Hankinta, puitejärjestely 2024-2026, ilmanvaihtosuodattimet, kaupunkiympäristön toimiala
Hankintaoikaisuvaatimus teknisen johtajan 23.1.2024 § 8 päätöksestä koskien ilmanvaihdon suodattimien puitejärjestelyä 2024–2026
Päätös
Kaupunkiympäristölautakunta päätti hylätä Dinair Clean Air Oy:n tekemän hankintaoikaisuvaatimuksen teknisen johtajan 23.1.2024 § 8 tekemästä päätöksestä koskien ilmanvaihdon suodattimien puitejärjestelyä 2024–2026.
Hankintaoikaisuvaatimuksessa ei ole esitetty sellaisia perusteita, joiden perusteella teknisen johtajan päätöstä tulisi muuttaa.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Hankintaoikaisuvaatimuksen käsittelyn edellytykset
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 132 §:ssä säädetään hankintaoikaisun tekemisestä. Sen mukaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin.
Hankintalain 133 §:n mukaan hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asianosaisen vaatimuksesta. Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.
Teknisen johtajan 23.1.2024 § 8 tekemä hankintapäätös perusteluineen sekä muutoksenhakuohjeineen annettiin tarjoajille tiedoksi sähköpostitse 23.1.2024.
Dinair Clean Air Oy on tehnyt päätöksestä hankintayksikölle hankintaoikaisuvaatimuksen. Hankintaoikaisuvaatimus on saapunut 5.2.2024, joten hankintaoikaisuvaatimus on tehty määräajassa. Hankintaoikaisuvaatimus on tämän asian liitteenä 1.
Hankintamenettely ja hankintapäätös
Ilmanvaihtosuodattimien puitejärjestelyhankinnasta julkaistiin EU-hankintailmoitus. Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunkiympäristön toimialan 30.11.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2023-015060. Hankinnasta julkaistiin korjausilmoitus 1.12.2023. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisena avoimena menettelynä. Kysymyksessä on EU-kynnysarvon ylittävä tavarahankinta.
Tarjouskilpailussa saatiin neljä (4) tarjousta.
Tekninen johtaja teki 23.1.2024 päätöksen § 8. Päätöksessä tekninen johtaja hyväksyi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen ja oikeutti tilaomaisuusyksikön päällikön tekemään ilmanvaihtosuodattimien hankintaa koskevan puitesopimuksen kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättäneen Camfil Oy:n kanssa. Dinair Clean Air Oy sijoittui tarjousvertailussa toiseksi.
Hankintaoikaisuvaatimus
Hankintaoikaisuvaatimuksen tekijä Dinair Clean Air Oy vaatii, että hankintayksikkö kumoaa hankintapäätöksen, korjaa virheen ja järjestää hankinnasta uuden tarjouskilpailun. Tarjouspyynnön liitteenä olleen laskentalomakkeen kaava yhdessä solussa on virheellinen. Kyseisessä solussa kaavassa jakajana on 10001, kun muissa soluissa jakajana on 1000.
Asianosaisten kuuleminen
Hallintolain 34 §:n 1 momentin mukaan asianosaiselle on ennen asian ratkaisemista varattava tilaisuus lausua mielipiteensä asiasta sekä antaa selityksensä sellaisista vaatimuksista ja selvityksistä, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun.
Kuulemispyyntö on lähetetty 16.2.2024 asianosaiselle eli Camfil Oy:lle. Lausumassaan 23.2.2024 Camfil Oy pyytää, että hankintayksikkö hylkää hankintaoikaisuvaatimuksen perusteettomana. Tarjouspyyntöasiakirjat ja laskentaperusteet ovat olleet kaikille tarjoajille samat. Tarjouspyyntö on tuottanut yhteismitallisia ja vertailukelpoisia tarjouksia. Tarjoajia on kohdeltu tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteiden mukaisesti.
Camfil Oy:n näkemyksen mukaan hankintaoikaisuvaatimuksessa ei esitetä mitään sellaista, joka osoittaisi, että hankintayksikkö olisi menetellyt virheellisesti asiassa tai olisi tullut sellaista uutta tietoa, jolla olisi vaikutusta tarjouskilpailun lopputulokseen. Yhden solun laskukaavan poikkeavuus muista soluista ei ole muuttanut tarjouskilpailun lopputulosta. Jos solun laskukaava olisi ollut vastaava kuin muissa soluissa, muutos Dinair Clean Air Oy:n pisteytyksessä olisi ollut marginaalinen. Tarjouskilpailun aikana kukaan tarjoaja ei kyseenalaistanut kyseisen solun laskukaavaa.
Camfil Oy katsoo, että olisi kohtuutonta ja tarjoajat asetettaisiin epätasa-arvoiseen asemaan, mikäli hankintayksikkö kumoaisi hankintapäätöksen Dinair Clean Air Oy:n esittämien perusteiden nojalla.
Camfil Oy:n lausuma on lähetetty 26.2.2024 tiedoksi hankintaoikaisuvaatimuksen tekijälle. Vastaselityksessään 4.3.2024 Dinair Clean Air Oy katsoo solun laskukaavan olevan virheellinen, koska yhden solun laskukaava poikkeaa muiden solujen laskukaavasta eikä poikkeamalle ole perusteita. Yleinen käytäntö tarjouskilpailuissa on, että vastaavanlaisen taulukon laskentakaavat ovat kaikissa soluissa samat. Kyseinen kaavavirhe tulee esille vasta siinä vaiheessa, jos avaa solun kaavan, joten Dinair Clean Air Oy ei tarjouspyynnön lisätietokysymyksille varatun ajan puitteissa huomannut kyseistä virhettä. Koska Dinair Clean Air Oy:llä ei ole Camfil Oy:n käyttökustannuskorin yksittäisiä arvoja, se ei pysty todentamaan, onko virheellä ollut huomattava vai marginaalinen vaikutus pisteytyksessä.
Sovellettavat säännökset
Hankintalain 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.
Hankintalain 67 §:n 1 momentin mukaan tarjouspyyntö, neuvottelukutsu ja niiden liitteet on laadittava niin selviksi, että niiden perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia.
Hankintalain 93 §:n 1 momentin mukaan tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras.
Hankintalain 93 §:n 4 momentin mukaan hankintayksikön on ilmoitettava käyttämänsä kokonaistaloudellisen edullisuuden peruste tai hinta-laatusuhteen mukaiset vertailuperusteet hankintailmoituksessa, tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa. Hankintayksikön on yksilöitävä vertailuperusteiden suhteellinen painotus hankintailmoituksessa, neuvottelukutsussa tai tarjouspyynnössä. Painotus voidaan ilmaista myös ilmoittamalla kohtuullinen vaihteluväli. Jos vertailuperusteiden suhteellista painotusta ei objektiivisesta syystä voida määritellä, vertailuperusteet on ilmoitettava alenevassa tärkeysjärjestyksessä.
Hankintaoikaisuvaatimuksessa esitettyjen väitteiden arviointia
Tarjouspyynnön liitteenä olleen laskentalomakkeen käyttökustannuskorin energiakustannusten yhdellä rivillä on ollut erilainen laskentakaava kuin muilla riveillä. Hankintayksikkö huomasi tämän vasta hankintaoikaisuvaatimuksen saavuttua. Tarjouspyynnön liitteessä ollut virhe ei ole kuitenkaan vaikuttanut tarjousvertailun lopputulokseen.
Jos myös kyseisellä rivillä olisi ollut sama laskentakaava kuin muilla riveillä, sekä Camfil Oy:n että Dinair Clean Air Oy:n käyttökustannuskorin vertailuluvut olisivat olleet hieman suuremmat kuin hankintapäätöksen tekohetkellä laaditussa vertailussa. Tarjoajien sijoitusjärjestys ei olisi muuttunut, joten laskentalomakkeen yhdellä rivillä ollut erilainen laskentakaava ei ole vaikuttanut hankintaoikaisuvaatimuksen tekijän asemaan eikä hankintapäätöksen lopputulokseen. Hankintapäätöksen oikaisemiseen ei siten ole aihetta.
Laskentakaava on ollut kaikille tarjoajille sama, joten yhden rivin erilainen laskentakaava ei ole vaarantanut tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua. Hankintaoikaisuvaatimus on näin ollen hylättävä.
Johtopäätökset
Hankinta on toteutettu hankintalain mukaisesti. Tarjoukset on käsitelty tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatetta noudattaen. Laskentalomakkeen yhden rivin erilainen laskentakaava ei ole vaikuttanut tarjoajien sijoitusjärjestykseen, hankintaoikaisuvaatimuksen tekijän asemaan eikä hankintapäätöksen lopputulokseen. Tarjouspyynnössä ei ole ollut tarjouskilpailun lopputulokseen vaikuttavaa virhettä. Edellä esitetyillä perusteilla Dinair Clean Air Oy:n tekemä hankintaoikaisuvaatimus ei anna aihetta muuttaa teknisen johtajan tekemää hankintapäätöstä.
Kaupunkiympäristölautakunnan toimivalta
Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §n mukaan lautakunnan, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee lautakunta. Näin ollen kaupunkiympäristölautakunta on toimivaltainen käsittelemään hankintaoikaisuvaatimuksen.
Kaupunkiympäristön toimiala Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuus Tekninen johtaja 23.01.2024 § 8
Päätös
Tekninen johtaja hyväksyi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen ja oikeuttaa tilaomaisuusyksikön päällikön tekemään ilmanvaihtosuodattimien hankintaa koskevan puitesopimuksen kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättäneen Camfil Oy:n kanssa, sekä tekemään siihen tarvittaessa vähäisiä teknisiä korjauksia ja tarkennuksia.
Tekninen johtaja sulkee pois tarjouskilpailusta:
- Filterpak Oy:n tarjouksen, koska se ei sisältänyt tarjouspyynnössä vaadittuja testattujen suodattimien tuotesertifikaatteja.
- Trendiwell Oy:n tarjouksen, koska käyttökustannuskoriin tarjotuista suodattimista se ei yhden suodattimen osalta täyttänyt tarjouspyynnössä suodattimien teknisille ominaisuuksille asetettuja vaatimuksia.
Kaupunkiympäristön toimialan kaikkien toimeksiantojen yhteenlasketun arvon arvioidaan olevan arvonlisäverottomana 2 500 000 euroa. Puitejärjestelyn enimmäisarvo arvonlisäverottomana on 3 000 000 euroa. Em. summissa on huomioitu myös mahdollisesti käyttöön otettavat kaksi (2) optiovuotta.
Puitesopimus tulee voimaan aikaisintaan 1.4.2024 ja, kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimus päättyy 31.3.2026. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta yhdellä 2 vuoden pituisella optiokaudella.
Puitesopimus ei sisällä määräostovelvoitetta.
Puitesopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankintasopimusta ei voida tehdä, ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain mukainen poissulkemisperuste.
Päätöksen perustelut
Hankinnan perustiedot
Hankinnan kohteena olevat ilmanvaihtosuodatin hankinnat kohdistuvat hankintayksikkönä toimivan Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan hallinnoimiin kiinteistöihin. Hankinta sisältää normaalit ilmanvaihtokoneiden tulo- ja poistoilmaan tulevat suodattimet tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinta ei sisällä erikoissuodattimia kuten HEPA-suodattimia. Kohteet sijaitsevat pääosin Helsingissä.
Hankinnan kohde muodostaa kokonaisuuden, jonka jakaminen osiin ei hankintayksikön näkemyksen mukaan ole tarkoituksenmukaista.
Tarjouskilpailulla valitaan 1 yritys, jonka kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimus 31.3.2026 saakka. Sopimusta on mahdollista jatkaa yhdellä 2 vuoden pituisella optiokaudella.
Tarjoukset annetaan kiinteinä yksikköhintatarjouksina 31.3.2026 saakka.
Hankintamenettely
Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouskilpailusta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävää tavarahankintaa koskeva hankintailmoitus ”Ilmanvaihto-suodattimien hankintojen kilpailutus, puitejärjestely 2024–2026” TEM:n ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa 30.11.2023 ja siihen liittyvä korjausilmoitus 1.12.2023.
Hankintailmoituksessa ilmoitettiin kaupunkiympäristön toimialan käyttämän sähköisen tarjouspalvelun internet-sivun osoite, josta sähköisessä muodossa olevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityvien noudettavissa.
Saadut tarjoukset
Määräaikaan, 2.1.2024 klo 9.00, mennessä tarjouksen jätti neljä (4) tarjoajaa: Camfil Oy, Dinair Clean Air Oy, Filterpak Oy Ab Ltd ja Trendiwell Oy.
Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Tarjouspyynnössä ja ESPD-lomakkeella esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.
Tarjouspyyntö on liitteenä 2 ja ESPD-lomake liitteenä 3.
Soveltuvuusvaatimusten täyttymisen ja tarjousten tarkastus
- Filterpak Oy:n tarjous ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia, koska tarjous ei sisältänyt tarjouspyynnössä vaadittuja testattujen suodattimien tuotesertifikaatteja. Tarjouspyynnön liitteenä olevalla ESPD-lomakkeella on esitetty vaatimus, että ”Tarjoajan on ladattava satunnaisotokseen perustuvat laadunvarmistusjärjestelmän mukaiset tuotesertifikaatit (esim. Eurovent Product Perfomance Report) käyttökustannuskoriin tarjotuista suodattimista” tarjouksen liitteiksi. Filterpak Oy:n tarjous tulee näin ollen sulkea pois tarjouskilpailusta, koska se ei vastannut tarjouspyyntöä.
- Trendiwell Oy:n tarjous ei täyttänyt tarjouspyynnössä suodattimien teknisille ominaisuuksille asetettuja vaatimuksia yhden käyttökustannuskoriin tarjotun suodattimen osalta. Trendiwell Oy:n tarjous tulee näin ollen sulkea pois tarjouskilpailusta, koska se ei vastannut tarjouspyyntöä. Poissulkemisen tarkat perustelut on esitetty liitteessä 4.
Muiden tarjoajien tarjoukset täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset ja näiden tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajan valinta
Tarjouksen vertailuperusteena on tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus, joka muodostuu käyttökustannuskorin, hintakorin ja ympäristöselosteen osalta annettavista pisteistä.
Tarjouspyynnössä haettiin kokonaistaloudellisesti edullisimpia suodattimia.
Suodattimien käyttökustannusta mitattiin käyttökustannuskorissa, johon valittiin kaikista yleisimpiä suodatinmalleja. Käyttökustannuskorin suodattimille laskettiin sekä hankintahinta että laskennalliseen energiankulutukseen perustuva käyttökustannushinta. Käyttökustannuskorin painoarvo tarjousten vertailussa on 68 pistettä (= käyttökustannuskorin maksimipisteet).
Käyttökustannuskorin pienimmän (edullisimman) vertailuluvun saanut tarjoaja saa korin maksimipisteet. Suuremman vertailuluvun saaneet tarjoajat saavat koreista pisteitä suhteutettuna tähän vertailulukuun seuraavasti: pienin vertailuluku / tarjoajan vertailuluku * korin maksimipisteet).
Hintakoriin sijoitettiin laajempi joukko suodattimia, joiden osalta huomioitiin suodattimen hankintahinta. Hintakorin painoarvo tarjousten vertailussa on 30 pistettä (= hintakorin maksimipisteet).
Hintakorin pienimmän (edullisimman) vertailuluvun saanut tarjoaja saa korin maksimipisteet. Suuremman vertailuluvun saaneet tarjoajat saavat koreista pisteitä suhteutettuna tähän vertailulukuun seuraavasti: pienin vertailuluku / tarjoajan vertailuluku * korin maksimipisteet).
Lisäksi tarjoaja saa käyttökustannus- ja hintakorien vertailussa saamiensa pisteiden lisäksi 2 lisäpistettä, mikäli tarjoaja pystyy tarjouksen liitteenä toimittamallaan dokumentilla hyväksytysti todentamaan, että tällä on käytössään kolmannen osapuolen laatima ympäristöseloste (esimerkiksi EPD, Environmental Product Declaration) suodatintuotantonsa ympäristöpäästöistä. Ympäristöselosteen tulee kattaa vähintäänkin yksi tarjoajan käyttökustannuskorissa tarjoaman suodattimen elinkaariaikaiset ympäristövaikutukset.
Tarjouksen vertailupisteet muodostuvat tarjouksen vertailussa käytettävistä yhteenlasketuista käyttökustannuskorin ja hintakorin pisteistä sekä ympäristöselosteen osalta annettavista pisteistä siten, että parhaat yhteenlasketut pisteet (x) saanut tarjous saa 100 pistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet muodostuvat näiden tarjouksen vertailussa käytettävistä yhteenlasketuista käyttökustannuskorin ja hintakorin pisteistä sekä ympäristöselosteen osalta annettavista pisteistä (y) kaavalla y/x*100.
Vertailutaulukko on liitteenä 1.
Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että puitejärjestelyn piiriin valitaan 1 sopimustoimittaja.
Ilmanvaihtosuodattimien hankintaa koskevan puitejärjestelyn sopimustoimittajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättänyt Camfil Oy.
Sopimuskumppaniksi hyväksytyn osalta on tarkastettu Helsingin kaupungin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset.
Ennen mahdollisen hankintasopimuksen tekemistä tarkastetaan vielä hankintalain mukaiset poissulkemisperusteet sopimuskumppaniksi valitun tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.
Toimivalta
Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 19.12.2023 § 700 mukaan rakennusten ja yleisten alueiden teknisellä johtajalla on hankintavaltuudet 3 000 000 euroon saakka. Rakennusten ja yleisten alueiden tekninen johtaja on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.
Lisätiedot
Jari Kitunen, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 84081
Maarit Johansson, erityisasiantuntija, puhelin: 09 310 43148
Antti Saarnio, tiimipäällikkö, puhelin: 09 310 34009
Päätös tullut nähtäväksi 03.04.2024
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.
Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Miia-Riina Repola, lakimies, puhelin: 09 310 26094
Maarit Johansson, erityisasiantuntija, puhelin: 09 310 43148
Jari Kitunen, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 84081