Optiokauden käyttöönotto: lääkkeiden annosjakelu ja toimitus kotihoidon ja palveluasumisen asiakkaille

Sosiaali- ja terveystoimialan johtaja päätti hyväksyä lääkkeiden annosjakelu- ja toimituspalvelujen palveluntuottajiksi osa-alueittain tarjoukset seuraavasti:

Valituiksi tulleet palveluntuottajat ilmenevät kohteittain liitteestä 1.

Osa-alueittain tarjouksia toimitettiin seuraavasti:

Päätös on tehty käydyn tarjouskilpailun perusteella ja palveluntuottajat on valittu kokonaistaloudellisessa edullisuusjärjestyksessä. Kokonaistaloudellisen edullisuuden mukainen tarjousvertailu on esitetty liitteessä 2.

Suunniteltu sopimuskausi on kaksi vuotta. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimusta voidaan jatkaa Sosiaali- ja terveystoimialan päättäessä kahden vuoden optiokaudella, jolloin sopimuskauden pituus on yhteensä neljä vuotta.

Hankinnan sitoumukseton arvo on noin 3 920 000 euroa (alv 0 %) mahdollinen optiokausi mukaan lukien. Sosiaali- ja terveystoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen sillä ehdolla, että valitut palveluntuottajat toimittavat asetettujen vaatimusten mukaisesti rikosrekisteriotteensa, taloudellista tilannettaan koskevat selvitykset ja muut vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

Hankinnan taustaa

Hankinnan kohteena ovat Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan lääkkeiden koneellisen ja manuaalisen (ns. dosettijako) annosjakelun palvelut. Pääosa palvelusta koskee koneellisen annosjakelun palvelua. Lääkkeiden annosjakelun palveluja hankitaan sekä kotihoidon että palveluasumisen asiakkaille. Palvelu on terveydenhuoltolaissa määriteltyä sairaanhoitopalvelua.

Hankinnasta jätettiin hankintailmoitus (2018-208572) HILMA-ilmoituspalveluun (www.hankintailmoitukset.fi) 1.11.2018.

Hankinta oli julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 25 §:n kohdan 3 mukainen kansallisen kynnysarvon ylittävä sosiaali- ja terveyspalveluja koskeva palveluhankinta, johon sovelletaan hankintalain 12 luvun säännöksiä. Hankinta toteutettiin avointa menettelyä käyttäen.

Tarjoukset tuli jättää hankintayksikölle Tarjouspalvelu-portaalin kautta 22.11.2018 klo 21:00 mennessä.

Kilpailutuksen periaatteet

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hyväksyä lääkkeiden annosjakelu ja toimituspalvelujen kilpailutuksen (HEL 2018-004551) keskeiset periaatteet ja ehdot päätöksessään § 238 (25.09.2018).

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa sosiaali- ja terveystoimialan johtajan tekemään hankinnasta päätöksen, allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Tarjouskilpailu

Lääkkeiden annosjakelu ja toimituspalvelujen hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu, jonka perusteella valittiin osa-aluekohtaiset palveluntarjoajat. Tarjouskilpailu käynnistettiin 1.11.2018 julkaistulla tarjouspyynnöllä. Tarjouskilpailua edelsi aikaisempi vastaavaa palvelua koskenut tarjouskilpailu, joka keskeytettiin julkaistuun tarjouspyyntöön jääneiden merkittävien epäselvyyksien johdosta (muun muassa aikaisemman valmisteluvaiheen luonnosversiot tarjouspyynnön liitetiedostoista).

Kilpailutuksessa oli 32 tarjousosa-aluetta, joista tarjouksia pystyi esittämään yhteen tai useampaan. Tarjouspyynnön mukaisesti tarjoaja voi tulla valituksi enintään kahdeksan (8) osa-alueen toimittajaksi.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittavat palvelut sekä tarjoajille että eri palveluille asetettavat vähimmäisvaatimukset. Tavanomaisten rahoituksellista ja taloudellista asemaa koskevien

vaatimusten lisäksi tarjouspyynnössä asetettiin tarjoajalle tarjouspyynnössä kuvatut tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjousten jättämisen määräaikaan mennessä 22.11.2018 klo 21:00 saapui yhteensä 34 tarjousta.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää hankintayksikölle tarjouspyyntöä koskevia kysymyksiä, jotka tuli esittää hankintayksikölle 8.11.2018 klo 21:00 mennessä.

Kysymysvaiheessa hankintayksikkö tarkensi tarjouspyynnön hintalomakkeeseen (tarjouspyynnön liite 4) jäänyttä epätarkkuutta palveluasumisyksiköiden (osa-alueet 16–32) osalta, joka koski tarjouspyynnön hintalomakkeella ilmoitettavaa kotiinkuljetuspalvelun hintaa myös palveluasumisyksiköiden osalta. Kysymyksiin annettujen vastausten yhteydessä tarjoajille ilmoitettiin, että hintalomakkeella ilmoitettava kotiinkuljetuspalvelu ja sille ilmoitettava hintatieto ei koske palveluasumisyksiköitä. Kotiinkuljetusta koskevaa palvelua ei tilata sopimuskauden aikana palveluasumisyksiköiden asiakkaille, jolloin sille ei myöskään ole tarpeellista pyytää hintaa.

Tarkennuksen johdosta, koska palveluasumisyksiköiden osalta kotiinkuljetus ei kuulu osaksi kyseisten osa-alueiden palvelukokonaisuutta, kaikkien näihin osa-alueisiin tarjonneiden tarjoajien kotiinkuljetusta koskevan alakohdan (tarjouspyynnön liite 4, F-sarake ”3. Kotiinkuljetus ja annosjakelu 10%” ) mukaisiksi hinnoiksi merkittiin 0,00 euroa.

Näin ollen näitä osa-alueita koskevat tarjoukset ovat vertailukelpoisia eikä osa-alueiden palvelukokonaisuuteen kuulumaton alakohta vaikuta tarjousten vertailuun. Vertailu muiden alakohtien osalta tehtiin tarjouspyynnössä ilmoitettujen painoarvojen mukaan.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Hankintatyöryhmä on tarkistanut saapuneiden tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden ja kaikki esitetyt tarjoukset olivat tarjouspyynnössä asetettujen soveltuvuusvaatimusten mukaisia.

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Palveluntuottajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Tarjousten avauksen yhteydessä ilmeni, että useat tarjoajat olivat ilmoittaneet osa-alueiden alakohtien hinnoiksi hankintayksikön arvioimia hintoja huomattavasti pienempiä taksoja. Tästä johtuen hankintayksikkö pyysi tarjoajia, jotka olivat ilmoittaneet yhdenkin osa-alueen alakohdan mukaiseksi hinnaksi 0,00 euroa, täsmentämään ilmoittamiaan hintoja, koska tarjotut hinnat vaikuttivat poikkeuksellisen alhaisilta. Tarjouspyynnössä ei kuitenkaan ole kielletty tarjoamasta yhtä tai useampaa alakohtaa 0,00 euron hinnalla.

Täsmennyksen tarkoituksena oli varmistaa, että tarjoajat pystyvät toimittamaan hankintaa koskevan palvelun tarjouksessaan tarjoamalla hinnalla tarjouspyynnön mukaisesti, ja että ilmoitetut hinnat sisältävät myös mahdollisten alihankkijoiden osuuden eikä niitä ole mahdollista veloittaa erikseen. Täsmennyksen yhteydessä ei hyväksytty mitään muutoksia tarjoajien tarjouksiensa hintalomakkeissa ilmoittamiin hintoihin.

Hankintayksikön saamien täsmennysvastausten perusteella ei ole syytä epäillä, että täsmennyksen kohteena olevat tarjoajat, paitsi Kluuvin apteekki, eivät pystyisi tarjoajamaan palvelua tarjouksessaan ilmoittamilla taksoilla.

Kluuvin apteekki ilmoitti täsmennyspyyntöön, jossa siltä pyydettiin täsmennystä siihen, että tarjoaako se kaikkia osa-alueita nollan (0,00) euron hintaan, jolloin hankintayksikölle ei tule veloitusta palvelusta, antamansa vastauksen yhteydessä toimittaneensa hankintayksikölle virheellisen hintalomakkeen ja ettei sen tarkoituksena ollut tarjota kaikkia osa-alueita ja niiden alakohtia 0,00 euron hintaan. Täten Kluuvin apteekki toimitti täsmennyksen yhteydessä hankintayksikölle uuden hintalomakkeen, jossa on tehty muutoksia määräajassa toimitetun tarjouksen sisältöön.

Ottaen huomioon seikat, että Kluuvin apteekki vastasi hankintayksikön täsmennyspyyntöön uudella hintalomakkeella ja korostaen sitä, että sen tarkoitus ei ollut tarjota kaikkia osa-alueita ja niiden alakohtia 0,00 euron hintaan, voidaan katsoa, että Kluuvin apteekki ei pysty toimittamaan hankintaa koskevaa palvelua alkuperäisessä tarjouksessaan ilmoittamilla hinnoilla, vaan ainoastaan sen täsmennyspyynnön yhteydessä toimittaman päivitetyn hintalomakkeen mukaisilla hinnoilla. Alkuperäisen tarjouksen ei tämän perusteella voida katsoa myöskään olevan voimassa, joka voitaisiin hyväksyä enää uusien hintojen ilmoittamisen jälkeen, koska Kluuvin apteekki on selkeästi ilmoittanut että kyseessä on virheellinen hintalomake.

Hankintayksikkö ei voi tarjousten jättämiselle asetetun määräajan jälkeen sallia tarjoajan täsmentää tarjoustaan kuin hankintalain mukaisesti.

Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, että tarjoajille ei anneta mahdollisuutta parantaa tai muuttaa tarjoustaan tarjousten jättämiselle varatun määräajan jälkeen. Näin on erityisesti silloin, jos muutoksia on tehty tarjousten vertailuun vaikuttaviin tietoihin, eikä esimerkiksi tietoihin, joilla varmistetaan tarjoajan soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Tarjouksen tekijän vastuulla on, että määräaikaan mennessä jätetty tarjous on tarjouspyynnön mukainen.

Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa.

Täsmennyspyynnön sisältö ja siihen annettu vastaus huomioiden on perusteltuja syitä olettaa, että Kluuvin apteekin antama alkuperäinen tarjous ei mahdollista palvelun tuottamista tarjouspyynnön mukaisesti. Kluuvin apteekin täsmennyspyyntöön antama selvitys myöskin puoltaa hintojen poikkeuksellista alhaisuutta, jolloin sen alkuperäinen tarjous voidaan hylätä tyydyttävien alhaista hintaa koskevien selvitysten puuttuessa ja on ilmeistä, että palvelua ei ole tarkoitettu tarjottavaksi ilman veloitusta.

Edellä esitetyin perustein Kluuvin apteekin antama tarjous joudutaan hylkäämään kokonaisuudessaan.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Hankinnassa käytetään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena ainoastaan halvinta hintaa. Hankinnan kohdetta koskevat korkeat laatuvaatimukset on määritelty ehdottomina vähimmäisvaatimuksina, siten että ne vastaavat hankintayksiköiden määrittelemää laatutasoa.

Kunkin tarjouksen osa-aluekohtainen sijoittumisjärjestys tarjouskilpailussa ilmenee liitteen 2 vertailutaulukosta.

Sopimus

Valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään kaksivuotinen (2) sopimus. Sopimuskauden palvelun tuottaminen on suunniteltu alkavaksi 4.3.2019, mutta alkamisajankohdat voivat poiketa toisistaan palvelukohtaisesti.

Helsingin kaupunkia ja palveluntuottajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.