Hankinta, vainajalogistiikkasovellus, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

HEL 2024-010886
Asialla on uudempia käsittelyjä
§ 40

Sopimus vainajalogistiikka.fi-sovelluksen käyttöönotosta

Tietohallintojohtaja

Päätös

Tietohallintojohtaja päätti hyväksyä ja allekirjoittaa Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan ja Helsingin seurakuntayhtymän välisen yhteistyösopimuksen vainajalogistiikka.fi-sovelluksen käyttöönotosta.

Yhteistyösopimuksenmukainen hankinta toteutetaan hankintalain 16 §:n mukaisena hankintana toiselta hankintayksiköltä, johon ei sovelleta hankintalakia.

Yhteistyösopimuksen arvolisäveroton kokonaiskustannus on yhteensä 72 173,62 euroa neljän käyttövuoden mukaan laskettuna.

Päätöksen perustelut

Vainajalogistiikka.fi-sovelluksen kuvaus

Helsingin alueella on puutetta riittävistä vainajien kylmäsäilytystiloista ja vainajien aiempaa pidempien säilytysaikojen vuoksi säilytystilan tarve on kasvanut. Nykyisillään vapaiden vainajatilojen sekä vainajien sijaintitietojen etsiminen on manuaalista ja aikaa vievää. Lisäksi tietojen ylläpitäminen on tehotonta ja tiedot eivät ole avoimia tarvittaville vainajalogistiikan sidosryhmille.

Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala on neuvotellut Helsingin seurakuntayhtymän kanssa sen hallinnoiman Vainajalogistiikka.fi-palvelun käyttöönottomahdollisuudesta. Vainajalogistiikka.fi-sovellus on pääkaupunkiseudun seurakuntayhtymien (Helsinki, Espoo ja Vantaa) yhdessä luoma järjestelmä, jonka avulla pystytään seuraamaan reaaliaikaisesti mukana olevien organisaatioiden kylmiötiloissa olevia vainajia sekä kokonaiskylmiökapasiteettia. Sovellusta käyttävät sopimuksen allekirjoitushetkellä seurakuntatalouksien (Helsinki, Espoo, Vantaa, Jyväskylä ja Pori) lisäksi Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, Hietaniemen krematoriosäätiö sekä edellä mainittujen käyttäjäorganisaatioiden toiminta-alueilla toimivat hautaustoimistot ja vainajia kuljettavat yritykset.

Vainajalogistiikka.fi on selainpohjainen sovellus, jonka avulla on mahdollista tarkkailla järjestelmän piirissä olevien kylmiötilojen kapasiteettia sekä etsiä em. tiloissa olevien vainajien sijaintia yksilöidyn vainajakoodin tai henkilötunnuksen avulla. Sovellus hakee tiedot hallittua rajapintaa pitkin yhteisestä vainajatietokannasta, jonne vainajien tiedot on ensimmäisellä kirjaamiskerralla tallennettu.

Yhteistyösopimus liittää Helsingin kaupungin vainajasäilytystilat sovelluksen piiriin. Uusien tilojen lisäämisestä syntyy prosessihyötyjä kaikille sidosryhmille sekä toimijoille pääkaupunkiseudun alueella. Lisäksi se auttaa selkeyttämään vainajan polkua sairaalasta aina hautaan saakka.

Hankintayksiköiden välinen horisontaalinen yhteistyö

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) muutoksineen 16 §:n mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintayksiköiden väliseen hankintaan, jolla hankintayksiköt toteuttavat yhteistyössä ja yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi niiden vastuulla olevat yleisen edun mukaiset julkiset palvelut.

Helsingin seurakuntayhtymä on hankintalain tarkoittama hankintayksikkö. Sovelluksen kautta osapuolet tuottavat yhteistyössä avointa paikkatietoa vainajien sijainnista, jonka avulla ne toteuttavat hautaustoimilain (457/2003) 2 §:n 1 momentin mukaista velvoitetta vainajien hautaamisesta tai tuhkaamisesta viivytyksettä. Seurakuntayhtymä omistaa tekijänoikeudet sovelluksen lähdekoodiin. Edeltävän kolmen vuoden aikana muita kuin sopimuksen osapuolia varten toteutettujen yhteistyön piiriin kuuluvien palvelujen arvo on ollut keskimäärin alle 33 000 euroa vuodessa, joten hankintalain 16 §:n 3 momentin mukaan palvelujen tuottamista koskevaa prosentuaalista rajoitusta ei sovelleta.

Yhteistyön kustannukset ja toimivalta

Helsingin seurakuntayhtymä on antanut palvelun käyttöönotosta tarjouksen, jonka mukaan käyttöönottokustannus on 34 117,62 euroa ja vuotuinen ylläpitokustannus Helsingin kaupungin asukasmäärän mukaan sopimuksen tekohetkellä 9 514,00 euroa vuodessa. Vuotuiseen ylläpitokustannukseen vaikuttaa toteutunut ylläpitokustannus ja vainajalogistiikka.fi-palvelua käyttävien organisaatioiden toiminta-alueiden asukasmäärä. Laskutus tapahtuu toteuman mukaan. Ylläpitokustannus veloitetaan käyttöönottokuukautta seuraavan kuukauden alusta lukien.

Sopimuksen kertaluonteiset kustannukset maksetaan sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan ICT-investointibudjetista digitaalisten palvelujen kehitykseen varatusta määrärahasta. Sopimuksen jatkuvan palvelun kustannukset maksetaan sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan atk-käyttötalouden määrärahasta.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta yhteistyösopimuksen.

Tietohallintojohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali-,
terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 12.12.2023 § 260.

Päätös tullut nähtäväksi 26.08.2024

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

  • se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen)
  • kunnan jäsen.
Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Sähköpostiosoite:
helsinki.kirjaamo@hel.fi
Postiosoite:
PL 10
 
00099 HELSINGIN KAUPUNKI
Käyntiosoite:
Pohjoisesplanadi 11-13
Puhelinnumero:
09 310 13700

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

  • päätös, johon oikaisuvaatimus kohdistuu
  • miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella päätöstä halutaan oikaistavaksi
  • oikaisuvaatimuksen tekijä
  • millä perusteella oikaisuvaatimuksen tekijä on oikeutettu tekemään vaatimuksen
  • oikaisuvaatimuksen tekijän yhteystiedot
Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

Sulje

Lisätietojen antaja

Lassi Laine, johtava asiantuntija, puhelin: 09 310 43104

lassi.laine@hel.fi

Jukka-Pekka Lehtomaa, johtava hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 24074

jukka-pekka.lehtomaa@hel.fi

Päättäjä

Petri Otranen
tietohallintojohtaja