Hankinta, optio, sähköisen lupa-asioinnin ja säilyttämisen palvelu, puitejärjestelyn jatkaminen optiokaudelle 2024 - 2029, kaupunkiympäristön toimiala
Sähköisen lupa-asioinnin ja säilyttämisen palvelu, puitejärjestelyn jatkaminen optiokaudelle 2024 - 2029
Päätös
Toimialajohtaja päätti jatkaa Cloudpermit Oy:n kanssa tehtyä sähköisen lupa-asioinnin ja säilyttämisen palvelun puitesopimusta alkuperäisin ehdoin kuudenkymmenen (60) kuukauden pituiselle optiokaudelle. Puitesopimuksen käyttöä jatketaan 1.9.2024 – 31.8.2029 väliseksi ajaksi.
Optiokauden käyttö perustuu kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaoston päätökseen 12.8.2021 § 68. Arvio koko hankinnan arvonlisäverottomasta arvosta optiokausi mukaan lukien on ollut noin 8 400 000 euroa.
Puitesopimuksen perusteella tilattavista yksittäisistä palveluista on sovittu erikseen tarkentavalla palvelusopimuksella. Palvelusopimuksella tähän mennessä tehdyt palveluiden tilaukset pysyvät ennallaan voimassa optiokauden alkaessa.
Tästä optiopäätöksestä riippumatta tilaajalla on edelleen puitesopimuksen perusteella lisäksi yksipuolinen oikeus tarvittaessa irtisanoa puitesopimus noudattaen kolmen kuukauden irtisanomisaikaa. Toimittajalla ei ole yleistä sopimuksen irtisanomisoikeutta.
Päätöksen perustelut
Hankinnan kohde ja hankintamenettely
Alkuperäisen hankinnan kohteena on ollut sähköinen lupa-asioinnin ja säilyttämisen palvelu, jonka avulla järjestetään rakennusvalvonnan, yleisten alueiden käytön, kiinteistönmuodostuksen ja ympäristönsuojelun toimialueiden sähköisen asioinnin palveluita kunnan asiakkaille. Kaupunkiympäristön toimiala on ollut mukana Kuntien Tiera Oy:n kilpailuttamassa hankinnassa hankintarenkaan jäsenenä. Kilpailutus toteutettiin julkaisemalla hankintailmoitus HILMA-ilmoituskanavassa ja Tarjouspalvelu-portaalissa 18.11.2020.
Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto päätti hankintapäätöksellä 12.8.2021 § 68 hyväksyä tarjouskilpailussa saadun Cloudpermit Oy:n tarjouksen. Tietohallintopäällikkö on allekirjoittanut hankintaa koskevan puitesopimuksen 1.9.2021.
Arvio koko hankinnan arvonlisäverottomasta arvosta optiokausi mukaan lukien on ollut noin 8 400 000 euroa. Arvioon on sisältynyt puitesopimuksen piiriin kuuluvat ohjelmistopalvelut, mahdolliset optiona tilattavat ohjelmistopalvelut sekä laskennallinen osuus myös asiantuntijapalveluista, koulutuksista ja hinnankorotuksista.
Puitesopimuksen perusteella tilattavista yksittäisistä palveluista on sovittu erikseen tarkentavalla palvelusopimuksella. Käyttöönotettuja palveluita ovat tällä hetkellä rakennusvalvonnan asiointi ja arkistointi, kiinteistönmuodostuksen asiointi, ympäristönsuojelun asiointi, yleisten alueiden asiointi, raportointityökalu sekä rakennusvalvonnan päätöksenteko. Tähän mennessä käyttöönotettujen palveluiden vuosittaiset palvelumaksut ovat vuoden 2024 osalta laskettuna yhteensä noin 442 000 euroa.
Optiokauden käyttöönoton perustelut
Kyse on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 41 §:n 2 momentin perustella tehtävästä hankinnasta, joka liittyy alkuperäisessä puitesopimuksessa määritellyn optiokauden käyttöönottoon.
Hankinnan kohteena olevat palvelut ja sopimus koskevat useita kaupunkiympäristön toimialan palveluita. Keskeisimpiä sidoshenkilöitä, kuten ohjelmistopalveluiden omistajia ja pääkäyttäjiä, on kuultu sopimuskauden aikaisista kokemuksista.
Palautteen perusteella keskeiset sidoshenkilöt ovat olleen pääosin tyytyväisiä sopimuksen mukaisiin palveluihin, vaikka kehittämistarpeita joissakin yksittäisissä palveluiden osa-alueissa on koettu ilmenneen. Myös asiointipalveluiden loppukäyttäjät, kuten kaupunkilaiset ja suunnittelijat, ovat olleet saatujen tietojen perusteella pääosin tyytyväisiä palveluihin.
Palveluita on otettu ensimmäisen sopimuskauden aikana vaiheittain käyttöön, ja osan palveluista käyttö on alkanut vasta hiljattain vakiintua organisaatiossa. Nyt käytössä oleva palvelukokonaisuus tarjoaa yhtenäisen asiointikokemuksen palveluprosessien koko elinkaaren ajaksi. Näissä olosuhteissa johonkin muuhun ratkaisutapaan siirtyminen kyseisten palveluiden järjestämisen osalta ei olisi tällä hetkellä toiminnallisesti tai taloudellisesti tarkoituksenmukainen vaihtoehto.
Hankintayksikkö seuraa kuitenkin palveluyhteistyön toimivuutta, palveluiden ja tarpeiden kehittymistä sekä markkinatilannetta myös optiokaudella.
Toimivalta
Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (19.12.2023 § 700) mukaan toimialajohtajalla on oikeus päättää puitesopimuksiin perustuvista hankinnoista sekä hankintalain 41 §:n 2 momentin mukaisista optioista ilman eurorajaa. Toimialajohtaja on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.
Päätös tullut nähtäväksi 08.05.2024
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on:
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Lisätietojen antaja
Oona Nuutinen, lakiasiantuntija, puhelin: 09 310 52603