Hankinta, yhteishankinta, toimisto- ja julkitilakalusteet, kaupunginkanslia
Hankintaoikaisuvaatimus, toimisto- ja julkitilakalusteet (Offistore Oy)
Päätösehdotus
Kaupunginhallitus päättää, että toimisto- ja julkitilakalusteiden hankintapäätökseen 31.10.2024 § 129 kohdistuva Offistore Oy:n hankintaoikaisuvaatimus jätetään myöhässä saapuneena tutkimatta.
Esittelijän perustelut
Toimisto- ja julkitilakalusteiden yhteishankinnassa tarjouksen antanut Offistore Oy on jättänyt hankintaoikaisuvaatimuksen (liite 1) Helsingin kaupungin kirjaamoon perjantaina 15.11.2024 klo 12:37.
Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Hankintapäätöksen muutoksenhakuohjeistuksen mukaisesti kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Toimisto- ja julkitilakalusteiden hankinnassa Offistore Oy on saanut kansliapäällikön 31.10.2024 § 129 hankintapäätöksen tiedokseen sähköisesti perjantaina 31.10.2024 klo 15:41 (liite 2). Näin ollen määräaika hankintaoikaisuvaatimuksen esittämiselle on päättynyt torstaina 14.11. klo 16:15.
Hankintaoikaisuvaatimus on näin ollen saapunut myöhässä. Hallintolain 49 c §:n mukaisesti hankintaoikaisuvaatimus on jätettävä tutkimatta.
Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.
Keskushallinto Kaupunginkanslia Kansliapäällikkö 31.10.2024 § 129
Päätös
Kansliapäällikkö päätti hyväksyä Modeo Oy:n (2028267-4), Martela Oyj:n (0114891-2), Arvo Piiroinen Oy:n (0139391-8), Isku Interior Oy:n (1831497-2), Lekolar-Printel Oy:n (1546343-8), Input Interior Oy:n (2447489-2), TavaraTrading Oy:n (1464075-4), Vepsäläinen Oy:n (2111755-8), Kuopion Woodi Oy:n (0974444-4) sekä Kinnarps Oy:n (0789249-4) tarjoukset kolmeksi (3) vuodeksi kokonaistaloudellisesti edullisimpana.
Lisäksi hankintaan kuuluu yhden vuoden optiokausi, jonka käyttöönotosta hankintayksikkö päättää erikseen ennen perussopimuskauden päättymistä.
Tarjouspyynnön mukaisesti puitejärjestelyyn valittiin etusijajärjestyksessä kymmenen kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antanutta.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on 40 000 000 euroa.
Lisäksi kansliapäällikkö päätti oikeuttaa kaupunginkanslian hankintajohtajan allekirjoittamaan tämän hankintapäätöksen perusteella tehtävät sopimukset ja päättämään option käyttöönotosta.
Päätöksen perustelut
Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 30.8.2024 päivättyyn tarjouspyyntöön H018-24, Dnro HEL 2024-002789. Toimisto- ja julkitilakalusteiden hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 2.9.2024 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 3.10.2024. Määräaikaan mennessä saapui 13 tarjousta: AJ-Tuotteet Oy, Arvo Piiroinen Oy, Duo Interior Oy, Input Interior Oy, Isku interior Oy, Kinnarps Oy, Kuopion Woodi Oy, Lekolar-Printel Oy, Martela Oyj, Modeo Oy, Offistore Oy, TavaraTrading Oy ja Vepsäläinen Oy.
Tätä hankintasopimusta ei ole jaettu osiin, koska jakamisesta syntyvä tarve koordinoida osien eri sopimuskumppaneita vaarantaisi vakavasti sopimuksen asianmukaisen toteuttamisen.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
ESPD-lomakkeella ja tarjouspyynnön kohdassa Muut ehdot on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet. Kaikki tarjoajat täyttävät soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset.
Vähimmäisvaatimuksissa on asetettu hankittaville tuotteille laadullisia vaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjottavien tuotteiden on pitänyt täyttää. Jos laadulliset vähimmäisvaatimukset eivät ole täyttyneet, on tarjous hylätty tarjouspyynnön vastaisena.
Määräajassa saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu
Hankittavien tuotteiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinnaltaan halvinta tarjousta.
Tarjousten vertailu hintapisteineen ja perusteluineen on tämän päätöksen liitteenä olevassa vertailutaulukossa. Vertailu osoittaa, että hinnaltaan halvimman laadulliset kriteerit täyttävän tarjouksen ovat tehneet järjestyksessä:
1. Modeo Oy
2. Martela Oyj
3. Arvo Piiroinen Oy
4. Isku Interior Oy
5. Lekolar-Printel Oy
6. Input Interior Oy
7. Tavara Trading Oy
8. Vepsäläinen Oy
9. Kuopion Woodi Oy
10. Kinnarps Oy
Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.
Lisätiedot
Tuulia Okoye, kategoriapäällikkö, puhelin: +358931070292
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Marja Sarmela, hankintalakimies, puhelin: 09 310 31651