Hankinta, puitejärjestely 2025–2026, palovaroitin- ja paloilmoitinjärjestelmien huollot, kaupunkiympäristön toimiala

Kaupunkiympäristön toimialan rakennusten ja yleisten alueiden tekninen johtaja hyväksyi kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja oikeuttaa elinkaariyksikön päällikön tekemään paloilmoitin- ja palovaroitinjärjestelmien huoltoa ja korjauksia koskevat puitesopimukset, sekä tekemään niihin tarvittaessa vähäisiä teknisiä korjauksia ja tarkennuksia, kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä seuraavien tarjoajien kanssa:

1. Arvolukko Oy
2. FireSec Oy
3. ISS Palvelut Oy
4. PIL Paloilmoitinliike Consulting Oy

Tekninen johtaja sulkee pois tarjouskilpailusta Inspecta Tarkastus Oy:n tarjouksen, koska se ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia ja koska se ei ollut tarjouspyynnön mukainen.

Puitesopimus tehdään seuraavin ehdoin:

Puitesopimus tulee voimaan aikaisintaan 1.1.2025 ja, kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimus päättyy 31.12.2026. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta yhdellä 2 vuoden pituisella optiokaudella.

Puitesopimus ei sisällä määräostovelvoitetta.

Puitesopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankintasopimusta ei voida tehdä, ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain mukainen poissulkemisperuste.

Kaupunkiympäristön toimialan kaikkien toimeksiantojen yhteenlasketun arvon arvioidaan olevan arvonlisäverottomana 1 700 000 euroa. Puitejärjestelyn enimmäisarvo arvonlisäverottomana on 2 500 000 euroa. Em. summissa on huomioitu myös mahdollisesti käyttöön otettavat kaksi (2) optiovuotta.

Tähän hankintaan liittyvä puitejärjestely koskee Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan hallinnoimien kiinteistöjen paloilmoitin- ja palovaroitinjärjestelmien lakisääteisiä huoltoja ja korjauksia, sekä määräaikaistarkastuksia ja olemassa olevan laitteiston päivityksiä tai osittaista uusintaa. Näissä paloilmoitinlaitteistoja on n. 250 rakennuksessa ja palovaroitinjärjestelmiä n. 500 rakennuksessa.

Hankinnan kohde muodostaa kokonaisuuden, jonka jakaminen osiin ei hankintayksikön näkemyksen mukaan ole tarkoituksenmukaista.

Tarjouskilpailulla valitaan yritykset, joiden kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimukset 31.12.2026 saakka. Sopimuksia on mahdollista jatkaa yhdellä 2 vuoden pituisella optiokaudella.

Tarjoukset annetaan kiinteinä yksikköhintatarjouksina 31.12.2026 saakka.

Hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Tarjouskilpailusta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävää palveluhankintaa koskeva hankintailmoitus ”Paloilmoitin- ja palovaroitinjärjestelmien huolto, puitejärjestely 2025-2026” TEM:n ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa 18.10.2024.

Hankintailmoituksessa ilmoitettiin kaupunkiympäristön toimialan käyttämän sähköisen tarjouspalvelun internet-sivun osoite, josta sähköisessä muodossa olevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityvien noudettavissa.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan, 19.11.2024 klo 9.00, mennessä tarjouksen jätti
kymmenen (10) tarjoajaa: Arvolukko Oy, CG Point Oy (ryhmittymä CGpoint Texa), FireSec Oy, Inspecta Tarkastus Oy, ISS Palvelut Oy, Loihde Trust Oy, L&T Kiinteistötekniikka Oy, Palmia Oy, PAP Group Oy ja PIL Paloilmoitinliike Consulting Oy.

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjouspyynnössä ja ESPD-lomakkeella esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.

Tarjouspyyntö on liitteenä 5 ja ESPD-lomake liitteenä 6.

Soveltuvuusvaatimusten täyttymisen ja tarjousten tarkastus

Inspecta Tarkastus Oy:n tarjous ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia yrityksen rekisteröinnille ja tarjottaville laitemerkeille. Yritys ei tarjouksen liitteenä toimittamansa selvityksen mukaan voi tarjota laitteistojen huolto- ja korjauspalveluja eikä laitteisiin liittyviä varaosia tai tarvikkeita. Inspecta Tarkastus Oy:n tarjous tulee näin ollen sulkea pois tarjouskilpailusta, koska se ei vastannut tarjouspyyntöä.

Muiden tarjoajien tarjoukset täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset ja näiden tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Tarjouksen vertailuperusteena on tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus, josta laadun osuus on 50 % ja hinnan 50 %.

Laadunarviointi

Tarjousten vertailussa käytettävät laatupisteet muodostuvat tarjousten laatupisteistä siten, että parhaat laatupisteet (c) saanut tarjous saa 50 laatupistettä (= max. laatupisteet). Muiden tarjousten vertailussa käytettävät laatupisteet muodostuvat näiden laatupisteistä (d) kaavalla d/c* max. laatupisteet

Laadunarvioinnissa käsiteltiin kaikkien hyväksyttävän tarjouksen tehneiden tarjoajien tarjoukset. Laadunarvioinnissa huomioidaan vain tarjoajan laadunarviointikaavakkeella ilmoittamat tiedot.

Hankintayksikön edustajista koostunut arviointiryhmä antoi tarjouksille laatupisteet laadunarviointikaavakkeella esitetyn laadunarviointikriteeristön pisteytyksen mukaisesti.

Laadunarviointikriteerit liitteenä 1 ja laadunarviointitaulukko liitteenä 2.

Hintatarjoukset

Hintatarjoukset annettiin yksikköhintoina. Pyydetyt yksikköhinnat ja niiden painotukset vertailussa on esitetty tarjouspyynnössä.

Tarjousten vertailuhinta (€) muodostuu kertoimellaan (h) painotettujen tuntiveloitushintojen (€/h) summasta.

Tarjousten vertailussa käytettävät hintapisteet muodostuvat siten, että vertailuhinnaltaan halvin tarjous (a) saa 50 hintapistettä (= max. hintapisteet). Muiden tarjousten hintapisteet muodostuvat näiden vertailuhinnasta (b) kaavalla a /b* max. hintapisteet.

Hintavertailutaulukko on liitteenä 3.

Laadun ja hinnan arviointi

Tarjouksen vertailupisteet muodostuvat tarjouksen vertailussa käytettävistä yhteenlasketuista hintapisteistä ja laatupisteistä siten, että parhaat yhteenlasketut pisteet (x) saanut tarjous saa 100 pistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet muodostuvat näiden tarjouksen vertailussa käytettävistä yhteenlasketuista hinta- ja laatupisteistä (y) kaavalla y/x*100.

Hinta-laatu vertailutaulukko on liitteenä 4

Sopimustoimittajien valinta

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että puitejärjestelyn piiriin valitaan 4–6 sopimustoimittajaa, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta.

Puitejärjestelyyn valitaan sopimustoimittajiksi kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä seuraavat yritykset:

1. Arvolukko Oy
2. FireSec Oy
3. ISS Palvelut Oy
4. PIL Paloilmoitinliike Consulting Oy

Sopimuskumppaniksi hyväksyttyjen osalta on tarkastettu Helsingin kaupungin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset.

Ennen mahdollisen hankintasopimuksen tekemistä tarkastetaan vielä hankintalain mukaiset poissulkemisperusteet tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.

Puitesopimukseen perustuvien toimeksiantojen tilaaminen

Etusijajärjestys

Sopimuksen mukaiset toimeksiannot tilataan ensisijaisesti puitejärjestelyä koskevan hankintapäätöksen mukaisesti kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisessa järjestyksessä merkkikohtaisesti ensimmäisenä olevalta Palveluntuottajalta, joka on tarjouksessaan tarjonnut toimeksiannon kohteena olevan laitemerkin huoltopalveluja, ja jolla on toimeksiantoon vaadittavat resurssit ja lisäksi käytettävissä toimeksiantoon vaadittavaa pätevää työvoimaa työn toteuttamiseen.

Mikäli etusijajärjestyksen perusteella ensisijainen Palveluntuottaja ei pysty toteuttamaan toimeksiantoa tai Palveluntuottajan kanssa ei päästä yksimielisyyteen toimeksiannon sisällöstä, aikataulusta ja tuntimäärästä tai muista Tilaajan tilauksessaan edellyttämistä vaatimuksista, käynnistetään neuvottelut etusijajärjestyksessä seuraavana olevan Palveluntuottajan kanssa.

Etusijajärjestyksen mukaisesta järjestyksestä voidaan poiketa myös seuraavilla perusteilla:

Passiivisuus

a) jos ensisijainen Palveluntuottaja on passiivinen eikä vastaa sähköpostitse viimeistään kahden (2) työpäivän aikana (klo 16.00 mennessä) tai tilaajan erikseen määrittelemässä aikataulussa tälle esitettyyn alustavaan tiedusteluun toimeksiannon tekemisestä, tarjous pyydetään seuraavaksi sijoittuneelta Palveluntuottajalta.

b) jos Palveluntuottaja ei anna toimeksiantokohtaista tarjousta viikon sisällä tai tilaajan erikseen pyytämän ajan kuluessa, tarjous pyydetään seuraavaksi sijoittuneelta Palveluntuottajalta.

Palveluntuottaja ei pysty toteuttamaan toimeksiantoa

c) ensisijainen Palveluntuottaja ilmoittaa, ettei se pysty perustellusta syystä toteuttamaan toimeksiantoa, jolloin tarjous pyydetään seuraavaksi sijoittuneelta Palveluntuottajalta.

Aikataulusta tai enimmäishinnasta ei päästä yhteisymmärrykseen

Aikataulusta tai enimmäishinnasta ei päästä yhteisymmärrykseen

Palveluntuottaja ei aloita sovitussa aikataulussa

e) Palveluntuottaja ei aloita töiden suorittamista sovitussa aikataulussa eikä Palveluntuottaja kykene osoittamaan, että kykenee suorittamaan työt sovitussa aikataulussa, tarjous voidaan pyytää seuraavaksi sijoittuneelta Palveluntuottajalta.

Lisätyö tai jatkotilaus

f) kysymyksessä on puitejärjestelyssä aiemmin tilatun toimeksiannon lisätyö tai edellisen työvaiheen jatkotilaus, jolloin tarjous voidaan pyytää tältä Palveluntuottajalta.

Sopimuspalveluntuottajalla on erityisosaamista (objektiivinen arvio)

g) jos Palveluntuottajalla on objektiivisen arvion perusteella toimeksiannon suorittamiseen vaadittavaa erityisosaamista, tarjous voidaan pyytää etusijajärjestyksessä ensimmäiseltä Palveluntuottajalta, jolla on tarvittava erityisosaaminen.

Sopimusrikkomus

h) Palveluntuottajan aikaisempi toimeksianto on uutta toimeksiantoa koskevaa tilausta tehdessä Palveluntuottajasta johtuvasta syystä myöhässä, jolloin tarjousta voidaan pyytää etusijajärjestyksessä seuraavalta Palveluntuottajalta.

i) Palveluntuottajan aiemman toimeksiannon laatu ei vastaa toimeksiannossa edellytettyä tasoa, jolloin tarjousta voidaan pyytää etusijajärjestyksessä seuraavalta Palveluntuottajalta.

j) Palveluntuottaja ei noudata sopimusehtoja eikä Palveluntuottaja Tilaajan kehotuksista huolimatta korjaa toimintaansa. Palveluntuottajalle ei osoiteta uusia toimeksiantoja, ennen kuin sopimusrikkomus on korjattu ja sopimussakko sopimuksenmukaisesti suoritettu.

Ensisijainen Palveluntuottaja on suljettu puitejärjestelystä

k) ensisijainen Palveluntuottaja on suljettu puitejärjestelystä joko pysyvästi tai määräaikaisesti, jolloin tilaus tehdään seuraavaksi sijoittuneelta Palveluntuottajalta.

Esteellisyys

l) Palveluntuottaja katsotaan esteelliseksi, jolloin tarjous pyydetään seuraavaksi sijoittuneelta Palveluntuottajalta.

Jos yhdenkään Palveluntuottajan kanssa ei päästä yksimielisyyteen toimeksiannon suorittamisesta, voidaan työ kilpailuttaa erikseen.

Mikäli Tilaaja poikkeaa kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesta järjestyksestä sen takia, että toimeksiannot ovat myöhässä tai toimeksiantojen laatu ei vastaa edellytettyä tasoa tai että Palveluntuottaja ei noudata sopimusehtoja, poikkeamisen edellytyksenä on lisäksi, että Tilaaja on reklamoinut edellä mainituista tilanteista kirjallisesti Palveluntuottajalle. Palveluntuottajalta tehdään uusia tilauksia, kun reklamoidut puutteet on korjattu ja Palveluntuottaja on antanut Tilaajalle luotettavan selvityksen, miten toimeksiannot jatkossa hoidetaan sovittujen ehtojen mukaisesti.

Mikäli Palveluntuottaja ilmoittaa toimeksiantokohtaista tarjousta pyydettäessä kapasiteettinsa olevan varattu, huomioidaan tämä kyseisessä toimeksiannossa, mutta asia ei vaikuta seuraavien toimeksiantojen valmisteluun.

Toimeksiannoissa käytetään pääasiassa tilausmenettelyä, mutta tarvittaessa myös yksittäisessä toimeksiannossa voidaan laatia toimeksiantokohtainen sopimus.

Minikilpailutus

- Mikäli toimeksianto koskee koko kiinteistön paloilmoitinlaitteiden (PI) tai palovaroitinjärjestelmien uusimista, hankinnat minikilpailutetaan puitejärjestelyssä mukana olevien palveluntuottajien kesken.

- Minikilpailutuksessa pyydetään tarjoukset kaikilta puitejärjestelyn Palveluntuottajilta. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.

- Tilaaja esittää tarjouspyynnössään hankinnan toteuttamisessa tarvittavat tiedot esim. tavoiteaikataulun, kuvaa toimeksiannon sekä toimeksiannon erityispiirteistä johtuvat palvelun tarkemmat ehdot.

- Toimeksiannon palveluntuottajaksi valitaan tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti minikilpailutuksessa tarjouksen jättänyt, toimeksiannon aikatauluun sitoutunut ja asetetut erityisehdot täyttävä palveluntuottaja.

- Minikilpailutetuissa hankinnoissa noudatetaan puitesopimuksen sopimusehtoja.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 19.12.2023 § 700 mukaan rakennusten ja yleisten alueiden teknisellä johtajalla on hankintavaltuus enintään kolmen (3) miljoonan euron hankinnoissa. Tekninen johtaja on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.