Tietosuojatyöryhmän loppuraportti
Tietosuojatyöryhmän loppuraportti
Päätös
Kaupunginhallitus päätti merkitä tiedoksi liitteenä 1 olevan tietosuojatyöryhmän loppuraportin.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) tuli sovellettavaksi 25.5.2018 lukien. Kyseessä on laaja uudistus, joka asettaa huomattavia uusia vaatimuksia henkilötietojen käsittelylle julkishallinnossa, yrityksissä ja muissa organisaatioissa. Asetuksessa on kansalaisille uusia oikeuksia ja rekisterinpitäjille sekä henkilötietoja käsitteleville merkittäviä uusia velvoitteita.
Helsingin kaupungin hallintosäännön (kaupunginvaltuuston päätös 13.6.2018 § 174) 8 luvun 1 §:n 1 momentin 5 kohdan mukaan ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, kaupunginhallitus vastaa, että kaupunki täyttää tietosuojalainsäädännön mukaiset velvoitteet ja valvoo velvoitteiden toteutumista sekä päättää tietosuojavastaavan virkaan ottamisesta.
Kansliapäällikkö asetti 9.8.2017 § 74 tietosuojatyöryhmän, jonka toimikausi päättyi 30.6.2018. Työryhmän tehtävänä oli valmistella kaupungin omaa tietosuojaa koskevaa ohjeistusta, huolehtia siitä, että kaupungin henkilökunnalle järjestetään riittävästi koulutusta tietosuoja-asioissa, ohjeistaa ja seurata henkilörekisterien kartoittamista ja uusien rekisteriselosteiden laatimista sekä suunnitella toimintamallit rekisteröityjen tietopyyntöjen käsittelyyn. Työryhmä teki tiivistä yhteistyötä kaupunginkanslian tietotekniikka- ja viestintäosaston sekä toimialojen ja liikelaitosten tietohallintojen kanssa.
Työryhmän loppuraportissa on kuvattu työryhmän tavoitteiden toteutuminen. Raportin lopussa on määritelty niitä tehtäviä, joita seuraavan tietosuojatyöryhmän on suoritettava.
Kansliapäällikkö on 28.6.2018 § 172 asettanut uuden tietosuojatyöryhmän ajalle 1.7.2018-30.6.2020. Työryhmän tehtävänä on valmistella kaupungin tietosuojaa koskevaa ohjeistusta ja sisäisiä menettelyjä tietosuojan toteuttamiseksi ja sen osoittamiseksi, että tietosuoja toteutuu kaupungin toiminnassa. Työryhmän tehtävänä on myös koordinoida kaupungin tietosuojakäytäntöjen yhtenäisyyttä, huolehtia siitä, että kaupungin henkilökunnalle järjestetään riittävästi koulutusta tietosuoja-asioissa sekä ohjeistaa, seurata ja kehittää tietosuojatyötä kaupungilla.
Keskushallinto Kaupunginkanslia Kansliapäällikkö/U 09.08.2017 § 74
Päätös
Kansliapäällikkö päätti asettaa työryhmän seuraavasti:
Työryhmän nimi on tietosuojatyöryhmä.
Ryhmän tehtävänä on valmistella EU:n tietosuoja-asetuksen voimaantuloon liittyviä toimenpiteitä. Työryhmä jatkaa keväällä 2017 toimineen tietosuojatyöryhmän työtä.
Työryhmän jäsenet ovat:
Pennanen Sari-Anna, johtava kaupunginasiamies, kaupunginkanslia, puheenjohtaja
Hallikainen Aaro, tietoturva-asiantuntija, kaupunginkanslia, varapuheenjohtaja
Mäkinen Riitta, ict-päällikkö, kaupunginkanslia
Ratasvuori Eila, johdon erityisasiantuntija, kaupunginkanslia
Lahtinen Olli, erityissuunnittelija, kaupunginkanslia
Oravisto Leila, verkkoviestintäpäällikkö, kaupunginkanslia
Aarnio Jani, kaupunginasiamies, kaupunginkanslia
Laaksonen Kati, lakimies, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala
Kokkonen Suvi, lakimies, kaupunkiympäristön toimiala
Luukkanen Marko, lakimies, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
Kilpiä Mikko, tietosuojalakimies, sosiaali- ja terveystoimen toimiala
Ratsula Jussi, lakimies, liikenneliikelaitos
Työryhmän jäseneksi tulee myös Helsingin kaupungin tietosuojavastaava, kun hän on aloittanut tehtävässään.
Työryhmän toimikausi päättyy 30.6.2018.
Päätöksen perustelut
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) tulee voimaan siirtymäkauden jälkeen 25.5.2018. Kyseessä on laaja uudistus, joka asettaa huomattavia uusia vaatimuksia henkilötietojen käsittelylle julkishallinnossa, yrityksissä ja muissa organisaatioissa. Asetuksella luodaan kansalaisille uusia oikeuksia ja rekisterinpitäjille sekä henkilötietoja käsitteleville merkittäviä uusia velvoitteita. Tarkoituksena on vastata teknologian nopeaan kehitykseen ja digitalisoitumisen haasteisiin sekä parantaa henkilötietojen suojaa verkkoympäristössä.
Asetuksen lähtökohtana on rekisterinpitäjän vahva velvollisuus huolehtia siitä, että käsitellyt henkilötiedot ovat suojassa. Henkilötietojen suojauksen tulee tapahtua niin pitkälle kuin on mahdollista automaattisesti.
Rekisterinpitäjän velvollisuuksiin kuuluu helpottaa rekisteröityjen mahdollisuuksia olla yhteydessä rekisterinpitäjään ja käyttää asetuksen rekisteröidyille antamia oikeuksia. Rekisterinpitäjän on annettava laajasti tietoa rekisteröidylle sekä rekisterien sisällöstä että rekisterinpitäjän toiminnasta ja teoista.
Asetukseen sisältyy rekisterinpitäjälle velvoitteet viivytyksettä ilmoittaa ongelmatilanteista sekä tietosuojaviranomaiselle että rekisteröidyille. Rekisterinpitäjälle säädetään myös tietyissä tilanteissa velvollisuus laatia tietosuojavaikutusten arviointeja tai pyytää ennakkolupaa henkilötietojen käsittelylle.
Työryhmän tehtävänä on valmistella kaupungin omaa tietosuojaa koskevaa ohjeistusta, huolehtia siitä, että kaupungin henkilökunnalle järjestetään riittävästi koulutusta tietosuoja-asioissa, ohjeistaa ja seurata henkilörekisterien kartoittamista ja uusien rekisteriselosteiden laatimista sekä suunnitella toimintamallit rekisteröityjen tietopyyntöjen käsittelyyn.
Työryhmä tekee tiivistä yhteistyötä kaupunginkanslian tietotekniikka- ja viestintäosaston sekä toimialojen ja liikelaitosten tietohallintojen kanssa.
Työryhmä raportoi toiminnastaan kansliapäällikölle antaen väliraportin 31.12.2017 mennessä ja loppuraportin 30.6.2018 mennessä.
Työryhmä ottaa itselleen tarvitsemansa sihteerit. Työryhmän jäsenet nimeävät varajäsenensä työryhmän ensimmäisessä kokouksessa.
Työryhmään nimettävät jäsenet on valittu asemansa ja asiantuntemuksensa perusteella.
Lisätiedot
Toni Mäki, lakimies, puhelin: 310 21258
Päätös tullut nähtäväksi 14.08.2018
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.
Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Pilvi Karhula, tietosuojalakimies, puhelin: 09 310 25237
Päivi Vilkki, tietosuojavastaava, puhelin: 09 310 36168