Camfil Oy, Dinair Clean Air Oy, Filterpak Oy Ab Ltd ja Trendiwell Oy.
Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Tarjouspyynnössä ja ESPD-lomakkeella esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.
Tarjouspyyntö on liitteenä 2 ja ESPD-lomake liitteenä 3.
Soveltuvuusvaatimusten täyttymisen ja tarjousten tarkastus
- Filterpak Oy:n tarjous ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia, koska tarjous ei sisältänyt tarjouspyynnössä vaadittuja testattujen suodattimien tuotesertifikaatteja. Tarjouspyynnön liitteenä olevalla ESPD-lomakkeella on esitetty vaatimus, että ”Tarjoajan on ladattava satunnaisotokseen perustuvat laadunvarmistusjärjestelmän mukaiset tuotesertifikaatit (esim. Eurovent Product Perfomance Report) käyttökustannuskoriin tarjotuista suodattimista” tarjouksen liitteiksi. Filterpak Oy:n tarjous tulee näin ollen sulkea pois tarjouskilpailusta, koska se ei vastannut tarjouspyyntöä.
- Trendiwell Oy:n tarjous ei täyttänyt tarjouspyynnössä suodattimien teknisille ominaisuuksille asetettuja vaatimuksia yhden käyttökustannuskoriin tarjotun suodattimen osalta. Trendiwell Oy:n tarjous tulee näin ollen sulkea pois tarjouskilpailusta, koska se ei vastannut tarjouspyyntöä. Poissulkemisen tarkat perustelut on esitetty liitteessä 4.
Muiden tarjoajien tarjoukset täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset ja näiden tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajan valinta
Tarjouksen vertailuperusteena on tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus, joka muodostuu käyttökustannuskorin, hintakorin ja ympäristöselosteen osalta annettavista pisteistä.
Tarjouspyynnössä haettiin kokonaistaloudellisesti edullisimpia suodattimia.
Suodattimien käyttökustannusta mitattiin käyttökustannuskorissa, johon valittiin kaikista yleisimpiä suodatinmalleja. Käyttökustannuskorin suodattimille laskettiin sekä hankintahinta että laskennalliseen energiankulutukseen perustuva käyttökustannushinta. Käyttökustannuskorin painoarvo tarjousten vertailussa on 68 pistettä (= käyttökustannuskorin maksimipisteet).
Käyttökustannuskorin pienimmän (edullisimman) vertailuluvun saanut tarjoaja saa korin maksimipisteet. Suuremman vertailuluvun saaneet tarjoajat saavat koreista pisteitä suhteutettuna tähän vertailulukuun seuraavasti: pienin vertailuluku / tarjoajan vertailuluku * korin maksimipisteet).
Hintakoriin sijoitettiin laajempi joukko suodattimia, joiden osalta huomioitiin suodattimen hankintahinta. Hintakorin painoarvo tarjousten vertailussa on 30 pistettä (= hintakorin maksimipisteet).
Hintakorin pienimmän (edullisimman) vertailuluvun saanut tarjoaja saa korin maksimipisteet. Suuremman vertailuluvun saaneet tarjoajat saavat koreista pisteitä suhteutettuna tähän vertailulukuun seuraavasti: pienin vertailuluku / tarjoajan vertailuluku * korin maksimipisteet).
Lisäksi tarjoaja saa käyttökustannus- ja hintakorien vertailussa saamiensa pisteiden lisäksi 2 lisäpistettä, mikäli tarjoaja pystyy tarjouksen liitteenä toimittamallaan dokumentilla hyväksytysti todentamaan, että tällä on käytössään kolmannen osapuolen laatima ympäristöseloste (esimerkiksi EPD, Environmental Product Declaration) suodatintuotantonsa ympäristöpäästöistä. Ympäristöselosteen tulee kattaa vähintäänkin yksi tarjoajan käyttökustannuskorissa tarjoaman suodattimen elinkaariaikaiset ympäristövaikutukset.
Tarjouksen vertailupisteet muodostuvat tarjouksen vertailussa käytettävistä yhteenlasketuista käyttökustannuskorin ja hintakorin pisteistä sekä ympäristöselosteen osalta annettavista pisteistä siten, että parhaat yhteenlasketut pisteet (x) saanut tarjous saa 100 pistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet muodostuvat näiden tarjouksen vertailussa käytettävistä yhteenlasketuista käyttökustannuskorin ja hintakorin pisteistä sekä ympäristöselosteen osalta annettavista pisteistä (y) kaavalla y/x*100.
Vertailutaulukko on liitteenä 1.
Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että puitejärjestelyn piiriin valitaan 1 sopimustoimittaja.
Ilmanvaihtosuodattimien hankintaa koskevan puitejärjestelyn sopimustoimittajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättänyt Camfil Oy.
Sopimuskumppaniksi hyväksytyn osalta on tarkastettu Helsingin kaupungin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset.
Ennen mahdollisen hankintasopimuksen tekemistä tarkastetaan vielä hankintalain mukaiset poissulkemisperusteet sopimuskumppaniksi valitun tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.
Toimivalta
Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 19.12.2023 § 700 mukaan rakennusten ja yleisten alueiden teknisellä johtajalla on hankintavaltuudet 3 000 000 euroon saakka. Rakennusten ja yleisten alueiden tekninen johtaja on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.
Päätös tullut nähtäväksi 23.01.2024
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on:
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Lisätietojen antaja
Jari Kitunen, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 84081
Maarit Johansson, erityisasiantuntija, puhelin: 09 310 43148
Antti Saarnio, tiimipäällikkö, puhelin: 09 310 34009