Yhteistyösopimus, Red Showrun 2025 -tapahtuma, Red Bull Finland Oy

Viestintäjohtaja päätti hyväksyä Helsingin kaupunginkanslian viestintäosaston ja Red Bull Finland Oy:n välisen yhteistyösopimuksen koskien Helsingissä 30.8.2025 järjestettävää Red Bull Showrun - ilmaistapahtumaa. Red Bull Finland Oy:n virallisena yhteistyökumppanina tapahtumatuotannon järjestelyissä toimii helsinkiläinen tapahtumatuotantoyritys, Lataamo Group Oy. 

Samalla viestintäjohtaja päätti oikeuttaa brändi ja tapahtumat -yksikön päällikön allekirjoittamaan yhteistyösopimuksen. Yhteistyön ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on enintään 50 000 euroa, joka kohdentuu tapahtumajärjestämiskuluihin.

Yhteistyösopimuksen kustannukset maksetaan talousarvion kohdalta 1 40 01, viestintäosaston brändi ja tapahtumat yksikölle osoitetusta määrärahasta (sisäinen tilaus 1872000042 MA Muut tapahtumat). 

Edelleen viestintäjohtaja totesi, että hankinta toteutetaan suorahankintana, koska yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan, eikä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta (hankintalaki 40 § 2 mom. 2 kohta). Hankinta tehdään suorahankintana, koska Red Bull Finland Oy omistaa Helsingissä järjestettävän Red Bull Showrun –tapahtuman järjestämisoikeuden.

Helsingin kaupungin kaupunkistrategian 2021–2025 mukaisesti tapahtumilla on merkittävä rooli Helsingin viihtyisyyden, elinvoiman ja vetovoimaisuuden rakentamisessa. Helsinki on tapahtumallisuuden vastuullinen kehittäjä, luotettava ja innostava kumppani, toimiva tapahtumien alusta sekä kansainvälisesti vetovoimainen kulttuuri-, urheilu- ja tapahtumakaupunki, joka parantaa kilpailuasemaansa suurtapahtumien isäntäkaupunkina yhteistyössä alan toimijoiden kanssa. 

Helsingin matkailun ja tapahtumien toimintaohjelman 2022–2026 mukaan kaupungin elävyyttä ja vetovoimaa edistetään panostamalla erityisesti kansainvälisten matkailijoiden houkutteluun sekä tapahtumallisuuden vahvistamiseen, ympärivuotisuuden ja asukkaiden viihtyvyyden ollessa keskiössä. Lisäksi tullaan vahvistamaan Helsingin kilpailukykyä kansainvälisten kongressien ja suurtapahtumien osalta.

Tapahtumien vaikuttavuustutkimustulokset osoittavat, että suurtapahtumat tuovat paikkakunnille näkyvyyttä, vetovoimaa ja matkailutuloja sekä vilkastuttavat elinkeinoelämää. Tapahtumat kasvattavat Helsingin tunnettuutta ja kiinnostusta kotimaassa ja maailmalla.

Tapahtumakumppanuuksia arvioidaan kaupunkiyhteisen arviointikriteeristön kautta. Arviointikriteeristössä huomioidaan 1) kaupunkistrategian sekä matkailun ja tapahtumien toimintaohjelman mukaisuus 2) taloudellinen vaikuttavuus 3) Helsingin brändin mukaisuus 4) tapahtuman muu vaikuttavuus (sisältäen tapahtuman medianäkyvyys, tapahtumajärjestäjän substanssiosaaminen, ympäristövastuu, sosiaalinen vastuu, taloudellinen vastuu). Tapahtumakumppanuuden arvioinnin tehneet asiantuntijat puolsivat kumppanuutta tapahtumajärjestäjän kanssa. Kumppanuutta puoltavat erityisesti seuraavat asiat:

- Kyseessä on koko perheelle suunnattu ilmaistapahtuma

- Tapahtuma on helposti saavutettava

- Tapahtuma tuo elinvoimaa ja elävyyttä Helsinkiin ja myös sen keskustaan

- Tapahtuman kustannukset kaupungille ovat kohtuulliset

- Tapahtuma houkuttelee vierailijoita kotimaasta ja ulkomailta

- Tapahtumajärjestäjän tavoite on toteuttaa tapahtuma hiilineutraalisti.

Tapahtumaa on käsitelty Helsingin kaupungin suurtapahtumien koordinaatioryhmässä 24.5.2024 ja koordinaatioryhmä on päätynyt puoltamaan tapahtuman järjestämistä ja tapahtumakumppanuutta.

Red Bull Showrun -tapahtuma järjestetään 30.8.2025 Helsingissä, Olympiastadionin ympäristössä (Mäntymäen kentällä ja Helsinginkadulla). Yksipäiväinen tapahtuma on kansainvälinen tapahtumakonsepti, joka vuosien ajan on kiertänyt maailman suurimpia kaupunkeja ja saapuu nyt ensimmäistä kertaa Suomeen. Järjestäjä odottaa tapahtumaan yhteensä noin 100 000 kävijää sekä laajaa, kansainvälisen ja kotimaisen median näkyvyyttä. Tapahtuma on kävijöille maksuton ja sen ohjelmasisältö soveltuu laaja-alaisesti erilaisille yleisöille.

Kansainvälisiä kävijöitä odotetaan olevan n. 5 % kävijöistä ja merkittävää määrää kävijöistä odotetaan Helsingin ulkopuolelta. Tapahtuman suuri kävijämäärä tuo merkittävän hyödyn lähiympäristön yrityksille, kuten ravintoloille ja hotelleille. Tapahtumajärjestäjä arvioi tapahtuman taloudellisen hyödyn Helsingille olevan noin 1–5 miljoonaa euroa. Arvio perustuu kokemuksiin muista kaupungeista samasta tapahtumasta. Vertailun vuoksi vuoden 2023 Helsinki Priden (100 000 kävijän ilmaistapahtuma) taloudellinen vaikuttavuus oli 7,8 miljoona euroa (tutkimuksen lähde: Sponsor Insight).

Tapahtuma toteutetaan hiilineutraalisti, kompensoiden kaikki tapahtuman päästöt. Red Bullin tavoitteena on olla 100 % hiilineutraali vuonna 2030 kaikissa tapahtumissaan. Hankinnoissa ja logistiikassa minimoidaan ympäristön kuormitusta suosimalla paikallisia toimijoita. Red Bull on sitoutunut toiminnassaan ISO14001-ympäristösertifikaattiin. Lataamo Groupilla (tapahtuman paikallinen tuottaja) on suomalainen Ekokompassi-sertifikaatti. Ekologisuudella on merkittävä painoarvo tuotannon alihankkijoiden ja kumppaneiden valinnassa. Pitkä aikaväli suunnittelusta toteutukseen mahdollistaa ekologiset logistiikkaratkaisut. Jätteiden syntyä minimoidaan suunnittelemalla hankinnat uudelleen käytettäviksi sekä hyödyntämällä Red Bullin olemassa olevia tapahtumarakenteita. Välttämättömät jätteet lajitellaan ja kierrätetään

Tapahtumajärjestäjän kanssa solmittavalla yhteistyösopimuksella sovitaan kaupunginkanslian viestintäosaston yhteistyö- ja markkinointitoimenpiteistä.