Hankinta, vammaisten lasten loma-ajan toiminta, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja päätti valita vammaisten lasten loma-ajan toiminnan palveluntuottajiksi osa-alueittain seuraavat palveluntuottajat:

Osa-alue 1:

Hoitopedagogisen Rudolf Steiner-koulun kannatusyhdistys r.y.

Osa-alue 2:

Oppimis- ja ohjauskeskus Valteri, Ruskis

Lisäksi perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja päätti hylätä FenixCare Oy:n tarjouksen, sillä tarjoaja ei täyttänyt tarjouspyynnöllä tarjoajalle asetettua soveltuvuusvaatimusta.

Valinnat on tehty tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Tarjousvertailu on tämän päätöksen liitteenä (liite 1 Vertailutaulukko).

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo (alv 0 prosenttia) laskettuna hankintamenettelyn kokonaiskestolle optiokaudet mukaan lukien on 1 712 000 euroa.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen kummankin palveluntuottajan osalta sillä ehdolla, että palveluntuottajat toimittavat asetettujen vaatimusten mukaisesti rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat selvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista. Lisäksi Soteri-rekisteröinnin voimassaolo ja vastuuhenkilötiedot tarkastetaan.

Hankinnan taustaa

Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päätti hyväksyä hankinnan keskeiset periaatteet ja ehdot päätöksessään 95 §, 14.5.2024. Lisäksi sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päätti oikeuttaa perhe- ja sosiaalipalvelujen johtajan tekemään hankintaa koskevat päätökset, päättämään optiokauden käyttöönotosta, allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Helsingin kaupungin sosiaali- terveys ja pelastustoimiala on huomioinut hankintalain (1397/2016) liitteen E mukaisen sote-palveluhankinnan valmistelussa lain sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä (612/2021) 8 §:ssä säädetyt vastuut ja palvelutoiminnan jatkuvuuden sekä lain 12 §:n edellytykset ja rajoitukset sote-palvelujen hankkimiseen hyvinvointialueella yksityiseltä palveluntuottajalta.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on vammaisten lasten loma-ajan toiminta helsinkiläisille kehitysvammaisille ja pidennetyn oppivelvollisuuden piirissä oleville autistisille lapsille, jotka ovat koululaisina yksityisessä Marjatta-koulussa tai Opetushallituksen alaisessa Oppimis- ja ohjauskeskus Valteri Ruskiksessa.

Uuden vammaispalvelulain ja lain soveltamisalan tarkentamisen myötä loma-ajan toimintaan tulevat osallistumaan myös lapset, jotka kuuluvat uuden vammaispalvelulain soveltamisalan piiriin lyhytaikaisessa huolenpidossa.

Loma-ajan toiminta on tarkoitettu 1.–9.- luokkalaisille. Marjatta-koulun ja Oppimis- ja ohjauskeskus Valteri Ruskiksen esikoululaiset kuuluvat vammaisten lasten loma-ajan toiminnan piiriin. Peruskoulun päättötodistuksen saaneet 9.-luokkalaiset eivät kuulu enää tämän palvelun piiriin peruskoulun jälkeisellä kesälomalla.

Hankintamenettely

Vammaisten lasten loma-ajan toiminta on lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), myöhemmin hankintalaki, luvun 12 tarkoittamaa sosiaali- ja terveyspalvelua. Hankinnan ennakoitu arvo ylittää hankintalain tarkoittaman, sosiaali- ja terveyspalveluja koskevan kansallisen kynnysarvon. Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa 13.9.2024 julkaistulla hankintailmoituksella.

Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittava palvelu sekä palvelulle ja tarjoajille asetut vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan. Palvelun tulee täyttää Euroopan unionin suoraan velvoittavien säädösten, Suomen lakien ja asetusten sekä viranomaisten antamat määräykset.

Tarjouksen pystyi jättämään yhteen tai molempiin hankinnan osa-alueisiin.

Tarjoajien oli tarjousaikana mahdollista esittää hankinnan kohdetta ja tarjouspyyntöä koskevia tarkentavia lisätietokysymyksiä. Hankintaan liittyvät lisätietokysymykset tuli esittää 25.9.2024 klo 10.00 mennessä. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä 25 kysymystä ja niihin vastattiin julkisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta 26.9.2024.

Tarjoukset tuli jättää hankintayksikölle Tarjouspalvelu-portaalin kautta 11.10.2024 klo 10.00 mennessä. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät:

FenixCare Oy (osa-alue 1 ja 2)

Hoitopedagogisen Rudolf Steiner-koulun kannatusyhdistys r.y. (osa-alue 1)

Oppimis- ja ohjauskeskus Valteri, Ruskis (osa-alue 2).

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 11.10.2024 klo 10.04 sähköisestä järjestelmästä.

Tarjoajien soveltuvuuden arvioiminen ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Hankintayksikkö on tehnyt tarjouksen jättäneiden tarjoajien soveltuvuuden arvioinnin ja tarkastanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikkien tarjoajien tuli täyttää tarjouspyynnöllä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset. Tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli olla tarjouspyynnön mukaisia ja tarjotun palvelun tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjoajien soveltuvuuden arvioinnin yhteydessä hankintayksikkö lähetti täsmennyspyynnön FenixCare Oy:lle tarjoajan ilmoittaman tarjoajan kokemuksen sisältöön liittyen.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjoajalla tuli olla kokemusta palvelutuotannosta hankinnan kohteena olevalle asiakasryhmälle. Riittävänä kokemuksena pidettiin palvelun tuottamista hankinnan kohteena olevan palvelun asiakasryhmälle vähintään puolen vuoden ajan viimeisen kolmen (3) vuoden aikana (9/2021 - 9/2024). Puolen vuoden ajanjakson ei tarvinnut olla ollut yhtenäinen. Ryhmän koon tuli olla ollut vähintään 5 henkilöä.

FenixCare Oy ei täsmentänyt tarjoustaan hankintayksikön asettamassa määräajassa. FenixCare Oy:n tarjouksella ei myöskään ollut tietoa yhteyshenkilöstä, jolta kokemuksen oikeellisuus olisi voitu tarkastaa. Hankintayksikkö hylkäsi FenixCare Oy:n tarjouksen, sillä tarjoaja ei täyttänyt tarjouspyynnöllä tarjoajalle asetettua soveltuvuusvaatimusta.

Hankintayksikkö arvioi muiden tarjoajien täyttävän tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset, heidän tarjouksensa todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi ja ne otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Tarjousten valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voi muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa. Hankintamenettelyn aikana hankintayksikkö on kohdellut kaikkia hankintamenettelyyn osallistuneita ja muita toimittajia hankintalain mukaisesti tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toiminut suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Tarjousten vertailu tehtiin osa-alueittain. Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka peruste oli halvin hinta. Laatu oli huomioitu tarjouspyyntöasiakirjoissa palvelulle asetetuissa korkeissa vähimmäisvaatimuksissa.

Hankinnan osa-alueiden palveluluokka 1:n hinnan painoarvo oli 95 prosenttia ja palveluluokka 2:n 5 prosenttia. Näiden summasta muodostui tarjousten vertailussa käytetty vertailuhinta. Vertailutaulukko on liitteenä 1.

Tarjouspyynnön mukaisesti kumpaankin osa-alueeseen valittiin yksi (1) palveluntuottaja.

Sopimus

Valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään sopimukset. Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi 1.1.2025 ja se päättyy vuoden 2028 joululoma-ajan päättymiseen. Perussopimuskauden jälkeen on mahdollista tilaajan niin päättäessä jatkaa sopimusta enintään kahden (2) vuoden mittaisella optiokaudella.

Osapuolia sitovat sopimukset eivät synny päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta, kun hankinnasta on tehty sopimukset valittujen palveluntuottajien kanssa. Sopimukset voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.

Sosiaali-, terveys ja pelastustoimiala on myös ottanut huomioon tässä sote-palveluhankinnassa ja hankintasopimuksessa järjestämislain 15 §:n asettamat velvoitteet.