Hankintaoikaisuvaatimus, Mäkelänrinteen lukion laajennuksen akustinen suunnittelu, suunnittelijan valinta

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankintaoikaisuvaatimuksen käsittelyn edellytykset

Kyse on kansallisen kynnysarvon (alle 60 000 euroa, alv 0 %) alittavasta hankinnasta, johon ei sovelleta julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016, hankintalaki). Hankintalain 135 §:n mukaan hankintaoikaisua sovelletaan myös sellaisen hankintayksikön päätöksen tai muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun korjaamiseen, johon ei muutoin sovelleta hankintalakia.

Hankintalain 132 §:n mukaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin.

Hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asianosaisen vaatimuksesta. Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.

Pöytäkirjanote yksikön päällikön päätöksestä on lähetetty tarjoajille sähköpostitse 2.1.2018 ja uudestaan 6.2.2018 korjatulla muutoksenhakuohjeella.

Mäkelänrinteen lukion laajennuksen akustisen suunnittelun suunnittelijan valintaa koskevassa kilpailutuksessa tarjouksen antanut Helimäki Akustikot Oy on esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen määräajassa 16.1.2018.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan lautakunnan, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee lautakunta.

Helimäki Akustikot Oy:n oikaisuvaatimus

Helimäki Akustikot Oy hakee oikaisua hankintapäätökseen vedoten halvimman tarjouksen esittäjän tarjouksen arvioinnissa tehtyihin virheisiin. Helimäki Akustikot Oy vaatii voittaneen tarjouksen sulkemista kilpailusta alihintaisena ja laajuudeltaan puutteellisena.

Hankintaoikaisuvaatimuksessa esitetyt seikat

Tarjoajayritysten kokemus ja referenssit

Helimäki Akustikot Oy katsoo hankintaoikaisuvaatimuksessaan, että hintatarjouskilpailu soveltunee hankintoihin, joissa voidaan varmistua, että hankinnan kohde on saaduissa tarjouksissa laadultaan samanlainen. Henkilötyöhön pohjaavaa, vaativaa rakennussuunnittelua hankittaessa merkittävä erilaisuus tarkoittaa kuitenkin suoraan erilaista laatutasoa. Tarjousten yhteismitallisuuden arvioinnin on tällöin oltava, tarjoajien oikeusturvankin näkökulmasta, läpinäkyvästi osa prosessia. Tällöin tulee luonnollisesti tarkastella ensin tarjoajayrityksen kokemusta ja referenssejä juuri kyseiseltä suunnittelualalta. Vasta tämän tuloksena järjestäjälle syntyy edes mahdollisuus yrittää arvioida, onko tarjoajilla riittävää osaamista hahmottaa kohteen vaatimuksia.

Toimeksiantoa suorittavien henkilöiden pätevyys

Helimäki Akustikot Oy:n mukaan asiantuntijatöitä keskenään vertailtaessa on toisaalta välttämätöntä arvioida lisäksi tekijöiksi tarjottujen henkilöiden henkilökohtaista osaamista. Helimäki Akustikot Oy katsoo, että kaupungin kaltaisen toimijan ei tulisi ryhtyä antamaan esimerkkiä asiantuntijatyön hankkimisesta ilman laadun arviointia ja että 50 %:n hintapoikkeamien ei asiantuntijatyötä hankittaessa tulisi voida tulla hyväksytyksi millään selityksillä. Helimäki Akustikot Oy kertoo tulkinneensa Mäkelänrinteen lukion tarjousaineistoa kokemuksensa pohjalta ja että suunnittelutarve hankevaiheessa oli pyynnössä riittävällä tavalla esitetty. Toteutusvaiheen suunnittelu oli kuitenkin Helimäki Akustikot Oy:n mukaan esitetty tavalla, joka saattoi kokemattomalle tekijälle olla harhaanjohtavaa ja tämä vaihe ratkaisi hintakilpailun. Mäkelänrinteen lukion akustista suunnittelua ei Helimäki Akustikot Oy:n näkemyksen mukaan ole mahdollista toteuttaa tarjouspyynnön mukaiseen tasoon voittaneessa tarjouksessa esitetyillä tuntimäärillä.

Tarjouspyyntömenettely

Tarjouspyyntö lähetettiin suoraan kolmelle tarjoajalle, joilta kaikilta myös saatiin tarjoukset. Kyse on kansallisen kynnysarvon (alle 60 000 euroa, alv. 0 %) alittavasta hankinnasta, joka jää hankinnan vähäisen arvon vuoksi hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle. Siten hankinnassa on voitu noudattaa ns. kevennettyä tarjouspyyntömenettelyä ja lähettää tarjouspyyntö suoraan tietyille tarjoajille, ilman että tarjouspyynnöstä olisi tullut julkaista hankintailmoitusta HILMAssa.

Hankintapäätös

Yksikön päällikkö päätti (29.12.2017 § 8) tilata Urhea-hankkeeseen sisältyvän Mäkelänrinteen lukion laajennuksen hankesuunnitteluvaiheen akustisen suunnittelun tehtävät edullisimman kattohintatarjouksen tehneeltä Ramboll Finland Oy:ltä 4.12.2017 päivätyn tarjouksen mukaisesti 4 960 euron arvonlisäverottomaan hintaan. Lisäksi yksikön päällikkö päätti varata option tilata myöhemmin toteutusvaiheen suunnittelun Ramboll Finland Oy:ltä 4.12.2017 päivätyn tarjouksen mukaisesti 3 320 euron arvonlisäverottomaan kattohintaan sekä rakentamisen aikaiset suunnittelutehtävät 1 780 euron arvonlisäverottomaan kattohintaan.

Suunnittelu käsittää Mäkelänrinteen lukion laajennuksen akustisen suunnittelun tehtävät.

Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. Valintaperuste on halvin kattohinta, joka sisältää hankesuunnitteluvaiheen akustisen suunnittelun sekä optiona toteutusvaiheen suunnittelun ja rakentamisen aikaiset suunnittelutehtävät. Tarjouskilpailussa saatiin kolme tarjousta. Halvimman tarjouksen antajalle lähetettiin 5.12.2017 selvityspyyntö tehtävän suorittamiseen varatusta ajankäytöstä sekä resursseista, koska tarjousta pidettiin poikkeuksellisen alhaisena. Tarjoaja lähetti pyydetyn selvityksen 8.12.2017 ja tilaaja arvioi sen hyväksyttäväksi.

Työn tilaaja on saanut seuraavat pyytämänsä tarjouspyynnön mukaiset
kattohintaiset suunnittelutarjoukset (tarjoushinnat on ilmoitettu arvonlisäverottomina):

Tarjoajat euroa (alv 0%)Ramboll Finland Oy 9 960,00Helimäki Akustikot Oy 20 400,00Akukon Oy 21 373,00

Hankintaoikaisuvaatimuksessa esitetyistä seikoista

Tarjoajayritysten kokemuksesta ja referensseistä

Tarjouspyyntö on lähetetty yrityksille, joista on ollut tiedossa, että ne tekevät akustista suunnittelua. Niistä yrityksistä, joiden tiedettiin tarjoavan akustista suunnittelua, tarjouspyynnöt lähetettiin ainoastaan sellaisille, joiden osaamisesta ja kokemuksesta voitiin varmistua aiempaan yhteistyöhön tai esimerkiksi yritysten internet-sivuilla esitettyihin tietoihin perustuen. Tilaaja on siten jo tarjouspyynnöt lähettäessään arvioinut yritysten täyttävän kysymyksessä olevan hankinnan edellyttämät soveltuvuusvaatimukset.

Toimeksiantoa suorittavien henkilöiden pätevyydestä

Akustisen suunnittelun tehtävä, jota tarjouspyyntö koskee, ei sisällä vaativien erikoistilojen kuten esimerkiksi konserttisalin tai esitystilan akustista suunnittelua, vaan on luonteeltaan tavanomainen. Tarjouspyynnössä on pyydetty tarjouksen yhteydessä toimittamaan tilaajalle tiedot toimeksiantoa suorittavien henkilöiden koulutuksesta ja työkokemuksesta. Toimeksiantoa suorittavien henkilöiden osalta on tässä tapauksessa riittänyt tietojen toimittaminen näistä henkilöistä. Edellä esitetyin tavoin suunnittelutarjouksia on pyydetty vain sellaisilta yrityksiltä, jotka tekevät akustista suunnittelua ja joissa asiantuntijoita kyseiseltä suunnittelualalta. Tarjouspyynnön mukaan sopimusehtoina noudatetaan Konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja (KSE 2013), joiden mukaisesti konsultin tulee asiantuntijana suorittaa saamansa tehtävä sen edellyttämällä ammattitaidolla objektiivisesti ja hyvää teknistä tapaa noudattaen sekä ottaen huomioon yhteisesti asetetut tavoitteet. Edelleen ehtojen mukaan konsultin tulee huolehtia siitä, että tehtävän suorittamiseen käytetään pätevyydeltään sopivaa henkilökuntaa.

Selvityspyyntö poikkeuksellisen alhaisesta tarjoushinnasta

Tilaaja pyysi Ramboll Finland Oy:ltä selvitystä sen antamasta tarjouksesta tarjoushinnan poikkeuksellisen alhaisuuden vuoksi. Selvitystä pyydettiin ajankäyttösuunnitelmasta sekä resurssien käytettävyydestä eri tehtävävaiheissa. Selvityksen perusteella ei ollut osoitettavissa, ettei konsultti pystyisi esittämällään tuntimäärällä suoriutumaan tehtävästä, ja tilaaja arvioi selvityksen hyväksyttäväksi.

Hankesuunnitteluvaiheen tehtävät on erikseen kerrottu tarjouspyynnössä. Toteutusvaiheen suunnittelu on esitetty tehtäväksi akustiikkasuunnittelun tehtäväluettelon AKU12 perusteella. Voittanut tarjoaja on antanut halvimman kattohintaisen tarjouksen ja sen antama tarjous on ollut myös osa-alueittain halvin. Tarjouspyyntöön on ollut liitettynä hankekuvaus ja muun muassa hankkeen tarveselvitys, alustavat viitesuunnitelmat sekä akustisen suunnittelun tehtäväluettelo AKU12, jossa on yksityiskohtaisesti määritelty akustisen suunnittelun tehtävät hankevaiheittain. Tilaaja on katsonut, että yleisesti käytössä olevan akustisen suunnittelun tehtäväluettelon sisältö on kyseistä suunnittelupalvelua tarjoaville yrityksille ymmärrettävä.

Ramboll Finland Oy:n kuuleminen

Tarjouskilpailun voittaneelle Ramboll Finland Oy:lle on hallintolain 34 §:n mukaisesti varattu mahdollisuus lausua tehdyn hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta.

Ramboll Finland Oy kertoo lausunnossaan, että se toimitti tilaajan pyynnöstä selvityksen, jossa se esitti vaiheittain ja tehtävittäin työhön arviolta käytettävät tunnit. Tilaaja katsoi selvityksen riittäväksi.

Tarjouspyynnössä todetaan, että palkkio työstä maksetaan aikapalkkiona henkilöryhmittäin tarjouksessa ilmoitettuun kattohintaan saakka. Kuten tilaaja selvityspyynnössäänkin on erikseen maininnut, tarjoaja sitoutuu tekemään tarjotun työn tarjoamallaan kattohinnalla. Ramboll Finland Oy toteaa, että näkemyksensä mukaan sen on mahdollista toteuttaa työ tarjouspyynnön edellyttämässä tasossa tarjouksessa esitetyillä tuntimäärillä. Tarjous ei ole alihinnoiteltu tai aliresursoitu, ja Ramboll Finland Oy pystyy myös vastaamaan kaikista työehtosopimusten ja lakimääräisten velvoitteiden vastuistaan.

Ramboll Finland Oy toteaa, että suunnittelijan kelpoisuusvaatimukset on asetettu maankäyttö- ja rakennuslain 132/1999 (muutoksin) pykälässä 120 e §, jossa on määritelty rakennus- ja erityissuunnittelijan kelpoisuusvaatimukset ja että Rambollin työssä tarjoama akustiikkasuunnittelija täyttää vaativan suunnittelutehtävän soveltuvuusvaatimukset.

Oikaisuvaatimuksessa on väittämä toteutusvaiheen suunnittelun tuntimäärän arvioinnissa tapahtuneesta virheestä, jonka väitetään perustuvan Ramboll Finland Oy:n kokemattomuuteen. Ramboll Finland Oy esittää lausunnossaan, että viitatun toteutusvaiheen tuntimäärissä Helimäki Akustikot Oy:n tarjouksessa ilmoittama tuntimäärä on kuitenkin kaksinkertainen (noin kaksi työviikkoa enemmän) myös kilpailutuksessa kolmanneksi tulleen Akukon Oy:n tuntimäärään. Lausunnon mukaan Ramboll Finland Oy on arvioinut toteutusvaiheen tuntimäärän osana kokonaisuutta ja pitää sitä realistisena niillä työtavoilla, jotka he ovat valinneet. Mikäli Ramboll Finland Oy:n arvioima tuntimäärä osoittautuu liian pieneksi, ylimenevä työ jää Rambollin vastattavaksi tilaajan saadessa hankintamuodosta johtuen tarvettaan vastaavat suunnitelmat.

Hankinta on pienhankinta ja tarjouspyynnössä valintaperusteeksi on ilmoitettu halvin kattohinta. Ramboll Finland katsoo, että oikaisuvaiheessa valintaperustetta ei voi muuttaa. Ramboll Finland Oy toteaa tilaajan lausuntopyynnön johdosta, että oikaisuvaatimus tulee hylätä ja tilaajan tekemää hankintapäätöstä ei tule muuttaa.

Johtopäätökset

Kyse on ollut pienhankinnasta, jossa kolmelta tarjoajayritykseltä pyydettiin kattohintaista tarjousta. Tilaaja lähetti tarjouspyynnön yrityksille, joista oli tiedossa, että ne suorittavat akustista suunnittelua ja joilla on tehtävässä vaadittua asiantuntemusta ja asiantuntijoita. Tilaaja pyysi halvimman tarjouksen tehneeltä Ramboll Finland Oy:ltä selvityksen sen antamasta tarjouksesta, koska tarjoushinta katsottiin poikkeuksellisen alhaiseksi. Tilaaja arvioi saadun selvityksen hyväksyttäväksi. Ramboll Finland Oy on hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta antamassaan lausunnossa vielä tuonut esille sen, että heidän on mahdollista toteuttaa työ tarjouspyynnön edellyttämässä tasossa ja tarjouksessa esitetyillä tuntimäärillä.

Edellä mainituilla perusteilla Helimäki Akustikot Oy:n tekemä hankintaoikaisuvaatimus ei anna aihetta muuttaa palvelutilaverkko-yksikön päällikön tekemää hankintapäätöstä.

Kaupunkiympäristön toimiala Rakennukset ja yleiset alueet -palvelukokonaisuus Rakennetun omaisuuden hallinta Palvelutilaverkko Yksikön päällikkö 29.12.2017 § 8

Päätös tullut nähtäväksi 19.03.2018

VALITUSOSOITUS

Tähän päätökseen haetaan muutosta kunnallisvalituksella.

Valitusoikeus

Päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksella vain se, joka on tehnyt alkuperäistä päätöstä koskevan oikaisuvaatimuksen.

Mikäli alkuperäinen päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa tähän päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksella myös

Valitusaika

Kunnallisvalitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusperusteet

Kunnallisvalituksen saa tehdä sillä perusteella, että

Valitusviranomainen

Kunnallisvalitus tehdään Helsingin hallinto-oikeudelle.

Hallinto-oikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Oikeudenkäyntimaksu

Hallinto-oikeus perii muutoksenhakuasian käsittelystä 250 euron oikeudenkäyntimaksun. Mikäli hallinto-oikeus muuttaa valituksenalaista päätöstä muutoksenhakijan eduksi, oikeudenkäyntimaksua ei peritä.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.