Ohje, Helsingin kaupunkikonsernin sopimusten hallinta, kaupunginkanslia

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä Helsingin kaupunkikonsernin sopimusten hallinnan ohjeen liitteen mukaisesti.

Taustaa

Kuntalain hallintosääntöä koskeviin 90 §:n määräyksiin tehtiin vuonna 2021 laajennus, jossa edellytettiin, että kunnan hallintosääntöön on otettava tarpeelliset määräykset sopimusten hallinnasta (419/2021). Muutostarve perustui erityisesti kuntien lisääntyneeseen sopimusperusteiseen palvelutuotantoon ja palvelujen ostojen suureen taloudelliseen merkitykseen.

Sopimusten hallinnan tehostamisella on arvioitu saavutettavan palvelutoiminnan tehostumista ja merkittäviä säästöjä kuntien menoissa. Sopimusten hallinnan kehittämisen tarkoituksena on palvelun tuotannon asianmukaisuuden valvonnan lisäksi myös tehostaa johtamista, valvontaa ja riskienhallintaa silloin kun palveluja tuotetaan sopimusperusteisesti.

Helsingin kaupungissa sopimusten hallintaa on kehitetty viime vuosina toimialoilla, virastoissa ja liikelaitoksissa itsenäisesti ja pääasiassa hankemuotoisesti. Sopimusten hallinnan toteuttamisessa ollaan kaupungin eri yksiköissä erilaisissa kehitysvaiheissa.

Helsingin kaupungin hallintosääntöä on uudistettu vuonna 2021 huomioiden edellä mainitut kuntalain määräykset sopimusten hallinnasta. Hallintosäännön mukaan toimialalautakunnat hyväksyvät toimialan sopimusten hallinnan kuvauksen, liikelaitosten johtokunnat liikelaitoksen sopimusten hallinnan kuvauksen ja kansliapäällikkö kaupunginkanslian sopimusten hallinnan kuvauksen. Kaupunginvaltuuston hyväksymien (Kvsto 1.11.2023 § 250) sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden mukaisesti toimialat, virastot, liikelaitokset ja kaupunkikonsernin suurimmat tytäryhteisöt kuvaavat sopimusten hallinnan keskeisimmät tavoitteet, toimintaperiaatteet ja menettelyt.

Kaupunginhallitus on aikaisemmin hyväksynyt (Khs 13.1.2020 § 12) ohjeet sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta kaupunkikonsernissa. Sopimusten hallinnasta ei ole ollut aiemmin erillistä ohjetta, vaan sopimusten hallinnassa sovellettavat keskeiset osatekijät ja periaatteet ovat olleet kirjattuina talousarvion noudattamisohjeeseen. Nyt valmistelulla sopimusten hallinnan ohjeella on tarkoitus määritellä, mistä eri osatekijöistä toimiva sopimusten hallinta muodostuu ja miten sopimusten hallintaa voidaan kuvata.

Kaupunginkanslia on vuonna 2021 julkaissut Sopimuskäsikirjan apuvälineeksi niille kaupungin viranhaltijoille ja työntekijöille, jotka laativat, hallinnoivat ja valvovat kaupungin sopimuksia. Sopimuskäsikirja painottuu sopimusoikeudellisiin kysymyksiin ja sopimustoiminnassa yleisesti huomioitaviin käytännön ohjeisiin ja sen on tarkoitus jäädä edelleen käyttöön.

Ohjeen valmistelu

Sopimusten hallinnan ohjeen ja kuvauspohjan valmistelutyöstä on vastannut kaupunginkanslia. Ohjeen laatimisessa on hyödynnetty Suomen Kuntaliiton syyskuussa 2022 julkaisemia Kuntien ja hyvinvointialueiden sopimushallinnan ohjeet –mallipohjaa sekä Sopimushallinnan periaatteet- mallipohjaa. Ohjeen valmistelussa on tehty yhteistyötä kaupungin virastojen, toimialojen ja liikelaitosten kanssa.

Sopimusten hallinnan ohjeiden tarkoitus ja sisältö

Sopimusten hallinnan ohjeella määritellään sopimusten hallinnan tavoitteet, vastuut ja sopimusten hallinnan eri osatekijät sekä riskienhallintaa ja raportointia koskevat pääperiaatteet. Ohje koskee sopimusten hallinnan järjestämistä kaupungin toimialoilla, virastoissa ja liikelaitoksissa sekä kaupungin suurimmissa tytäryhteisöissä.

Toimivalla sopimusten hallinnalla kaupunki pyrkii varmistamaan asemansa tavoiteltuna sopimuskumppanina. Toimivalla sopimusten hallinnalla pyritään myös siihen, että kaupunki tuntee sopimuskumppaninsa hyvin ja pystyy ennakoivasti sekä nopeasti reagoimaan erilaisiin muutostilanteisiin.

Sopimusten hallinnan osatekijät ja niiden kuvaukset

Toimiva sopimushallinta edellyttää sopimusprosessien määrittelyä, joilla selkeytetään toimintaa ja eri toimijoiden rooleja, tehtäviä ja vastuita. Toiminnan kannalta merkittävimmät sopimukset tulee tunnistaa ja niiden valmisteluun sekä seurantaan on kiinnitettävä erityistä huomiota. Toimiva sopimusten hallinta edellyttää myös sähköisen sopimushallintajärjestelmän tehokasta hyödyntämistä sekä riittävän sopimusosaamisen varmistamista.

Sopimusten hallinnan kuvausten tulee kattaa kaikki sopimusten hallinnan eri osatekijät. Sopimusten hallinnan kuvauksessa selostetaan sopimusten hallinnan osatekijöiden toteutumisen tilanne kuvauksen laatimishetkellä sekä havaittuja kehittämiskohteita. Kuvaus auttaa sopimusten hallinnan suunnittelua ja edistää sopimusten hallinnan johdonmukaista toteuttamista. Kuvauksen tarkoituksena on toimia osoituksena sopimusten hallinnan järjestämisestä vastuualueella. Lisäksi kuvaus luo perustan sopimusten hallinnan toimivuuden seurannalle, arvioinnille ja kehittämiselle sekä tukee raportointia sopimusten hallinnan toteutumisesta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteoissa. Edelleen kuvaus auttaa tilintarkastajia heidän arvioidessaan Helsingin kaupungin sopimusten hallinnan järjestämisen asianmukaisuutta.

Toimialat, virastot, liikelaitokset ja suurimmat tytäryhteisöt laativat vuoden 2024 aikana ensimmäisen sopimusten hallinnan kuvauksensa ja vievät sen hallintosäännön mukaisesti toimivaltaiselle päätöksentekijälle tai tytäryhteisöjen osalta yhtiön hallituksen hyväksyttäväksi. Tämän jälkeen kuvausten ajantasaisuus ja mahdollinen päivitystarve arvioidaan vähintään kerran valtuustokaudessa.

Kaupunginkanslia on luonut kuvauspohjan toimialoille, virastoille, liikelaitoksille ja tytäryhteisöille hyödynnettäväksi sopimusten hallinnan kuvausten laadinnassa. Kuvauspohja julkaistaan kaupungin Intrassa. Sopimusten hallinnan kuvaus voidaan liittää osaksi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kuvausta. Sopimusten hallinnan kuvaus voidaan laatia myös erikseen.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön 8 luvun 1 §:n 1 momentin 7 kohdan mukaan kaupunginhallitus hyväksyy kaupunkikonsernin sisäistä valvontaa, riskienhallintaa ja sopimusten hallintaa koskevat ohjeet sekä sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen. Hallintosäännön 22 luvun 2 §:n mukaan kaupunginhallitus huolehtii kaupungin sisäisestä valvonnasta, riskienhallinnan ja sopimusten hallinnan järjestämisestä sekä valvoo sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja sopimusten hallinnan toimeenpanoa.

Päätös tullut nähtäväksi 18.04.2024

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §