Hankinta, ohjelmistokehitys kurssi- ja tapahtumasuunnittelun toiminnanohjausta varten, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla on tällä hetkellä käytössä kolme järjestelmää kurssi- ja tapahtumasuunnittelun toteuttamista varten; näistä Elis on kulttuuripalvelukokonaisuuden käytössä, Enkora on liikuntapalvelukokonaisuuden käytössä ja Boogi on nuorisopalvelukokonaisuuden käytössä. Edellä mainittujen järjestelmien lisäksi Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla tehdään pistemäisesti kurssi- ja tapahtumasuunnittelua sekä näiden toiminnanohjausta hyödyntäen muita työkaluja. Käytössä olevat järjestelmät ovat vanhentuneita eivätkä vastaa toiminnallisuuksiltaan toimialan nykyisiä tarpeita muun muassa tiedolla johtamisen osalta. Kulttuuripalvelukokonaisuuden käyttämän järjestelmän osalta käyttö on todettu tehottomaksi. Järjestelmä on merkittävä päivittäin käytettävä työkalu kulttuuripalvelukokonaisuuden noin 6 000 kurssin ja tapahtuman tuottamisessa vuosittain. Päällekkäisten järjestelmien käytöstä aiheutuu toimialalle tarpeettoman suuria käyttökustannuksia.

Tilanteen korjaamiseksi on vuonna 2021 aloitettu kurssi- ja tapahtumasuunnittelun uudistamisen projekti, joka keskittyy toimintatapojen uudistamiseen ja yhtenäistämiseen, jonka lisäksi osana projektia toteutetaan järjestelmäuudistus. Projektissa tavoitellaan henkilöstön työn sujuvoittamista, palvelutarjoaman standardisointia, prosessien yhtenäistämistä ja automatisointia sekä datan keräämiseen ja sen hyödyntämiseen liittyvien kyvykkyyksien parantamista. Uudistuneiden toimintatapojen seurauksena myös tuotantoasiakkaiden (tapahtumien tekijät ja taiteilijat) palvelukokemus sujuvoittuu.

Kokonaisprojektissa on kartoitettu toimialan kaikkien palvelukokonaisuuksien kurssi- ja tapahtumatuotannon nykyiset käytänteet ja tunnistettujen kehityskohteiden osalta nykyiset toimintatavat uudistetaan. Kokonaisprojektin kustannuksien vuosien 2022–2026 aikana arvioidaan olevan kokonaisuudessaan enintään kolme miljoonaa euroa. Kokonaisprojekti sisältää järjestelmäuudistuksen lisäksi palvelumuotoilun, tuotantokonseptien uudistamisen, tietojohtamisen tarpeiden määrittelyn ja jalkauttamisen osaksi uutta toimintatapaa. Kokonaisprojekti tukee kulttuuripalvelukokonaisuutta toiminnan muutokseen tarvittavassa muutosjohtamisessa. Palvelukokonaisuuksien tapahtuma- ja kurssituotantoon osallistuvaa henkilöstöä on osallistettu laajasti tarpeiden tunnistamisessa.

Soveltuvuusselvityksen (liite 7) ja toimialan CRM-alustaa koskevan selvityksen (liite 8) perusteella on päädytty siihen, että Microsoft Dynamics -alusta on sopivin ratkaisu kokonaisuuden toteutusta varten (liite 9). Soveltuvuusselvityksessä toteutettiin testaus järjestelmän prototyypillä ja selvitettiin järjestelmän soveltuvuutta tapahtuma- ja kurssituotantoon. Lisäksi soveltuvuusselvityksen pohjaksi on toteutettu markkinakartoitus mahdollisista järjestelmävaihtoehdoista. Markkinakartoituksessa tarkasteltavana olivat Microsoft Dynamics, Salesforce ja muutamia tapahtumatuotantoon yleisesti käytettyjä järjestelmiä.

Kaupungin olemassa olevat sopimukset Microsoftin tuotteista ja puitesopimus Dynamicsiin toteutettavasta ohjelmistokehityksestä mahdollistavat etenemisen ilman erillisten kilpailutusten toteutusta.

Riskien rajaamiseksi ja projektin edistymisen nopeuttamiseksi on kurssi- ja tapahtumasuunnittelun tarkempi vaatimusmäärittely ja nyt tehtävä ohjelmistokehityshankinta rajattu koskemaan kulttuuripalvelukonaisuutta, jonka nykyisin käytössä oleva järjestelmä vastaa heikoiten nykyisiä toiminnan tarpeita ja on ollut pisimpään kaupungin käytössä. Mikäli kurssi- ja tapahtumasuunnittelun toteuttama ratkaisu osoittautuu toimivaksi; laajennetaan käyttöä muihin palvelukokonaisuuksiin vuodesta 2026 lähtien erillisprojekteina. Käytön laajentaminen muihin palvelukokonaisuuksiin mahdollistaa päällekkäisistä järjestelmistä luopumisen ja vähentää päällekkäisistä järjestelmistä aiheutuvia ylläpitokustannuksia. Kulttuuripalvelukokonaisuuden sisällä toteutettava käyttöönotto on niin ikään suunniteltu toteutettavaksi porrastetusti, jotta kurssi- ja tapahtumatuotannolle aiheutuvat riskit voidaan pitää hallittavina ja jotta mahdollisissa ongelmatilanteissa voidaan kurssi- ja tapahtumatuotannon turvaamiseksi taata riittävät resurssit aiheutuneiden ongelmien ratkaisemiseksi.

Kulttuuripalvelukokonaisuudelle toteutettavan ratkaisun arvioidaan maksavan kokonaisuudessaan 940 000 euroa. Kokonaisuudesta pienimmän toimivan tuotteen osuus on arviolta 390 000 euroa ja sitä seuraavien suunniteltujen versioiden arvioitu kustannus on 550 000 euroa. Näiden lisäksi on syytä varata puskuria arvioitujen kulujen ylittymistä ja jatkokehitystä varten 160 000 euron arvosta. Toteutettava ohjelmistokehitys on tarkoitus toteuttaa ketteriä menetelmiä hyödyntäen (toimintatapa kuvattu osana projektisuunnitelmaa, liite 5). Pienimmän toimivan tuotteen osalta määrittely on projektin tässä vaiheessa kyetty toteuttamaan jo sillä tarkkuustasolla, että sen osalta toimittaja voi sitoutua esitetyn kustannusarvion pitävyyteen.

Päätösehdotuksessa ja sen perusteluissa olevat summat ovat arvonlisäverottomia.

Päätös tullut nähtäväksi 02.02.2024

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §