Kaupunkiympäristölautakunnan lausunto kaupunginhallitukselle valtuustoaloitteesta, jossa esitetään kaupungin tilojen käytön helpottamista

Kaupunkiympäristölautakunta antaa kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon:

Kaupungilla on asukas- ja kulttuurikäyttöön sopivia tiloja yli 1400 kpl. Osalla hallintokunnilla on käytössä tilojen sähköisiä vuokraus- ja varausjärjestelmiä: opetustoimella Webtimmi sekä kulttuurikeskuksella ja liikuntavirastolla Innofactor Primen järjestelmät.

Opetustoimi vuokraa tilojaan Webtimmi –ohjelmiston kautta keskitetysti. Rekisteröityneet käyttäjät kuten yhdistykset ja yritykset voivat varata tilat suoraan sähköisesti. Myös liikuntavirastolla tilojen varaaminen on keskitettyä. Muilla virastoilla tilojen varaaminen on hajautettu tilaa hallinnoivan toimijan vastuulle.

Kulttuuritoimen ja liikuntatoimen järjestelmiin on integroitu muita toimintoja kuten henkilöstö- ja laiteresurssien varaamista sekä tilavuokran maksatusta. Sosiaali- ja terveystoimella sekä nuorisotoimella ei ole käytössä sähköistä varausjärjestelmää vaan tilojen varaaminen tai vuokraaminen sovitaan sähköpostitse tai puhelimitse asianomaisesta tilasta vastaavan henkilön kanssa. Kulttuurin ja kasvatuksen toimiala uusii parhaillaan sähköisiä varausjärjestelmiä kulttuuritoimen ja liikuntatoimen osalta. Liikuntavirasto on ottamassa käyttöön uutta varausjärjestelmää, Enkoraa. Koulusalit ovat olleet haettavissa kaudelle 2017-2018 Timmi –järjestelmässä, mutta myös nämä tilat siirtyvät Enkoraan. Uusi järjestelmä helpottaa tilojen hakua.

Kirjasto on kehittänyt Varaamo -järjestelmää, joka otettiin koekäyttöön 2016 alusta. Järjestelmässä asukkaat voivat varata tiloja suoraan järjestelmästä, josta näkee vapaana olevat tilat. Tällä hetkellä Varaamon piirissä on 90 tilaa ja laitetta. Kirjaston tilojen varaamisen lähtökohta on periaatteessa ollut yksinkertaisempi kuin muilla toimialoilla esimerkiksi opetustoimessa. Kirjaston aukioloajat ovat pitkät. Tällöin tilojen valvonta on kaiken aikaa läsnä. Lisäksi kirjastojen käyttäjäkuntana on periaatteessa kaikki asukkaat. Varaamo -ohjelman kehitystä jatketaan muun muassa sähköisen maksamisen osalta. Tavoitteena kaupungin tilojen varaamisjärjestelmiä kehitettäessä on hyödyntää avointa rajapintaa, joka mahdollistaa erilaisten tilojenvaraamisohjelmien yhteensopivuuden.

Kaupungin innovaatiorahastosta on vuosina 2016 ja 2017 rahoitettu kolmea tilojen sähköiseen varaamiseen ja lukituksen kehittämiseen liittyvää hanketta. Näitä ovat kaupungin kirjaston Varaamo -hanke, Forum Viriumin Kalasataman Joustotilat -hanke sekä Kliffa Innovationsin hanke. Joustotilat ja Kliffa Innovationsin hankkeissa kehitetään tilojen sähköistä lyhytaikaista vuokraamista ja lukitusta. Myös Helsingin kaupungin asunnoissa on otettu käyttöön vuokratalojen tilojen sähköistä varaamista talojen asukkaille kerhotilojen ja pesulatilojen osalta. Uusia toimintatapoja otetaan käyttöön sitä mukaa kuin teknologia ja käytännöt kehittyvät.

Apulaiskaupunginjohtaja Ritva Viljanen asetti 17.3.2014 työryhmän toteuttamaan opetusviraston ja liikuntaviraston kokeilua, jossa liikuntavirasto vastasi liikuntatilojen käytöstä. Työryhmän työn ja kokeilujen tuloksena apulaiskaupunginjohtaja Ritva Viljanen ja sivistystoimen virastopäälliköt sopivat 16.6.2015, että koulujen liikuntatilojen hallinta siirrettiin kokonaisuudessaan liikuntavirastolle alkaen 1.6.2017. Koulun oma liikuntatilojen iltakäyttö on maksutonta.

Selvityksen mukaan koulut hakevat liikuntaviraston sähköisessä järjestelmässä kullekin kaudelle tarvitsemansa ilta- ja vapaa-ajankäytön ajat liikuntatiloista. Muissa tapauksissa koulujen on haettava vähintään kaksi viikkoa aikaisemmin tiloja omaan käyttöönsä. Äkillisissä, pakottavissa tilanteissa koululla on oikeus käyttää liikuntatilojaan. Tällaisella pakottavalla tilanteella tarkoitetaan tilannetta, jossa koulu tarvitsee tiloja ulkopuolisen, yllättävän, ja ennakoimattoman tapahtuman vuoksi eikä koululla ole mahdollisuuksia saada muita tiloja tähän tarkoitukseen. Koulun on välittömästi tällaisen tarpeen ilmaannuttua ilmoitettava asiasta liikuntavirastolle.

Liikuntavirasto hallinnoi ja jakaa vuoroja koulusaleihin arkisin klo 17-21 ja viikonloppuisin klo 8-21 sekä koulujen loma-aikoina. Arkisin klo 17 asti toiminta ja toimijat on edelleen rehtorin ja koulun johdon päätettävissä kohdistuen esim. iltapäiväkerhoihin ym. aikaisen iltapäivän harrastuksiin.

Lautakunnat ovat ennen organisaatiomuutosta ohjeistaneet tilavuokrien hinnoittelua ja tilojen käytön priorisointia hallintokuntien tavoitteiden ja tarpeiden pohjalta. Liikuntalautakunta päätti 11.4.2017 kokouksessaan sekä liikunnan palvelukokonaisuuden liikuntapaikkojen käyttövuorojen jakojärjestyksestä ja -perusteista sekä koulujen liikuntasalien ilta- ja vapaa-ajan käyttövuorojen jakojärjestys ja -perusteista.

Kaupungin toimitilojen korjaus- ja uusinvestoinneissa otetaan jatkossa tilojen asukaskäytön tarpeet paremmin huomioon hankkeiden tavoitteiden asettelussa ja suunnittelussa. Suunnittelussa kiinnitetään huomiota tilojen osastointiin, sähköinen lukitukseen, kulunvalvontaan ja turvallisuuden hallintaan, jotta ulkopuolisten tiloissa liikkumista voidaan paremmin hallita.

Kaupunginjohtaja päätti 7.9.2016 johtajistokäsittelyssä merkitä Asukas ja yhteistyö alueilla -työryhmän loppuraportin tiedoksi. Samalla kaupunginjohtaja päätti todeta, että työryhmän ehdottamat kaupungin julkisten palvelutilojen käyttöä koskevat periaatteet otetaan huomioon kaupungin tulevan osallisuus- ja vuorovaikutusmallin valmistelussa ja kaupunginkansliassa valmisteltaessa toimitilojen käyttöön liittyviä ohjeita ja maksuja koskevia päätöksiä. Työryhmä totesi muun muassa, että tulevien toimialalautakuntien tulisi linjata ja päättää yhdenmukaisista maksuista, tilojen yhteiskäyttöperiaatteista ja maksuttoman käytön kriteereistä.

Kaupunginjohtaja päätti johtajistokäsittelyssä 19.4.2017 asettaa työryhmän valmistelemaan kaupungin tilojen asukaskäytön periaatteita kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan sekä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tiloille lukuun ottamatta liikuntatiloja ja varhaiskasvatuksen tiloja. Työryhmän tulee määritellä maksullisen ja maksuttoman käytön perusperiaatteet, kulunvalvonnan periaatteet sekä tietojärjestelmätarpeet. Työryhmän valmistelee erityisesti maksuttoman käytön periaatteet sekä selvittää omavalvonnan toteuttamisen mahdollisuuksia. Tavoitteena on, että kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla sekä kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla on mahdollisimman selkeät ja yhtenäiset linjaukset asukkaiden tilankäytöstä. Asukaskäytöllä tarkoitetaan toimintaa, joka tapahtuu tilojen varsinaisen käyttäjän toiminnan ulkopuolella. Työryhmän laatii esityksensä siten, että linjaukset voidaan ottaa huomioon vuoden 2018 talousarvion päätöksenteon yhteydessä.

Päätös tullut nähtäväksi 22.08.2017

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §