Avoimuusperiaate ja tietosuoja kaupungin johdon tapaamisissa

Kaupunginvaltuusto päättää katsoa valtuutettu Yrjö Hakasen aloitteen loppuun käsitellyksi.

Valtuutettu Yrjö Hakanen ja 22 muuta valtuutettua esittävät aloitteessaan, että kaupungin johtajat ja keskeisissä tehtävissä olevat johtavat viranhaltijat ryhtyisivät pitämään julkista kalenteria tapaamisistaan viranhoitoon liittyen.

Kaupunginvaltuuston työjärjestyksen 22 §:n 2 momentin mukaan kaupunginhallitus esittää valtuuston käsiteltäväksi aloitteen, jonka on allekirjoittanut vähintään 15 valtuutettua.

Kaupunginhallitus viittaa kaupunginkanslian oikeuspalveluiden tekemään lainsäädännön ja oikeuskäytännön tarkasteluun ja toteaa, ettei aloitteen toteuttaminen näytä mahdolliselta.

Kuntalain 29 § ja 84 §

Kuntalain viestintää koskevan 29 §:n 1 momentin mukaan kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa.

Kunnan on 29 §:n 2 momentin mukaan huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu.

Kuntalain 84 § tulee voimaan 1.6.2017. Lainkohdasta ilmenevien toimielinten jäsenten, kunnanjohtajan, pormestarin ym. on tehtävä sidonnaisuusilmoitus tarkastuslautakunnalle. Pykälän 1 momentissa ilmenevät ne asiat, joista sidonnaisuusilmoitus on tehtävä. Kunnan on 4 momentin mukaan pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvan luottamustoimen tai tehtävän päättyessä henkilöä koskevat tiedot on poistettava rekisteristä ja tietoverkosta.

Kuntaliitto on antanut ohjeistuksen sidonnaisuusilmoituksista ja -rekisteristä. Rekisterin käyttötarkoitusta koskevassa rekisteriselosteen 4 kohdassa todetaan, että henkilötietoja käsitellään kuntalain 84 §:n perusteella. Kuntaliiton ohjeistuksesta todetaan vielä esim., että jos kunnassa halutaan tehdä säädettyä laajemmin internetissä julkaistavia sidonnaisuusilmoituksia, tulee ilmoitusten käsittelyn kunnassa perustua luottamushenkilön tai viranhaltijan suostumukseen. Vapaaehtoisen rekisterin vieminen internettiin ei ole mahdollista ilman rekisteröidyn suostumusta. Em. ilmoituksistakin muodostuu henkilörekisteri, jota koskee henkilötietolaki ja henkilötietolaissa säädetyt velvoitteet, kuten rekisteriselosteen laatimisvelvoite.

Em. kuntalain 29 § ei velvoita kuntaa tiedottamaan kaupunginjohtajan ym. tapaamisista eikä kuntalakiin sisälly velvollisuutta pitää tapaamisista rekisteriä.

Oikeuskäytäntö, korkein hallinto-oikeus 781/2015

Korkeimmassa hallinto-oikeudessa ratkaistiin (781/2015) toimittajan tietopyyntö koskien ministerin virallista päiväohjelmaa/kalenteria. Ministeriö oli päätöksellään hylännyt toimittajan asiakirjapyynnön ja viitannut julkisuuslain 5 §:n 2 ja 4 momenttiin sekä 24 §:n 1 momentin 7 ja 32 kohtiin. Ministeriö perusteli päätöstään mm. sillä, että kyse ei ole viranomaisen asiakirjasta ja että ministerintointa koskevan kalenterin antaminen mahdollistaisi ministerin päiväohjelman, kulkureittien ja säännöllisten aikataulurutiinien selvittämisen. Näiden tietojen julkisiksi tuleminen vaarantaisi merkittävässä määrin ministerin turvallisuuden ja vaikeuttaisi turvajärjestelyjen toteuttamista. Ministeritointa koskeva kalenteri oli siten salassa pidettävä julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 7 kohdan perusteella.

Korkein hallinto-oikeus totesi päätöksessään, että ministeriö oli voinut hylätä A:n asiakirjapyynnön ministeritoimeen liittyvien kalenterimerkintöjen osalta sillä perusteella, että niihin ei julkisuuslain 5 §:n 4 momentin perusteella sovelleta mainittua lakia.

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL) 5 §:ssä määritellään mm. mitä tarkoitetaan viranomaisen asiakirjalla ja mitä ei pidetä viranomaisen asiakirjana. Jos kaupunki perustaisi valtuustoaloitteessa ehdotetun rekisterin, kyse olisi viranomaisen asiakirjasta. Tilanne olisi siis toinen kuin korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisussa v. 2015.

Henkilörekisteri

Henkilötietolain 3 §:n 1 momentin kolmannen kohdan mukaan henkilörekisterillä tarkoitetaan mm. käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta kustannuksitta.

Valtuustoaloitteen toteuttaminen merkitsisi sitä, että kaupunki perustaisi henkilörekisterin. Kaikki henkilötietolain (25.5.2018 lukien tietosuoja-asetuksen) velvoitteet tulisivat noudatettaviksi, mm. velvollisuus tehdä rekisteriseloste.

Henkilörekisteriin sisältyvien henkilötietojen laittaminen (eli luovuttaminen) kunnan verkkosivuille

Tietosuojavaltuutetun antamassa ohjeessa koskien henkilötietojen luovuttamista on oma erillinen lukunsa koskien esityslistoja ja pöytäkirjoja:

”Henkilörekisteriin sisältyvien henkilötietojen laittaminen viranomaisen kotisivulle on henkilötietojen sähköistä luovuttamista. Sovellettavaksi tulee JulkL:n 16.3 säännös.

Henkilötietojen laittaminen kotisivuille (avoimeen internet-verkkoon) merkitsee, että

• henkilötietoja luovuttava rekisterinpitäjä ei voi enää hallita ko. tietojen käyttöä. Kysymyksessä on henkilötietojen luovutus
• luovutuksensaajia ovat kaikki, jotka voivat internetiä käyttää ja kotisivuja katsella. Luovutuksensaajien käyttötarkoitusta ei voida selvittää.

Mainituista syistä JulkL:n 16.3 edellytykset henkilötietojen luovutukselle eivät täyty. Kotisivuille ei henkilörekisteriin sisältyviä henkilötietoja ilman asianomaisen suostumusta siten saa laittaa. Suostumus tarvitaan, koska internetissä tietoja voivat käsitellä ketkä tahansa, eikä tällaisella internetin käyttäjällä ole henkilötietolain 8 §:n perusteella oikeutta kerätä eikä käsitellä kyseisiä henkilötietoja. Poikkeuksen voivat muodostaa henkilötietolain 8.1 kohdassa tarkoitetut tiedot. Tällöinkin mm. henkilötietolain yleisvelvoitteet tulee ottaa huomioon.

Suostumuksen pyytämisen yhteydessä annettavassa informoinnissa tulee muun ohella informoida henkilöä kyseisten henkilötietojen käyttömahdollisuuksista internetissä. Henkilön tulee tietää mihin suostuu (HetiL 2.1 § kohta 7 ja 24 §).

Henkilötietojen laittaminen internettiin merkitsee tosiasiallisesti myös henkilötietojen luovuttamista ulkomaille. Henkilötietojen luovuttaminen EU:n ulkopuolelle voi tapahtua vain henkilötietolain säännösten mukaisesti (22 ja 23 §). Käytännössä säädettyjä edellytyksiä ei voida em. syistä noudattaa kotisivuille luovutettujen tietojen osalta, koska tiedot ovat periaatteessa nähtävissä kaikkialla maailmassa.

Asianomaisen yksiselitteisen suostumuksen lisäksi henkilörekisteriin kuuluvien henkilötietojen laittaminen internettiin voisi olla mahdollista asiaa koskevan nimenomaisen säännöksen perusteella. Tällaisia luovuttamissäännöksiä ei tiedossa juuri ole (kommentti: ohje on v. 2010). Esim. JulkL:n yleinen tiedottamisvelvollisuus ei ko. luovuttamiseen oikeuta.

HetiL:n 8 §:n 1 momentin 8 kohta oikeuttaa käsittelemään tietyin edellytyksin henkilön asemaa, tehtäviä ja niiden hoitoa julkisyhteisössä tai elinkeinoelämässä kuvaavia yleisesti saatavissa olevia tietoja. Tällaisia tietoja voidaan säännöksen perusteella laittaa (eli luovuttaa) myös viranomaisen kotisivuille, jos se rekisterinpitäjänä olevan viranomaisen toiminnan kannalta on tarpeellista ja perusteltua (esim. tiedot tietyissä kunnan viroissa olevista henkilöistä, heidän tehtävistään sekä työosoitteistaan). Ilman asianmukaista, toimintaan liittyvää tarvetta tällaistenkaan tietojen laittamista internettiin ei voitane pitää hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisena. Kaikissa tilanteissa on huolehdittava siitä, ettei kenenkään yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta.”

Lopuksi

Aloitteen toteuttaminen merkitsisi, että kaupunki perustaisi uuden henkilörekisterin. Aloitteessa ehdotettujen viranhaltijoiden kalenteritietojen julkaiseminen yleisessä verkossa internetissä tulisi perustua asianomaisen viranhaltijan nimenomaiseen suostumukseen. Myöskään tapaamisen vastapuolen edustajien henkilötietoja ei olisi lupa julkaista ilman heidän nimenomaista suostumustaan.

Kaupunginhallitus 18.04.2017 § 382

Päätös

Esittelijä

Lisätiedot

Olli Lahtinen, erityissuunnittelija, puhelin: 310 36055

Päätös tullut nähtäväksi 12.05.2017

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 91 §