Toimivallan siirtäminen kaupunkiympäristön toimialalla hankintojen tekemisessä

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankintavaltuudet perustuvat hallintosääntöön (kaupunginvaltuusto 13.9.2023 § 214) sekä sen perusteella kaupunkiympäristölautakunnan tekemiin toimivaltapäätöksiin. Edellinen kaupunkiympäristölautakunnan hankintavaltuuksia koskeva päätös on 13.12.2022 § 711.

Muutettavaksi esitettävät hankintavaltuudet ovat liitteenä 1 ja niitä sovelletaan myös kaupungin sisäisiin hankintoihin. Hankintavaltuudet toimivat myös tilausvaltuuksina, ellei yksittäisissä hankinnoissa päätetä tilausvaltuudesta erikseen. Hankintavaltuudet koskevat vain liitteessä 1 mainittuja kaupunkiympäristön toimialan toimielimiä ja viranhaltijoita. Hankintavaltuuksia ei ole mahdollista siirtää työsuhteessa oleville.

Päätöksessä mainitaan lisäksi myös sellaisia voimassa olevia hankintavaltuuksia, joihin ei esitetä muutoksia. Ne eivät muuta voimassa olevia hankintavaltuuksia ja ne mainitaan päätöksessä vain selvyyden vuoksi. Hankintavaltuuksien käyttäminen helpottuu, kun valtuuksia ja perusteluja ei tarvitse lukea monesta erillisestä päätöksestä.

Muutoksista yleisesti

Kaupunkiympäristön toimialalla toteutetaan organisaatiomuutos, jossa vuoden 2024 alusta lähtien
Palvelut ja luvat -palvelukokonaisuuteen perustetaan asumisen palvelut -palvelu. Palvelussa on kaksi yksikköä, jotka ovat asumisen yksikkö 1 ja asumisen yksikkö 2. Asumisen yksikkö 1 vastaa tehtäviltään ja tiimirakenteeltaan Palvelut ja luvat -palvelukokonaisuuden kaupunkiympäristön asukas- ja yrityspalveluiden asuntopalvelut -yksikköä. Asuntopalvelut -yksikkö puolestaan lakkautetaan. Asumisen yksikkö 2 vastaa tehtäviltään ja tiimirakenteeltaan Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuuden tilatpalveluiden asuntoyksikköä. Asuntoyksikkö puolestaan lakkautetaan.

Organisaatiomuutoksen johdosta hankintavaltuuksia koskevaa edellistä kaupunkiympäristölautakunnan päätöstä 13.12.2022 § 711 on tarpeen muuttaa siltä osin, kun päätös koskee Palvelut ja luvat -palvelukokonaisuuden yksikön päälliköiden ja tiimipäälliköiden hankintavaltuuksia. Asumisen yksikkö 2:n yksikön päällikkö sekä yksikön vuokrauksen tuki -tiimin tiimipäällikkö tarvitsevat tehtävissään yhtä laajat hankintavaltuudet Palvelut ja luvat -palvelukokonaisuudessa toimiessaan kuin heillä on ollut Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuudessa toimiessaan. Tarkemmat perustelut Palvelut ja luvat -palvelukokonaisuuden hankintavaltuuksia koskevista muutoksista on selostettu alempana.

Muilta osin voimassa olevaa hankintavaltuuspäätöstä ei ole tarkoitus muuttaa. Muutokset on tarkoitettu tulemaan voimaan 1.1.2024.

Asumisen yksikkö 2:n yksikön päällikkö ja vuokrauksen tuki -tiimin tiimipäällikkö

Kaupunkiympäristölautakunta on päättänyt 3.10.2023 § 510 kaupunkiympäristön toimialan Palvelut ja luvat -palvelukokonaisuutta sekä Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuutta seuraavien organisaatiotasojen muuttamisesta. Päätöksellä Palvelut ja luvat -palvelukokonaisuuteen on perustettu asumisen palvelut -palvelu. Muutos tulee voimaan 1.1.2024. Kaupunkiympäristön toimialajohtaja on päättänyt 20.11.2023 § 38 tarkistaa kaupunkiympäristön toimialan toimintasääntöä 1.1.2024 alkaen. Toimintasäännön tarkistuksella Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuudessa toiminut asuntoyksikkö lakkautetaan ja se siirtyy toiminnallisesti Palvelut ja luvat -palvelukokonaisuuteen perustettavaan asumisen palvelut -palveluun nimellä asumisen yksikkö 2.

Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuudessa toimiessaan asuntoyksikön päälliköllä on ollut hankintavaltuus enintään 1 000 000 euroon saakka ja yksikön vuokrauksen tuki -tiimin tiimipäälliköllä enintään 100 000 euroon saakka.

Palvelut ja luvat -palvelukokonaisuuden yksikön päälliköiden hankintavaltuus on enintään 200 000 euroon saakka ja tiimipäälliköillä 20 000 euroon saakka.

Koska asumisen yksikkö 2 vastaa toiminnallisesti Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuudessa sijainnutta asuntoyksikköä, tarvitsee asumisen yksikkö 2:n yksikön päällikkö sekä yksikön vuokrauksen tuki -tiimin tiimipäällikkö toiminnassaan vastaavat hankintavaltuudet kuin heillä on ollut toimiessaan Rakennukset ja yleiset -alueet palvelukokonaisuudessa.

Asumisen yksikkö 2:n yksikön päällikölle esitetään hankintavaltuuksia enintään 1 000 000 euroon saakka. Esitetty hankintavaltuus vastaa sitä hankintavaltuutta, joka yksikön päälliköllä on ollut yksikön toimiessa nimellä asuntoyksikkö Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuudessa.

Vuokrauksen tuki -tiimin tiimipäällikölle esitetään hankintavaltuuksia enintään 100 000 euroon saakka. Esitetty hankintavaltuus vastaa sitä hankintavaltuutta, joka tiimipäälliköllä on ollut tiimin toimiessa osana asuntoyksikköä Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuudessa.

Hankinnan keskeyttäminen

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Toimivaltaa hankintojen keskeyttämiseksi selvennetään siirtämällä toimivalta kaikille niille viranhaltijoille, joilla on myös hankintavaltuus. Hankinnan keskeyttämisessä ei katsottaisi hankinnan arvoa toimivaltaa määritettäessä, vaan viranhaltija voisi keskeyttää myös sellaisen hankinnan, joka ylittää omien hankintavaltuuksien eurorajat.

Hankinta voidaan lain mukaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Keskeyttämisestä on tehtävä muutoksenhakukelpoinen perusteltu päätös.

Päätös monivaiheisten hankintamenettelyiden osallistujien valinnasta

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Monivaiheisissa hankintamenettelyissä eli rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä, kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä, innovaatiokumppanuudessa, dynaamisessa hankintajärjestelmässä ja suunnittelukilpailussa hankintamenettelyn osallistujien valinnasta voidaan tehdä erillinen välipäätös ennen lopullista hankintapäätöstä.

Tältä osin voimassa olevassa hankintavaltuuspäätöksessä on tarkoitettu, että kaikki ne viranhaltijat, joilla on hankintavaltuus, voisivat tehdä tällaisen osallistujien valintaa koskevan välipäätöksen, vaikka lopullisen hankintapäätöksen arvo tulisi ylittämään heidän oman hankintavaltuutensa. Sen sijaan lopullisen hankintapäätöksen, jolla sitoudutaan varojen käyttöön, voisi tehdä monivaiheisessa hankintamenettelyssäkin ainoastaan sellainen viranhaltija, jonka omat hankintavaltuudet riittävät päätöksen tekemiseen. Edellä mainittuja sääntöjä ei ole tarkoitus muuttaa tällä päätöksellä.

Voimassa olevassa hankintavaltuuspäätöksessä on kuitenkin käytetty eräiden hankintamenettelyiden osalta termiä "tarjoajien valinta", mikä on aiheuttanut tulkinnanvaraisuutta toimivaltuuksien ulottuvuudesta. Tältä osin hankintavaltuuksia ehdotetaan selkiytettävän kielellisesti siten, että hankintavaltuuspäätöksessä käytetään ainoastaan termejä "ehdokkaiden" ja "osallistujien" valinta hankintamenettelyyn.

Lisätyöt ja sopimusmuutokset

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Lisätöiden ja sopimusmuutosten päätösvalta on tarpeen siirtää viranhaltijoille suoraan kaupunkiympäristölautakunnalta johtuen edelleen delegoinnin kiellosta.

Ilman toimivallan siirtämistä hankintavaltuus määräytyy lisätilauksissa ja sopimusmuutoksissa hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaan. Edelleen delegoinnin kiellosta johtuen kaupunkiympäristön rakennusten ja yleisten alueiden jaosto ei pysty siirtämään toimivaltaa hankintojen osalta eteenpäin viranhaltijalle, koska toimivalta on jo kerran siirretty lautakunnalta jaostolle.

Toimivalta voidaan kuntalain (410/2015) 91 §:n 2 momentin mukaan delegoida hallintosäännöstä edelleen ainoastaan kerran. Siten jaosto ei voi hankintapäätöksessä siirtää viranhaltijalle toimivaltaa kyseistä hankintaa koskevaan lisätyöhön liittyen.

Hankinnan kohteesta riippuen lisätöitä on kuitenkin tarpeen tehdä vaihtelevilla summilla useitakin yhteen alkuperäiseen hankintaan kohdistuen. Käytännössä on epätarkoituksenmukaista päättää jaostossa esimerkiksi muutaman tuhannen euron lisätyöstä, joka kohdistuu miljoonien eurojen alkuperäiseen hankintaan. Tästä johtuen lisätöitä koskevat hankintavaltuudet määräytyvät hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon sijaan yksittäisten lisätilausten tai sopimusmuutosten yhteenlasketun arvon perusteella.

Puitejärjestelyt (kaikki ehdot vahvistettu)

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Toimielimet eivät käytännössä voi tehdä tilauksia, joten puitejärjestelyissä, joissa kaikki ehdot on vahvistettu, hankintavaltuus on siirrettävä viranhaltijoille. Näissä puitejärjestelyissä hankinnat tapahtuvat etusijajärjestyksessä tilaamalla. Puitejärjestelyissä, joissa kaikki ehdot on vahvistettu, hankintavaltuus siirretään toimialajohtajalle, kun tilauksen arvo ylittää muiden viranhaltijoiden hankintavaltuuden.

ICT-hankinnat

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Hankintavaltuudet toimialan ICT-hankinnoissa ovat olleet keskitettynä tietohallintopäällikölle vuoden 2018 alusta lähtien. Tietohallintopäälliköllä ja toimialajohtajalla on ollut viranhaltijoina yksinomainen toimivalta päättää ICT-hankinnoista. Muilla viranhaltijoilla ei ole ollut toimivaltaa päättää ICT-hankinnoista.

Tietohallintopalvelut ja kehittämispalvelut yhdistyvät vuoden 2023 alussa kehittämis- ja digitalisaatiopalveluiksi. Muutoksen myötä uuteen palveluun perustetaan kaksi virkaa, joista toinen on koko palvelun päällikön eli kehittämis- ja digitalisaatiopäällikön virka ja toinen on projektitoimisto- ja talouden hallinta -yksikön päällikön virka.

Uuteen palveluun sijoittuvien virkojen perustamisesta on päättänyt kaupunginhallitus päätöksillä 12.9.2022 § 597 ja 26.9.2022 § 659. Toimialajohtaja on päättänyt palvelun päällikön valinnasta päätöksellä 17.10.2022 § 36.

Voimassa olevien hankintavaltuuksien perusteella tietohallintopäällikkö on päättänyt suurimman osan toimialan ICT-hankinnoista. Myös tulevan organisaatiomuutoksen jälkeen on ICT-kustannusten ja kehittämisen hallinnan kannalta tarkoituksenmukaista, että koko toimialan ICT-talouden suunnittelu ja ICT-hankintoihin liittyvä päätöksenteko pysyvät edelleen keskitetysti palvelussa, joka tulee korvaamaan nykyiset tietohallintopalvelut.

Päätöksentekovastuuta on kuitenkin päätösten runsaan määrän vuoksi perusteltua jakaa siten, että pienempiarvoisia hankintoja voisi tehdä palvelussa yksikön päällikkönä toimiva viranhaltija ja suurempiarvoisia hankintoja kehittämis- ja digitalisaatiopäällikkö. Yksikön päällikölle esitetään hankintavaltuuksia ICT-hankinnoissa enintään 800 000 euroon saakka. Päätöksentekovastuun jakautuminen helpottaa muun muassa työmäärän hallintaa ja sijaisuusjärjestelyjä.

Kehittämis- ja digitalisaatiopäällikölle esitetään hankintavaltuuksia ICT-hankinnoissa enintään 1 500 000 euroon saakka. Esitetty hankintavaltuus on korkeampi kuin nykyinen tietohallintopäällikön valtuus 1 000 000 euroa. Hankintavaltuuksia on perusteltua korottaa, sillä ICT-kustannuksissa on havaittu viime vuosina noususuhteisuutta ja kustannusten kasvun odotetaan varsinkin nykyisessä inflaatiotilanteessa jatkuvan. Lisäksi hankintapäätöksissä on ryhdytty huomioimaan aiempaa säännönmukaisemmin esimerkiksi hankittavien tietojärjestelmien laskennallisia elinkaarikustannuksia, mikä nostaa laskennallisesti tiettyjen yksittäisten hankintapäätösten arvoa.

Taloudellisesti kaikkein merkittävimmissä toimialan ICT-hankinnoissa päätöksen tekisi 1 500 000–3 000 000 euron arvoisten hankintojen osalta edelleen toimialajohtaja ja 3 000 000 euroa ylittävissä hankinnoissa rakennusten ja yleisten alueiden jaosto.

Lisäksi selvyyden vuoksi todetaan, että edellä esitetyt kehittämis- ja digitalisaatiopäällikön ja yksikön päällikön korotetut hankintavaltuudet soveltuvat vain ICT-hankintoihin. Viranhaltijoiden hankintavaltuudet muissa kuin ICT-hankinnoissa ovat samat kuin hallinto- ja tukipalveluiden muilla viranhaltijoilla. Näin ollen kehittämis- ja digitalisaatiopäällikön hankintavaltuudet ovat muissa hankinnoissa 200 000 euroa ja yksikön päällikön valtuudet 60 000 euroa.

Hankesuunnitelmiin perustuvat hankinnat

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Aikaisemmin hankesuunnitelmiin perustuvia hankintoja voivat tehdä suoraan toimialajohtaja sekä tekninen johtaja. Kaupunginvaltuusto on kesäkuussa 2022 muuttanut hankesuunnitelmia koskevaa päätöksentekoa, jolloin muutoksella on vaikutusta myös hankesuunnitelmien perusteella tehtäviin hankintoihin ja niitä koskeviin toimivaltuuksiin.

Valtuuston tekemästä muutoksesta johtuen muutetaan toimialan hankintavaltuuksia samassa suhteessa, jolloin ei synny tarpeetonta ylimääräistä päätöstarvetta hankesuunnitelmia koskevissa hankinnoissa. Toimialajohtaja ja tekninen johtaja voivat päättää hankesuunnitelmiin perustuvia hankintoja kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen tai kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaoston hyväksymiin hankesuunnitelman enimmäisarvoa koskeviin rajoihin asti.

Toteutus- ja yhteistyösopimukset

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Toteutussopimuksilla voidaan sopia mm. tulevan hankinnan toteuttamisesta yhteistyössä toisen hankintayksikön kanssa. Sopimuksessa sovitaan siitä, miten kilpailutus käytännössä järjestetään, mikä osa hankinnasta kuuluu millekin hankintayksikölle ja miten omistuksen lisäksi jakautuvat maksu- ja muut velvoitteet osapuolten välillä.

Toteutussopimuksella ei vielä tehdä hankintapäätöstä, eikä pääsääntöisesti valtuuteta yhteistyötahoja tekemään hankintapäätöstä tai -sopimusta kaupungin puolesta. Toteutussopimusta koskevasta hankinnasta tehdään myöhemmin hankintapäätös.

Toimivalta toteutus- ja yhteistyösopimusten tekemiselle hankinnoissa on liitteen 1 mukaisesti siirretty kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolle erillisellä kohdalla, jonka mukaan jaostolla on päätösvalta alle 5 000 000 arvoisiin toteutus- ja yhteistyösopimuksiin. Viranhaltijoille sen sijaan toimivalta hankintoja koskeviin toteutus- ja yhteistyösopimuksiin määräytyy hankintavaltuuden perusteella ja erityisistä oikeuksista kyseisiin sopimuksiin luovutaan.

Hankintavaltuus määräytyy sen arvon mukaisesti, joka sopimuksessa määritellyn hankinnan arvosta kuuluu kaupunkiympäristön toimialan vastuulle.

Muutos helpottaa tilannetta toimialalla, koska toteutus- ja yhteistyösopimusten määrä on lisääntynyt ja niiden arvo voi olla myös hyvin vähäinen. Muutoksen jälkeen jokainen hankintavaltuudet omaava viranhaltija voi päättää kyseisistä sopimuksista lähempänä varsinaista toimintaa eikä sopimusta tarvitse viedä esimerkiksi palvelukokonaisuuden päällikölle päätettäväksi.

Optiot

Toimivaltuuteen ei esitetä muutoksia. Voimassa olevassa päätöksessä muutosta perusteltiin seuraavasti:

Optioiden arvo sisältyy alkuperäiseen hankintapäätökseen, mutta optioiden käyttöönotosta päätetään erikseen. Jaosto ei voi valtuuttaa yksittäisen hankintapäätöksen osalta viranhaltijaa päättämään hankintaan liittyvästä optiosta, koska toimivallan edelleen delegoinnin kielto estää sen. Ei ole tarkoituksenmukaista, että jaosto päättäisi kaikista optioista.

Siksi hankintavaltuus on lisätty liitteessä 1 mainituille viranhaltijoille.

Toimivalta

Hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta).

Päätös tullut nähtäväksi 27.12.2023

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.