Neuvotteluihin valinta Oodi-keskustakirjaston robotiikka- ja keinoälyratkaisun innovaatiokumppanuus-hankintamenettelyssä

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Robotiikka- ja keinoälyratkaisujen innovaatiokumppanuuden tavoitteena on löytää joulukuussa 2018 avautuvaan keskustakirjastoon uusia välineitä tai ohjelmistoja, jotka vähentävät ihmistyötä ja nopeuttavat käsittelyprosessia erityisesti kirjaston logistiikassa sekä antavat heille innostavia ja inspiroivia kokemuksia sekä tutustuttavat asiakkaita arkea palvelevaan uuteen teknologiaan. Taloudellisena tavoitteena haetaan säästöjä uudenlaisella ratkaisulla nykyiseen, työvoimavaltaiseen tilanteeseen verrattuna.

Hankinnassa on ollut neljä kohdetta, joihin kuhunkin haetaan ratkaisuja erikseen. Toisaalta myös eri kohteiden yhdistelmäratkaisut ovat kiinnostavia ja lisäarvoa tuottavia. Hankinnan kohteet ovat olleet: 1. Logistiikkaratkaisu, 2. Aineiston suosittelu, 3. Tiedonhaku, 4. Lasten palvelut.

Keskustakirjaston robotiikka- ja keinoälyratkaisun innovaatiokumppanuutta HEL 2017-004811 koskeva hankintailmoitus on julkaistu HILMA-ilmoituskanavassa 19.5.2017.

Hankinta ylittää EU-kynnysarvon ja hankintamenettelynä on innovaatiokumppanuus. Innovaatiokumppanuutta koskevassa osallistumispyynnössä on kuvattu menettelyn kulku. Ensimmäiseen neuvotteluvaiheeseen kutsuttiin kaikki osallistumishakemuksen jättäneet soveltuvuus- ja kelpoisuusehdot täyttäneet ehdokkaat. Kaikille ehdokkaille lähetettiin alustava tarjouspyyntö, jonka mukaisesti pyydettiin ehdokkaita laatimaan alustavat tarjoukset.

Alustavien tarjousten määräaika oli 24.8.2017 klo 12:00. Määräaikaan mennessä alustavia tarjouksia saapui seuraavasti:

1) Logistiikkaratkaisu: Mkolme Activate Oy, Mikro-Väylä Oy, Pluscon Oy, GreyOrange Gmbh, Fujitsu Finland Oy, Axiell Finland Oy, Gispositio Oy

2) Aineiston suosittelu: Teknologian tutkimuskeskus VTT, Mkolme Activate Oy, Headai Ltd, Pluscon Oy, Exove Ltd, Profium Oy, Fujitsu Finland Oy, Axiell Finland Oy, Gispositio Oy, Affecto Finland Oy

4) Lastenpalvelut: Furhat Robotics Ab, Mkolme Activate Oy, Headai Ltd, Pluscon Oy, Kubo Robotics, Exove Ltd, Siili Solutions Oy, Fujitsu Finland Oy, Axiell Finland Oy, Gispositio Oy

Osallistumispyynnössä on todettu, että neuvottelujen seuraaviin vaiheisiin valitaan jokaiseen osa-alueeseen kolme tarjoajaa ja mikäli tarjoajia on enemmän kuin kolme, hankintayksikkö asettaa ehdokkaat paremmuusjärjestykseen alustavassa tarjouspyynnössä kerrotuin perustein.

Tarjoajien valinta seuraavaan neuvotteluvaiheeseen

Alustavien tarjousten vertailu pisteineen ja perusteluineen on tämän päätöksen liitteenä olevassa vertailutaulukossa. Vertailu osoittaa, että parhaimmat alustavat tarjoukset ovat laatineet alla listatut tarjoajat.

Hankintamenettelyn keskeyttäminen osan 3 tiedonhaku osalta

Osallistumispyynnössä on todettu, että hankintayksikkö voi perustellusta syystä keskeyttää hankintamenettelyn yhden tai useamman hankinnan kohteen osalta menettelyn kaikissa vaiheissa.

Tiedonhaun ratkaisua koskevat alustavat tarjoukset eivät vastanneet hankintayksikön hankintailmoituksessa ja alustavassa tarjouspyynnössä ilmoittamaan tavoitteiseen. Tästä syystä hankintayksikkö ei pidä tarkoituksenmukaisena jatkaa hankintamenettelyä tiedon haku -ratkaisun osalta. Hankintamenettely keskeytetään osion 3 osalta.

Päätös tullut nähtäväksi 22.09.2017

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2000 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.