Hankinta, sopimuksen irtisanominen, kiinteistönhoitopalvelut, Palmia Oy

Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto päättää irtisanoa Palmia Oy:n kanssa tehdyt kiinteistönhoitopalvelujen sopimukset liitteessä mainittujen kohteiden osalta ja oikeuttaa kaupunkiympäristön toimialan tilat-palvelun tilaomaisuusyksikön suorittamaan irtisanomiseen liittyvät toimenpiteet.

Sopimusten mukaan sopimukset voidaan irtisanoa noudattaen kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa. Irtisanominen tulee voimaan, kun Palmia Oy on saanut tiedoksi irtisanomisilmoituksen. Sopimusten viimeinen voimassaolopäivä nyt irtisanottavien kohteiden osalta on 31.5.2025.

Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto päättää tarkastaa pöytäkirjan tämän asian osalta heti.

Päätös voidaan laittaa täytäntöön muutoksenhausta huolimatta.

Sopimukset ja sopimuksen kohteet

Kiinteistönhoitopalvelujen sopimukset, joiden kohteista osa nyt irtisanotaan, on kilpailutettu vuosina 2018 ja 2020, ja osasta kohteista on tehty sopimus erikseen.

Osa kohteista sisältyy kaupunkiympäristön toimialan ja Palmia Oy:n väliseen kiinteistönhoitopalvelujen kori 2:n sopimukseen, joka on allekirjoitettu 14.11.2018 (sopimus nro HEL 2018-007224). Sopimus on voimassa toistaiseksi 2.1.2019 alkaen. Rakennusten ja yleisten alueiden jaosto on tehnyt hankintapäätöksen 23.10.2018 § 117.

Osa kohteista sisältyy kaupunkiympäristön toimialan ja Palmia Oy:n väliseen kiinteistönhoitopalvelujen kori 4:n, osa-alueen 1, sopimukseen, joka on allekirjoitettu 23.11.2020 (sopimus nro 2020-007254-1). Sopimus on voimassa toistaiseksi 4.1.2021 alkaen. Rakennusten ja yleisten alueiden jaosto on tehnyt hankintapäätöksen 1.10.2020 § 113.

Osasta kohteista on tehty erikseen sopimus kaupunkiympäristön toimialan tai ennen toimialan perustamista Helsingin kaupungin kiinteistöviraston ja Palmia Oy:n välille.

Nyt irtisanottavat kohteet käyvät ilmi esityslistan liitteestä 1. Muilta osin kaupunkiympäristön toimialan kiinteistönhoitopalvelujen sopimukset Palmia Oy:n kanssa jäävät voimaan.

Perustelut sopimusten kohteiden irtisanomiselle

Sopimusehtojen kohdan 4.2 mukaan sopimuksesta voidaan poistaa kohteita esimerkiksi kohteiden luopumisen, myynnin tai peruskorjaushankkeiden käynnistymisen yhteydessä. Myös mahdolliset organisaatiomuutokset saattavat johtaa kohteiden poistamiseen sopimuksen piiristä.

Sopimusehtojen kohdan 4.3 mukaan sopimus voidaan irtisanoa noudattaen kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa.

Syynä sopimusten kohteiden irtisanomiselle on, että kiinteistönhoitopalvelujen sopimukset on tarpeen kilpailuttaa uudelleen. Nyt irtisanottavien kohteiden osalta uudet sopimukset on tarkoitus saada voimaan 19.5.2025.

Kaupunkiympäristön toimiala aikoo kilpailuttaa uudelleen kaikki kiinteistönhoitopalvelujen sopimukset lähivuosien aikana. Koska kysymyksessä on iso hankintakokonaisuus, palvelut kilpailutetaan tarkoituksenmukaisissa osissa. Kaupungin tavoitteena on mahdollistaa myös pienten ja keskisuurten yritysten mahdollisuus osallistua tarjouskilpailuihin.

Uusissa kilpailutuksissa kaupunkiympäristön toimiala jakaa kiinteistönhoitopalvelut uusiin sopimuskokonaisuuksiin, joista muodostetaan tarkoituksenmukaisia kokonaisuuksia asiakkuuksittain ja kohteiden sijainnin mukaan. Uudella korijaolla tavoitellaan kokonaistaloudellisesti edullista palvelujen hinnoittelua.

Sopimusten uudistamisella tavoitellaan myös palvelun laadun kehittämistä. Kun kiinteistönhoitopalvelut kilpailutetaan uudelleen, uudistetaan tarjouspyyntö ja sopimusasiakirjat sekä huolto-ohjelmat.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 19.12.2023 § 700 mukaan kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaostolla on hankintavaltuudet yli 3 miljoonan euron suuruisiin hankintoihin. Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto on näin ollen toimivaltainen päättämään hankintasopimusten irtisanomisesta.