Sääntöohjaus, toimintasäännön hyväksyminen, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja päätti hyväksyä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan organisaatiota koskevat toimintasäännön määräykset liitteen mukaisesti. Toimintasääntö tulee voimaan 1.6.2017.

Samalla kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja päätti todeta, että toimintasääntöä täydennetään myöhemmin.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan toimintasääntö tulee voimaan sekä kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala aloittaa toimintansa 1.6.2017 kaupunginvaltuuston 16.11.2016 § 291 hyväksymän hallintosäännön mukaisesti.

Uudessa johtamisjärjestelmässä 1.6.2017 alkaen kaupungin organisaatiosta päätetään hallintosäännön mukaisesti kolmella tasolla. Kaupunginvaltuusto päättää hallintosäännössä merkittävistä ja taloudellisesti laajakantoisista kaupungin hallinnon järjestämisen periaatteista kuten toimialarakenteesta ja palvelukokonaisuuksista. Toimialalautakunta päättää toimialan palvelukokonaisuutta seuraavan tason organisaatiosta (hallintosääntö 10 luku 1 §). Toimialajohtaja hyväksyy toimialan toimintasäännön (hallintosääntö 14 luku 1 §), jossa mm. määritellään toimialan organisaatio.

Toimialalautakunnat aloittavat työnsä 1.6.2017 jälkeen, josta syystä toimialan palvelukokonaisuutta seuraavan tason organisaatiosta tekee päätökset kaupunginhallituksen johtamisen jaosto. Johtamisen jaosto päätti 7.11.2016 § 82 kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan palvelukokonaisuuksia seuraavan tason organisaatiosta.

Kaupunginvaltuusto päätti 16.11.2016 § 291 hyväksyessään 1.6.2017 voimaan tulevan hallintosäännön, että toimialajohtajat voivat tehdä hallintosäännön toimeenpanoon liittyviä toimivaltaansa kuuluvia päätöksiä ennen hallintosäännön voimaantuloa.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan yksityiskohtaisesta organisaatiosta määrätään toimintasäännössä. Toimintasäännön organisaatiota koskevat määräykset on toiminnan ja henkilöstöasioiden valmistelun sujuvuuden vuoksi syytä hyväksyä ennen toimintasäännön muita osia.

Kaikkien toimialojen hallintoa on syksyn 2016 työryhmävalmistelussa valmisteltu yhdenmukaiseksi hallinto- ja tukipalveluryhmän ja johtaminen ja koordinaatio -ryhmän linjausten mukaisesti. Valmistelussa on noudatettu kaupunginvaltuuston 16.3.2016 § 78 päättämiä johtamisjärjestelmän uudistamisen jatkovalmistelun periaatteita, kuten kaupunkikokonaisuuden ohjattavuus paranee ja kaupungin toiminnan tuottavuus ja kustannustehokkuus paranevat. Näiden periaatteiden toteuttamiseksi toimialojen hallintoa on yhdenmukaistettu ohjattavuuden parantamiseksi ja hallinnon prosessien tehostamiseksi.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala on valmistelussaan päätynyt ratkaisuun, jossa strateginen suunnittelu ja palvelujen kehittäminen yhdistetään samaan palveluun. Ratkaisu on samankaltainen kuin kaupunkiympäristön toimialalla, mutta poikkeaa kaupunginkanslian, kasvatuksen ja koulutuksen toimialan ja sosiaali- ja terveyden toimialan ratkaisuista joissa strateginen suunnittelu on yhdistetty talouspalveluihin.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan rakentamisessa merkittävä haaste tulee olemaan yhteisten tavoitteiden, mittareiden ja toimintatapojen rakentaminen hyvin erilaisten palvelujen ja toimintakulttuurien kesken. Toimialan palvelut eivät jäsenny prosessiksi, vaan kyse on vapaa-ajan monipuolisesta ekosysteemistä. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan valmistelussa on nähty yksimielisesti, että strategian johtaminen samassa palvelussa palvelujen parantamiseen liittyvien hankkeiden sekä kansalaisyhteiskunnan strategisen kehittämisen kanssa tarjoaa sisältölähtöiset edellytykset paremmin kuin strategian sijoittaminen samaan palveluun talouden kanssa.

Ratkaisulla toimialan hallinnossa on paremmat edellytykset katsoa koko kulttuurin ja vapaa-ajan ekosysteemin kehittämistä – sisältäen sekä kaupungin sisäiset, avustettavat että yksityiset toimijat. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla kaupunki on yksi palveluntuottaja muiden joukossa, mutta voi palvelujensa ja avustusten lisäksi helpottaa kansalaisten, yhteisöjen ja yritysten toimintaa esimerkiksi edunvalvonnalla, tiedontuotannolla, projektien sujuvoittamisella ja ulkopuolisen rahoituksen yhteishankkeilla. Kuntalaisten näkökulmasta on ratkaisevaa, että koko vapaa-ajan ekosysteemi toimii hyvin ihmisten ja yhteisöjen näkökulmasta ja että kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala katsoo kaupungin kehittämistä koko ekosysteemin toimivuuden näkökulmasta. Toimialan on strategisessa tarkastelussaan katsottava, millaista tukea ja kompensaatiota ammattilais- ja kansalaistoimijat tarvitsevat ja miten palvelukirjo voidaan varmistaa yhdessä kumppaneiden kanssa.

Strategisen suunnittelun yhteydessä toimii myös tiedolla johtamisen toiminto, joka tukee toimialan strategista suunnittelua ja strategian jalkauttamista alan relevantin ja ajantasaisen tutkimustiedon analysoinnin myötä. Tiedolla johtamisen toiminto on olennainen osa palveluiden kehittämistä ja hanketoimintaa, sillä näiden vaikutuksia ja vaikuttavuutta on pystyttävä analysoimaan luotaessa uusia toimintamalleja vapaan hakeutumisen toimialalle. On siis luontevaa pitää tutkimukseen ja tietoon liittyvät toiminnot sekä strategisen suunnittelun että palvelujen kehittämisen kanssa kiinteässä yhteydessä.

Ratkaisulla ei lisätä esimiestehtävien määrää, koska palvelujen kehittämisen palvelun päällikkö toimii myös strategian tiimin päällikkönä. Kokonaisuudessa uudistus vähentää toimialalta 57 esimiestehtävää. Toimialalla on nykyisin 203 esimiestehtävää, kun niitä on 1.6.2017 alkaen 146. Päällikkötehtävä vapautuu talous- ja suunnittelupalvelusta, jossa palvelun päällikkö voi toimia samalla talous- ja suunnitteluyksikön esimiehenä.

Toimiala sitoutuu siihen, että tehtävä ratkaisu ei vaikeuta yhteistyötä muiden toimialojen ja kaupunginkanslian kanssa. Toimialahallinnon talouden ja toiminnan suunnittelun sekä strategisen suunnittelun välinen yhteistyö turvataan sisäisellä vuoropuhelulla sekä selkeillä prosesseilla ja johtamisen käytännöillä.

Palvelujen kehittämisen ja strategian yhdistäminen on saanut tukea myös henkilöstön yhteistoiminnallisissa kuulemisissa juuri asiakasvaikuttavuuden ja sisältölähtöisyyden näkökulmasta.