Hankinta, avaimeton tilojen käyttöönotto, Varaamo-pilotti, kaupunkiympäristön toimiala
Varaamo-pilotti: avaimeton tilojen käyttöönoton hankinta
Päätös
Projektitoimisto-yksikön päällikkö hyväksyi Pindora Oy:n tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisimpana ja päätti, että Pindora Oy:n kanssa tehdään avaimettoman kulun mahdollistavaa kokonaisratkaisua hankintasopimus. Hankinnan arvo on saadun tarjouksen perusteella neljälle vuodelle laskettuna arviolta noin 362 000 euroa (alv 0 %).
Hankintasopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen hankintasopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Hankintasopimus tulee voimaan, kun hankintasopimus on allekirjoitettu.
Päätöksen perustelut
Hankinnan kohde ja hankintamenettely
Hankinnan kohteena on kokonaisratkaisu, joka mahdollistaa avaimettoman kulun Varaamo-palvelun kautta varattaville tiloille. Helsingin kaupungissa kuntalaisten käyttöön tarkoitettujen tilojen varaaminen, käyttöön liittyvien varausvahvistusten ja sopimusten tekeminen keskitetään tarkoitusta varten kehitettyyn varaamo.hel.fi -palveluun. Toimivuuden osalta tärkeää on se, että eri järjestelmien tulee parhaalla mahdollisella tavalla keskustella keskenään, jotta niitä olisi sujuvaa käyttää. Hankinnan kohde on tarkemmin kuvattu tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunkiympäristön toimialan 16.11.2023 (korjausilmoitus 8.12.2024) julkaistuun
hankintailmoitukseen ja osallistumispyyntöön HEL 2023-013865. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella neuvottelumenettelyllä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.
Tarjoajien valinta neuvotteluihin, alustavat tarjoukset ja neuvotteluvaihe
Osallistumishakemusten jättämiselle varatun määräajan päättymiseen 21.12.2023 mennessä osallistumishakemuksen toimittivat seuraavat yritykset:
- Atea Finland Oy
- Frontline Responses Finland Oy
- Pindora Oy
Saapuneet osallistumishakemukset ja ehdokkaiden soveltuvuus tarkastettiin osallistumishakemusten saapumisen jälkeen. Osallistumispyynnössä edellytettiin, että ehdokas täyttää ESPD-lomakkeessa sekä osallistumispyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset rahoituksellisen ja taloudellisen tilanteen, teknisen suorituskyvyn ja ammatillisen pätevyyden sekä muiden soveltuvuusvaatimusten osalta.
Hankintayksikkö päätti kutsua kaikki osallistumishakemuksen jättäneet ehdokkaat mukaan neuvottelumenettelyyn kehittämis- ja digitalisaatiopäällikön päätöksellä 10.1.2024 § 1 päätöksen HEL 2023-013865 päivämäärällä 11.1.2024.
Neuvotteluvaiheeseen valituille ehdokkaille toimitettiin 1.2.2024 päivätty kutsu jättää alustava tarjous.
Suulliset neuvottelut alustavan tarjouksen jättäneiden ja neuvotteluihin kutsuttujen tarjoajien kanssa järjestettiin 6.3.2024-12.3.2024 välisenä aikana. Ennen neuvotteluita tarjoajille toimitettiin neuvottelukutsu ja neuvottelujen asialista. Suullisten neuvotteluiden jälkeen hankintayksikkö varasi lisäksi tarjoajille tilaisuuden kommentoida luonnoksia eräistä keskeisistä hankinta-asiakirjoista määräaikaan mennessä.
Lopulliset tarjoukset
Neuvotteluvaiheen jälkeen lopullinen tarjouspyyntö toimitettiin osallistuneille tarjoajille.
Hankinnasta on julkaistu korjausilmoitus 3.9.2024, jolla korjattiin eräitä keskeneräisiksi jääneitä kohtia liitteissä:
- Liite_1_Hankinnan_kohteen_kuvaus_Varaamo-pilotti
- Liite_9_Projektisuunnitelman_sisältö_ja_pisteytys
- Liite_10_Sopimus.
Samalla korjattiin tarjouspyynnön kohtaa tarjouspyynnön kohdassa päätöksenteon perusteet
Lopullisten tarjousten määräaikaa pidennettiin 20.9.2024 asti.
Määräaikaan 20.9.2024 klo 16.15 mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat:
- Atea Finland Oy
- Frontline Responses Finland Oy
- Pindora Oy
Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset. Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten valintaperusteet. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan hinnan ja laadun perusteella siten, että hinnan painoarvo on 50 % ja laadun painoarvo on 50 %.
Tarjoajien tuli toimittaa lopullisten tarjoustensa liitteenä täydennetty Hinnoittelulomake -liite, jossa tarjoajan tuli eritellä hinnat käyttöönotto-projektille, laajennukset, jatkuvat palvelut ja lisäpalvelut. Laatua arvioitiin tarjouspyynnön liitteessä Vaatimusluettelo esitettyjen pisteytettävien vaatimusten sekä projektisuunnitelman pisteytyksen perusteella.
Tarjouksen vertailupisteet muodostuvat tarjouksen yhteenlasketuista hinnan ja laadun kokonaispisteistä. Korkeimmat vertailupisteet saanut tarjous voittaa tarjouskilpailun. Vertailuperusteet ja niiden yksityiskohtaiset arviointiperusteet käyvät ilmi päätöksen liitteestä Vertailutaulukko.
Tarjouksen täsmennykset
Hankintalain 96 §:n nojalla hankintayksikön tulee selvittää tarkemmin poikkeuksen alhaiselta vaikuttavien tarjoushintojen perusteet. Tässä tapauksessa Pindora Oy:ltä pyydettiin selvitys tarjouksen poikkeuksellisen alhaiselta vaikuttavan vertailuhinnan johdosta. Pindora Oy toimitti selvityksen määräajassa.
Hankintayksikkö katsoo saadun selvityksen perusteella, että Pindora Oy on pystynyt uskovasti perustelemaan kyvykkyytensä toteuttaa hankinnan kohde antamallaan vertailuhinnalla. Poikkeuksellisen alhainen vertailuhinta ei siten muodosta estettä Pindora Oy:n tarjouksen hyväksymiselle.
Sopimuskumppanin valinta
Pindora Oy:n tarjous oli tarjousvertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisin. Pindora Oy:n kanssa tehdään avaimettoman kulun mahdollistavaa kokonaisratkaisua koskeva hankintasopimus.
Hankintasopimus tulee voimaan, kun sopimus on allekirjoitettu.
Viranhaltijan toimivalta
Helsingin kaupungin hallintosäännön (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta) mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 19.12.2023 § 700 mukaisesti Projektitoimisto-yksikön päällikkö on hankintavaltuudet ICT-hankinnoissa enintään 800 000 euroon (alv 0 %) saakka. Projektitoimisto-yksikön päällikkö on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.
Päätös tullut nähtäväksi 23.10.2024
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on:
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Lisätietojen antaja
Kimmo Iirola, johtava hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 34020