Hankinta, asiakaskokemuksen mittaaminen, Taloushallintopalveluliikelaitos

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankintapäätöksen ja oikaisuvaatimuksen sisältö

Taloushallintopalvelun toimitusjohtaja päätti 16.5.2024 hyväksyä Asiakaskokemuksen mittaaminen kokonaispalvelun hankinnassa Lumoame Oy:n tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisimpana.
Sopimuskausi on voimassa määräaikaisesti 2 vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on 165 406,00 euroa 48 kuukauden ajalta.

Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi hankintayksikön oli hylättävä PBI Research Institute Oy Ab:n tarjous tarjouspyynnön vastaisena. PBI Research Institute Oy Ab oli tehnyt tarjoukseensa tarjouspyynnön vaatimusten vastaisia varaumia. Liitteellä projektisuunnitelma kohdassa ”Tarkennukset hintaliitteeseen” oli esitetty, että annettu hinta ei sisällä tarjouspyynnössä vaadittuja 48 kk kustannuksia. Lisäksi projektisuunnitelmassa esitetyt matkakustannukset eivät täyttäneet tarjouspyynnöllä sekä sopimuksessa esitettyjä vaatimuksia.

PBI Research on tehnyt määräajassa oikaisuvaatimuksen hankintapäätökseen. PBI:n mukaan päätelmä ”on esitetty, annettu hinta ei sisällä tarjouspyynnössä vaadittuja 48 kk kustannuksia” on virheellinen, ja hinta sisältää tarjouspyynnössä vaaditut 48 kk kustannukset. PBI:n mukaan hinta sisältää Qualtrics-lisenssin kustannukset, joihin sisältyy hankinnan kohteessa kuvatut käyttöoikeudet ja palvelun tuki. PBI:n mukaan hankinnan kohteesta ei käy selväksi, että onko vastauksia tarkoitus kerätä vielä kahden ensimmäisen vuoden jälkeen. Tällöin lisenssi tulisi uusia hintaan 45 800 euroa, kun lisenssiä uusittaessa kerran vuodessa. PBI:n mukaan PBI ei epäselvyydestä johtuen ole pystynyt huomioimaan mahdollisia volyymialennuksia, mikäli lisenssi tilattaisiin suoraan neljäksi vuodeksi täydellä 40 000 vastauksen rajalla.

PBI haluaa oikaisuvaatimuksessaan lisäksi huomauttaa, että palveluun tarvittavat käyttöoikeudet ja tuki koko ajalle (48 kk) kuitenkin sisältyy tarjouksessa PBI:n ilmoittamaan 144,857.50 hintaan.

Edelleen PBI esittää, että hinta ei sisällä Qualtrics lisenssin uusimista enää kahden vuoden jälkeen, mutta lisenssin käyttöoikeudet ja ylläpito kuitenkin säilyvät. PBI:n mukaan pidemmällä tähtäimellä ajateltuna on Helsingin kaupungin etu kerätä ja kehittää palauteprosessia myös kahden ensimmäisen vuoden jälkeen, jolloin lisenssin uusiminen tulisi kysymykseen, minkä johdosta PBI laittoi kyseisen maininnan lisenssin uusimisen hinnasta.

Matkakustannuksia koskien päätös ”projektisuunnitelmassa esitetyt matkakustannukset eivät täytä tarjouspyynnöllä esitettyjä vaatimuksia” on PBI:n mukaan hylkäysperusteena perusteeton, sillä hankintapyyntö tai PBI:n vastaus hankintapyyntöön ei sisältänyt matkustamista, josta aiheutuisi kuluja. Päätös on PBI:n mukaan epälooginen kilpailutuksessa, jonka ratkaisuperusteena on hinta.

Tarjouspyynnössä annetut ohjeet

Asiakaskokemuksen mittaamisen hankinnassa hinta muodosta 100 % vertailuperusteista. Hintojen esittämistä varten tarjousasiakirjoihin kuuluu hintaliite, jonka tarjouspyyntöön vastaava tarjoaja täyttää ohjeiden mukaisesti.

Tarjouspyynnön liitteessä Hintaliite annetaan siinä olevan hintalomakkeen täyttöohjeet. Täyttöohjeissa todetaan muun muassa, että

- Hinnoiteltavat palvelut on määritelty tarjouspyyntöasiakirjoissa.
- Tarjoaja täyttää nimensä ja kunkin palvelun hinnan tiedoille varattuun keltaiseen soluun. Lomakepohjaan ei saa tehdä mitään muita muutoksia.
- Jatkuvan palvelun hinnan tulee sisältää liitteen Palvelusopimus mukainen tukipalvelu ja ylläpito sekä mahdolliset käyttöoikeusmaksut.
- Hintalomakkeen ohjeiden vastainen täyttäminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen.

Tarjouspyynnön liitteessä ”Hankinnan kohteen kuvaus” kappaleessa ”2.3 Ratkaisun yleiset vaatimukset” edellytetään, että ratkaisu sisältää kaikki tarvittavat käyttöoikeudet ja lisenssit.

Hintalomakkeen kohdassa ”Jatkuva palvelu, tuki, ylläpito ja käyttöoikeudet” on yksi täydennettävä tieto, ”Kuukausiveloitus”, ja tämän tiedon antamiseksi oleva keltainen solu, johon tieto tulee antaa muodossa Hinta, e/kk.

Jatkuvan palvelun kuukausiveloituksen lisäksi hintalomakkeella kysytään palvelun toteutuksen ja käyttöönoton kustannuksia kohdassa ”Palvelun toteutus ja käyttöönotto”. Tämän tiedon antamiseksi lomakkeella on täydennettävä tieto ”Projektin kiinteä kustannus” ja tämän antamiseksi oleva keltainen solu, johon tieto tulee antaa muodossa Hinta, e/projekti. Hintalomakkeen täyttöohjeessa todetaan, että

- Projektin kiinteän kustannuksen on sisällettävä kaikki palvelun toteutuksen ja käyttöönoton kustannukset, mukaan lukien mahdolliset projektin aikaiset käyttöoikeusmaksut
- Tarjouspyynnön liitteessä ”Sopimusluonnos” kohdassa 9. Hinta ja hinnan muuttaminen todetaan lisäksi, että
- (5) Tuotteen tai palvelun hinta sisältää matka- ja majoituskustannukset, päivärahat ja ylityökorvaukset eikä niitä veloiteta erikseen. Palveluntuottaja ei myöskään ole oikeutettu veloittamaan korvausta matka-ajasta.

PBI Research Oy:n tarjouksen hintatiedot

PBI:n tarjoukseen kuuluvassa PBI Projektisuunnitelmassa sivulla 25 ”Tarkennukset hintaliitteeseen” on varauma hintaliitteessä ilmoitettuihin hintoihin:

Tarkennukset hintaliitteeseen

Palvelun toteutus ja käyttöönotto

• Hinta sisältää Qualtrics lisenssin kustannukset vuodeksi (45 800 € ilman alv:ia). Qualtricsin lisenssi sisältää Qualtricsin ilmaisen tukipalvelun.

Jatkuva palvelu: palvelu, tuki, ylläpito ja käyttöoikeus

• Kuukausihinta ei sisällä Qualtrics lisenssin uusimisen hintaa.

Lisäksi projektisuunnitelmassa kohdassa PBI:n ehdot ja edellytykset on ilmoitettu seuraavaa laskutuksesta:

Laskutus

Kaikki matkakulut, mukaan lukien päivärahat, laskutetaan erikseen omakustannushintaan. PBI soveltaa edullisia matkoja koskevaa politiikkaa.
Asiakirjasta ilmenee, että hintaliitteessä oleva kuukausihinta ei sisällä tarvittavien käyttöoikeuksien /lisenssien kustannuksia, niin kuin hintaliitteen ohjeet edellyttävät. Sen sijaan yhden vuoden lisenssikustannukset ovat mukana kohdassa ”Palvelun toteutus ja käyttöönotto”.

Lisäksi asiakirjasta ilmenee, että PBI laskuttaa matkakulut, mukaan lukien päivärahat, erikseen.

Johtopäätökset

Tarjouspyynnössä kohdassa Hylkäämisperusteet on ilmoitettu, että hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa.

Tarjouspyynnössä on edellytetty, että ratkaisu sisältää kaikki tarvittavat käyttöoikeudet ja lisenssit ja että jatkuvan palvelun hinnan tulee sisältää liitteen Palvelusopimus mukainen tukipalvelu ja ylläpito sekä mahdolliset käyttöoikeusmaksut. Jatkuvan palvelun hinta on tullut ohjeen mukaan syöttää hintalomakkeelle muodossa kuukausiveloitus, e/kk. Edelleen on ohjeistettu, että hintalomakkeen ohjeiden vastainen täyttäminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen.

Matkakustannusten osalta tarjouspyynnössä on edellytetty, että tuotteen tai palvelun hinta sisältää matka- ja majoituskustannukset, päivärahat ja ylityökorvaukset eikä niitä veloiteta erikseen.

Tarjouksessaan PBI Research Institute Oy on kuitenkin tehnyt varaumia, joiden mukaan kohdassa Palvelun toteutus ja käyttöönotto ilmoitettu hinta sisältää Qualtrics lisenssin kustannukset vuodeksi ja että kohdassa Jatkuva palvelu: palvelu, tuki, ylläpito ja käyttöoikeus ilmoitettu kuukausihinta ei sisällä Qualtrics lisenssin uusimisen hintaa. Lisäksi PBI Research Institute ilmoittaa, että PBI laskuttaa matkakulut, mukaan lukien päivärahat, erikseen.

Oikaisuvaatimuksessaan PBI huomauttaa, että palveluun tarvittavat käyttöoikeudet ja tuki koko ajalle (48 kk) kuitenkin sisältyy tarjouksessa PBI:n ilmoittamaan 144,857.50 hintaan. Toisaalta PBI ilmoittaa oikaisuvaatimuksessa, että jos vastauksia on tarkoitus kerätä vielä kahden ensimmäisen vuoden jälkeen, lisenssi tulisi uusia hintaan 45 800 euroa, kun lisenssiä uusittaessa kerran vuodessa. (Alkuperäisessä tarjouksessa on tästä poiketen ilmoitettu, että hinta sisältää Qualtrics lisenssin vuodeksi, ei kahdeksi vuodeksi.) Oikaisuvaatimuksessa PBI toteaa edelleen matkakustannusten osalta, että hankintapyyntöön ei sisältynyt matkustamista, joista aiheutuisi kuluja.

PBI Research Institute Oy:n tekemistä varaumista johtuen hintaliitteellä olevaa jatkuvan palvelun kuukausihintaa ei ole ilmoitettu ohjeiden mukaisesti, eikä ilmoitettua hintaa voi käyttää tarjouspyynnön hintavertailussa. Tämä estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjousten kanssa. Näin ollen tarjous on tullut hylätä tarjouspyynnön vastaisena.

Oikaisuvaatimuksessaan PBI Research Institute Oy ei ole esittänyt sellaista uutta tietoa, minkä perusteella taloushallintopalvelun toimitusjohtajan 16.5.2024 tekemä päätös tulisi oikaista.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalaki 3 §, 79 § ja 133 §, Helsingin kaupungin hallintosääntö 19 luku 4 §

Keskushallinto Taloushallintopalveluliikelaitos Toimitusjohtaja 16.05.2024 § 11

Päätös

Päätöksen perustelut

Lisätiedot

Harri Numminen, erityissuunnittelija, puhelin: 310 25120

Päätös tullut nähtäväksi 27.06.2024

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.

Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.