Hankinta, puitesopimus, sopimusmuutos, lupa-asioinnin ja säilyttämisen palvelu, kaupunkiympäristön toimiala

Kehittämis- ja digitalisaatiopäällikkö päätti hyväksyä esityksen Cloudpermit Oy:n kanssa tehdyn sähköisen lupa-asioinnin ja säilyttämisen palvelun puitesopimuksen muuttamisesta. Muutos liittyy tarpeeseen ottaa käyttöön sopimuksen kohteena olevaan ohjelmistopalveluun liittyviä lisäpalveluita, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen hankintaan.

Arvio koko puitesopimuksen arvosta optiokausi mukaan lukien on ollut noin 8 400 000 euroa (alv 0 %). Nyt esitettävän sopimusmuutoksen arvo on yhteensä noin 815 700 euroa puitesopimuksen jäljellä olevalta voimassaoloajalta laskettuna.

Sopimusmuutos ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoittaneet erillisen palvelusopimukseen liitettävän muutosliitteen.

Lisäksi kehittämis- ja digitalisaatiopäällikkö päätti, että tämä hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja muutosliite allekirjoittaa jo ennen päätöksen tulemista lainvoimaiseksi.

Asian tausta

Alkuperäisen hankinnan kohteena on ollut sähköinen lupa-asioinnin ja säilyttämisen palvelu, jonka avulla järjestetään rakennusvalvonnan, yleisten alueiden käytön, kiinteistönmuodostuksen ja ympäristönsuojelun toimialueiden sähköisen asioinnin palveluita kunnan asiakkaille. Kaupunkiympäristön toimiala on ollut mukana Kuntien Tiera Oy:n kilpailuttamassa hankinnassa hankintarenkaan jäsenenä. Kilpailutus toteutettiin julkaisemalla hankintailmoitus HILMA-ilmoituskanavassa ja Tarjouspalvelu-portaalissa 18.11.2020.

Kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaosto päätti hankintapäätöksellä 12.8.2021 § 68 hyväksyä tarjouskilpailussa saadun Cloudpermit Oy:n tarjouksen. Tietohallintopäällikkö on allekirjoittanut hankintaa koskevan puitesopimuksen 1.9.2021. Sittemmin toimialajohtaja on päätöksellä 7.5.2024 § 18 päättänyt jatkaa puitesopimuksen käyttöä optiokauden 1.9.2024 – 31.8.2029 ajaksi.

Arvio koko hankinnan arvonlisäverottomasta arvosta optiokausi mukaan lukien on ollut noin 8 400 000 euroa. Puitesopimuksen perusteella tilattavista yksittäisistä palveluista on sovittu erikseen tarkentavalla palvelusopimuksella.

Nyt esitettävän sopimusmuutoksen myötä tarkoituksena on ottaa käyttöön kuukausihintaiset Rakentamislaki ja Ryhti sekä BIM Taika -lisäpalvelut, jotka eivät sisältyneet alkuperäisessä puitesopimuksessa yksilöityihin palveluihin.

Lisäpalveluiden käyttöönoton tarkoituksena on mahdollistaa rakentamisen lupaprosessien toteuttaminen lupa-asioinnin ja säilyttämisen palvelussa (Lupapiste) jatkossa siten, että ne täyttävät vuoden 2025 alussa voimaan tulevan uuden rakentamislain (751/2023) mukaiset vaatimukset.

Uudistuksen keskeisenä tarkoituksena on siirtyä toteuttamaan rakentamiseen liittyviä lupaprosesseja tietomallipohjaisesti. Lisäpalveluiden käyttöönoton myötä pystytään myös muun muassa siirtämään tietoja Lupapisteestä valtakunnalliseen rakennetun ympäristön Ryhti-tietojärjestelmään sekä helpottamaan ja automatisoimaan suunnitelmien tarkistamista.

Sopimusmuutoksen arvo noin 815 700 euroa muodostuu seuraavista kustannuseristä:

Lisäpalveluiden kuukausihinta on sidottu vuosittaisiin lupamääriin. Mikäli lupamäärissä tapahtuu muutoksia, palveluiden hinnoittelu voi muuttua muutosliitteessä yksilöidyn hintataulukon mukaisesti.

Edellä mainittujen lisäpalveluiden kehittämiseen ja käyttöönottoon liittyvät yksikköhintaiset asiantuntijapalvelut kuuluvat alkuperäisen puitesopimuksen ja hankintapäätöksen piiriin kuuluviin palveluihin, eikä niitä siksi huomioida tässä sopimusmuutosta koskevassa päätöksessä.

Sopimusmuutoksen perustelut

Julkisista hankinnoista annetun lain 136 §:n 1 momentin mukaan hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman hankintalain mukaista uutta hankintamenettelyä. Olennaisena muutoksena pidetään lainkohdan mukaan esimerkiksi sellaista muutosta, joka laajentaa sopimuksen tai puitejärjestelyn soveltamisalaa huomattavasti.

Tässä tapauksessa käyttöönotettavien lisäpalveluiden arvo on alle 10 prosenttia alkuperäisen puitejärjestelyn arvoon suhteutettuna. Muutosta voidaan siten pitää arvoltaan suhteellisen vähäarvoisena.

Lisäksi tulee ottaa huomioon se, että alkuperäisen puitesopimuksen kohdassa 3.1.2 on todettu seuraavaa:

”Toimittaja vastaa siitä, että Lupapalvelu täyttää laeissa, asetuksissa ja viranomaismääräyksissä asetetut vaatimukset. Mikäli lait, asetukset tai viranomaismääräykset muuttuvat tämän Sopimuksen solmimispäivän jälkeen ja tästä aiheutuu muutoksia Lupapalveluun, Toimittajalla on oikeus ja velvollisuus toteuttaa kyseessä olevat muutokset ilmoittamalla asiasta Tilaajalle etukäteen kirjallisesti. Jos muutoksella on vaikutusta Toimittajan toimittamien Palveluiden kustannuksiin tai niiden sisältöön, muutoksen toteutus sekä sen kustannusten jako käsitellään mahdollisimman aikaisessa vaiheessa liitteen 12 (palvelunhallintamalli) mukaisen muutosmenettelyn kautta.”

Lisäksi puitesopimuksen kohdassa 4.4.1 on todettu:

”Toimittaja sitoutuu tämän Sopimuksen voimassaolon aikana: (i) kehittämään omaa toimintaansa sekä Lupapalvelua teknisen kehityksen ja kustannustehokkuuden varmistamiseksi, ja (ii) kehittämään Lupapalvelua Tilaajan vaatimusten ja tarpeiden mukaisesti. Toimittaja kerää asiakasvaatimukset ja työmääräarvioi muutostarpeet Tilaajan päätöksentekoa varten osana Palvelua ilman erillisveloitusta. Tämän kohdan mukaisia kehittämistoimia ja hintojen kehittymistä käsitellään Ohjausryhmässä liitteen 9 (Palvelunhallintamalli) mukaisesti.”

Nyt käsiteltävän muutoksen osalta kyse on lainsäädännön muutoksesta johtuvasta tarpeesta tehdä muutoksia sopimuksen mukaisiin palveluihin, sekä sähköisen asioinnin palvelun jatkokehittämisestä. Edellä mainittujen ehtojen perusteella alkuperäisessä puitesopimuksessa on jossain määrin ennakoitu tarvetta jatkokehittää palvelua ja mahdollisesti muuttaa myös toimittajalle maksettavia kustannuksia esimerkiksi tilanteessa, jossa lainsäädäntö muuttuu.

Nämä seikat huomioiden on todettavissa, että käsiteltävänä oleva sopimusmuutos ei laajenna puitejärjestelyn soveltamisalaa huomattavasti, eikä siten ole tällä perusteella luonteeltaan olennainen muutos.

Olennaisena pidetään hankintalain 136 §:n 1 momentin mukaisesti myös sellaista muutosta, jonka jälkeen sopimuksesta tai puitejärjestelystä tulee muutoksen jälkeen taloudellisesti edullisempi sopimuskumppanille sellaisella tavalla, jota alkuperäisessä hankintasopimuksessa tai puitejärjestelyssä ei ollut määritetty.

Toimittaja on esittänyt uusien lisäpalveluiden hinnoittelusta muun muassa seuraavaa selvitystä:

Lisäpalveluiden käyttöönotto tuottaa toimittajalle uusia ylläpito- ja tukitehtäviä. Suurimpia uusia toiminnallisuuksia, joiden ylläpito ja tuki kuuluvat jatkossa toimittajalle, ovat uudet integraatiot sekä tietomallipohjainen lupahakemusprosessi. Lupapisteessä käsiteltävän, integraatioiden kautta välitettävän ja Lupapisteeseen arkistoitavan tiedon määrä kasvaa moninkertaiseksi nykyiseen verrattuna. Nämä muutokset vaikuttavat myös Lupapisteen kaikkiin palveluihin, kuten asiointiin ja arkistointiin, päätöksentekoon, laskunmuodostukseen, rakentamisen mittariin ja kauppaan, mikä lisää näiden palveluiden ylläpidon ja tuen kokonaisresurssien tarvetta.

Kaikkien uusien toiminnallisuuksien ylläpito ja tuki rahoitetaan lisäpalveluiden palvelumaksuilla. Lisäpalveluiden hinnoittelumalli perustuu alkuperäisen puitesopimuksen tavoin vuosittaisiin lupamääriin, ja on muutenkin samankaltainen kuin puitesopimuksen mukaisissa palveluissa.

Edellä mainittujen seikkojen perusteella lisäpalveluiden hinnoittelun voidaan katsoa perustuvan toimittajalle järjestelmämuutoksista aiheutuviin uusiin tehtäviin ja kustannuksiin. Hinnoittelumalli ei myöskään poikkea merkittävästi muiden puitesopimukseen sisältyvien palveluiden hinnoittelumallista. Sopimuksesta ei siten tule muutoksen seurauksena toimittajalle taloudellisesti aiempaa edullisempi, eikä muutos ole tälläkään perusteella luonteeltaan olennainen muutos. Näin ollen lisäpalveluiden hankinta voidaan toteuttaa sopimusmuutoksena alkuperäiseen puitesopimukseen.

Valtiontukiarviointi

Helsingin kaupungin talousarvion noudattamisohjeiden mukaan kaupungin toimialojen, liikelaitosten ja virastojen on kaikkien sellaisten toimenpiteiden yhteydessä, joilla kaupunki kanavoi varoja yrityksiin, selvitettävä ennakkoon tuen hyväksyttävyys EU:n valtiontukisääntelyn näkökulmasta sekä sisällytettävä kyseinen valtiontukiarviointi asiaa koskevaan päätökseen.

Tässä tapauksessa sopimusmuutoksena toteutettavassa lisähankinnassa on kyse lähtökohtaisesti vastikkeellisen palvelun suorittamisesta, eikä valtiontuesta yritykselle. Kuitenkaan hankintaa ei kilpailuteta, joten hankinnalle ei ole määriteltävissä tarkkaa kilpailutettua markkinahintaa ja siten on mahdollista, että osa hankinnasta olisi katsottavissa tosiasiallisesti tueksi yritykselle. Tästä syystä hankinnasta on suoritettava valtiontukiarviointi.

Valtiontukiarvioinnin osalta on todettavissa, että toimittajan antamien selvitysten perusteella lisäpalveluiden hinnoittelu perustuu toimittajalle lisäpalveluiden toimittamisesta aiheutuviin tehtäviin ja kustannuksiin. Tarkempi selvitys uusista tehtävistä ja niiden kustannusvaikutuksista on esitetty edellä. Lisäpalveluiden hinnoittelumalli on lisäksi samankaltainen kuin alkuperäisessä kilpailutetussa hankinnassa. Myös toimittajan oman arvion mukaan hinnat ovat markkinaehtoiset, eivätkä sisällä valtiontukea.

Näiden seikkojen perusteella on todettavissa, että sopimusmuutos ei sisällä tosiasiallista valtiontukea yritykselle.

Täytäntöönpanoa koskeva määräys

Tämä päätös voidaan panna täytäntöön jo ennen muutoksenhakuajan päättymistä ja päätöksen lainvoimaiseksi tulemista.

Hankintapäätöksen lainvoimaisuutta ei voida odottaa yleiseen etuun liittyvistä syistä. Muutosliite tulee allekirjoittaa mahdollisimman pian, sillä järjestelmätoimittajan tulee käytännössä toteuttaa muutokseen liittyviä toimenpiteitä ja hankintayksikön testata muutoksia jo ennen rakentamislain vaatimusten voimaantuloa vuoden 2025 alussa. Täytäntöönpanon lykkääntymisen tapauksessa riskinä olisi rakennusvalvonnan tarjoamien lakisääteisten asiointipalveluiden häiriintyminen.

Mahdollinen muutoksenhaku ei käy valittajalle täytäntöönpanon seurauksena hyödyttömäksi, sillä sopimusmuutoksen lainmukaisuus on mahdollista saattaa markkinaoikeuden tutkittavaksi ja hankintalain mukaiset jälkikäteiset oikeussuojakeinot ovat edelleen valittajan käytettävissä.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön (10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohta) mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 19.12.2023 § 700 mukaisesti kehittämis- ja digitalisaatiopäälliköllä on hankintavaltuudet ICT-hankinnoissa enintään 1 500 000 euroon (alv 0 %) saakka. Hankintalain 136 §:n mukaisten sopimusmuutosten osalta hankintavaltuus määräytyy kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen mukaan sopimusmuutosten yhteenlasketun arvon perusteella, eikä hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaisesti.

Kaikkien sopimukseen tehtyjen sopimusmuutosten arvo on tässä tapauksessa yhteensä noin 815 700 euroa. Kehittämis- ja digitalisaatiopäällikkö on näin ollen toimivaltainen päättämään sopimusmuutokseen liittyvästä hankinnasta.