Keskustakirjasto Oodin AV-laite- ja -järjestelmähankintaa koskevan päätöksen oikaiseminen

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esitiedot

Kulttuuri- ja vapaa-ajan toimiala pyysi 4.5.2018 päivätyllä tarjouspyynnöllä tarjouksia keskustakirjasto Oodin AV-laite- ja järjestelmähankinnasta. Hankinta sisältää keskustakirjasto Oodiin suunnitelman mukaiset kiinteästi asennettavat laitteet ja järjestelmät AV-tekniikan tarvikehankintoineen paikoilleen asennettuna ja toimintakuntoon saatettuna. Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan 19.6.2018, § 141 tekemän valtuutuksen pohjalta toimialajohtaja teki asiasta päätöksen 11.7.2018, § 36, jolla se päätti hylätä Atea Finland Oy:n, Caverion Suomi Oy -AV tekniikan ja Studiotec Oy:n tarjoukset tarjouspyynnön vastaisina ja tilata hankinnan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneeltä ja ainoalta tarjoajalta Electro Waves Oy:ltä.

Oikeusohjeet

Hankintalain 133 §:n mukaan

Hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asianosaisen vaatimuksesta. Hankintayksikön on ilmoitettava hankintaoikaisun vireille tulosta välittömästi niille, joita asia koskee.

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Hankintayksikkö voi itse ottaa hankintapäätöksen tai ratkaisun korjattavakseen 90 päivän kuluessa siitä, kun hankintaoikaisun kohteena oleva päätös tai ratkaisu on tehty.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä hankintaoikaisun tekemistä tai hankintaoikaisun käsittelyä. Hankintaoikaisu voi koskea myös lainvoimaiseksi tullutta hankintayksikön päätöstä, jos asiaa ei ole saatettu markkinaoikeuden käsiteltäväksi.

Hankintalain 134 §:n mukaan

Hankintaoikaisun vireille tulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on tämän lain nojalla oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeuteen.

Jos korjattavaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun on haettu markkinaoikeudelta muutosta, asian käsiteltäväksi ottamisesta hankintaoikaisuna on ilmoitettava ja siinä tehty päätös on toimitettava markkinaoikeudelle. Hankintaoikaisua käsitellessään hankintayksikkö voi kieltää päätöksen tai ratkaisun täytäntöönpanon tai määrätä sen keskeytettäväksi. Täytäntöönpanon kieltämisestä ja keskeyttämisestä on ilmoitettava markkinaoikeudelle, jos asiaan on haettu markkinaoikeudelta muutosta valittamalla.

Jos hankintayksikkö korjaa hankintapäätöksensä tai muun ratkaisunsa hankintaoikaisuna siten, että markkinaoikeudelle valituksen tehneellä ei ole enää oikeussuojan tarvetta eikä tarvetta saada perusteltua päätöstä, markkinaoikeus voi poistaa tällaisen asian käsittelystään antamatta pääasiasta ratkaisua.

Hankintalain 74 §:n mukaan

Tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.

Jos tarjouksessa tai osallistumisilmoituksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön antamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan 3 §:ssä säädettyjä periaatteita.

Hankintalain 132 §:n mukaan

Hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin.

Tarjouspyynnön 4.5.2018 tekniset vähimmäisvaatimukset

Tarjouspyynnön liitteenä olivat hintataulukot AV-laitteista teknisin vähimmäisvaatimuksin. Vähimmäisvaatimuksissa oli kuvattu tekniset vähimmäisvaatimukset teknisinä määreinä tai esimerkkilaitteen avulla.

Oikaisuvaatimuksen käsittely ja hankinnan itseoikaisu

Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan lautakunnan, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee lautakunta. Myös hankinnan itseoikaisu voidaan tehdä kyseiseen hallintosäännön määräykseen perustuen.

Edeltävä hankintapäätös

Lautakunnan tekemän valtuutuksen 19.6.2018, § 141 perusteella toimialajohtaja päätti 11.7.2018, 36 § hylätä Atea Finland Oy:n, Caverion Suomi Oy -AV tekniikan ja Studiotec Oy:n tarjoukset tarjouspyynnön vastaisina ja tilata hankinnan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneeltä ja ainoalta tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen jättäneeltä Electro Waves Oy:ltä.

Hankintapäätöksessä todettiin, että Atea Finland Oy:n tarjous saapui puutteellisena, ilman tarjouspyynnön liitteessä vaadittuja yksikköhintataulukoita. Tämän lisäksi tarjoaja ilmoitti erikseen sähköpostilla, että annettu kokonaishinta on virheellinen. Tarjoaja toimitti erillisellä sähköpostilla myöhässä 26.6.2018 kello 12.04 uuden, täydennetyn tarjouksen.

Tarjouskilpailussa tarjouksen lähettäjä vastaa siitä, että hän lähettää viestinsä oikeaan aikaan oikeaan osoitteeseen asianmukaisilla välineillä. Tarjouspyynnössä tarjousten jättämiselle asetetun määräajan noudattaminen varmistaa sen, että kaikilla tarjoajilla on sama aika tarjouksen valmisteluun hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen. Siksi tarjous on hylättävä, jos se on saapunut määräajan päättymisen jälkeen.

Hankintapäätöksessä todettiin, että Caverion Suomi Oy -AV tekniikan ja Studiotec Oy:n tarjoukset eivät täyttäneet tarjoukselle tarjouspyynnössä asetettuja teknisiä vaatimuksia siten, että tarjottujen tuotteiden poikkeamien katsottiin olevan huomattavia ja eroavan tarjouspyynnössä pyydettyjen AV-laitteiden teknisistä vähimmäisvaatimuksista.

Oikaisu

Hankintalain 133 §:n mukaan hankintayksikön on otettava päätös korjattavakseen 90 päivän kuluessa siitä, kun hankintaoikaisun kohteena oleva päätös tai ratkaisu on tehty. Asiassa on tehty päätös 11.7.2018, § 36. Näin ollen kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnalla on oikeus tehdä asiassa tältä osin oikaisu.

Lautakunta päättää oikaista keskustakirjasto Oodin AV-laite- ja -järjestelmähankinnan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan 19.6.2018, § 141 tekemän valtuutuksen pohjalta tehdyn toimialajohtajan päätöksen 11.7.2018, § 36.

Asia on myös tullut vireille markkinaoikeudessa Studiotec Oy:n 23.7.2018 päivätyllä valituksella. Lisäksi Studiotec Oy on tehnyt hankintaoikaisuvaatimuksen 23.7.2018 päivätyllä kirjeellä hankintapäätöksestä 11.7.2018, § 36. Myös Atea Finland Oy on tehnyt hankintaoikaisuvaatimuksen 26.7.2018 päivätyllä kirjeellä hankintapäätöksestä 11.7.2018 § 36.

Hankintapäätöksellä 11.7.2018, § 36 valituksi tulleelle Electro Waves Oy:lle on varattu hallintolain mukainen tilaisuus lausua asiasta. Electro Waves Oy on jättänyt asiasta lausuman 6.8.2018 päivätyllä kirjeellä.

Lautakunnan 19.6.2018, § 141 tekemän valtuutuksen mukaisesti toimialajohtaja päätöksellään 11.7.2018, § 36 katsoi, että Studiotec Oy:n tarjoamien tuotteiden osalta tekniset vähimmäiskriteerit eivät täyttäneet tarjouspyynnössä asetettuja vähimmäisvaatimuksia.

Oikaisuvaatimusten käsittelyn yhteydessä saadun selvityksen perusteella lautakunta katsoo, että toisin kuin lautakunnan 19.6.2018, § 141 tekemän valtuutuksen mukaisesti toimialajohtajan päätöksessä 11.7.2018, § 36 katsottiin, Studiotec Oy tosiasiallisesti täyttää tekniset vähimmäisvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Studiotec Oy:n tarjoamien tuotteiden tekniset vähimmäisvaatimukset, joiden osalta tarjouksen katsotaan täyttävän tarjouspyynnön mukaisuuden vähimmäisvaatimukset:

Tarjouspyyntötiedosto AV0400

Tarjouspyyntötiedosto AV0400K

Caverion Suomi Oy – AV tekniikan tarjottuja tuotteita koskevat tekniset vaatimukset, joiden osalta tarjouksen ei katsota täyttävän tarjouspyynnön mukaisuuden vähimmäisvaatimuksia:

Myös Electro Waves Oy:n tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus on arvioitu uudestaan.

Johtopäätökset

Lautakunta katsoo, että tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi ei ole päätöksessä 11.7.2018, § 36 täyttänyt tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaatimusta. Tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnissa tarjoajien teknisten vähimmäisvaatimusten osalta on sallittu poikkeamia siten, että joidenkin laitteiden vaatimusten poikkeamat ovat johtaneet tarjouksen hylkäämiseen, kun toisen laitteen kohdalla vastaava poikkeama on hyväksytty. Tämän vuoksi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi on tehtävä uudestaan kaikkien tarjoajien kesken.

Uuden tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnin jälkeen todettiin, että Atea Finland Oy:n ja Caverion Suomi Oy – AV tekniikan tarjoukset eivät täyttäneet tarjoukselle tarjouspyynnössä asetettuja teknisiä vaatimuksia. Atea Finland Oy:n tarjous toimitettiin puutteellisena, ilman tarjouspyynnössä vaadittuja yksikköhintataulukoita. Caverion Suomi Oy – AV tekniikan tarjouksen tuotteiden poikkeamat tarjouspyyntöön olivat huomattavia ja erosivat merkittävästi tarjouspyynnössä pyydettyjen laitteiden vaatimuksista. Poikkeamat on eritelty liitteessä 4.

Electro Waves Oy:n ja Studiotec Oy:n tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia täyttäen tarjouspyynnössä asetetut tekniset vaatimukset täysin tai vain vähäisin, liitteessä 4 eritellyin, hyväksyttävissä olevin poikkeamin.

Parhaan tarjouksen valintaperusteena on halvin hinta. Hinnaltaan halvimman tarjouksen antoi Studiotec Oy.

Hankintapäätös 11.7.2018, § 36

Lautakunnan tekemän päätöksen 19.6.2018, § 141 valtuuttamana toimialajohtaja on päättänyt 11.7.2018, § 36 hylätä Atea Finland Oy:n, Caverion Suomi Oy -AV tekniikan ja Studiotec Oy:n tarjoukset tarjouspyynnön vastaisina ja hankkia keskustakirjasto Oodin sähköurakan alaisen AV-laiteurakan asennuspalveluineen 25.6.2018 päivätyn, kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneeltä Electro Waves Oy:ltä ennakoituun arvonlisäverottomaan kokonaishankintahintaan enintään 1 750 000 euroa.

Parhaan tarjouksen valintaperusteena oli halvin hinta. Vain yksi tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.

Hankintamenettelynä käytettiin hankintalain mukaista avointa menettelyä ja hankintailmoitus julkaistiin EU -kynnysarvot ylittävänä hankintana 4.5.2018.

Määräaikaan mennessä saapui neljä (4) tarjousta: Atea Finland Oy, Caverion Suomi Oy -AV tekniikka, Electro Waves Oy ja Studiotec Oy.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Tarjousten avaamisen jälkeen tarkastettiin ehdokkaiden soveltuvuus sekä tarkistettiin, täyttävätkö ehdokkaat asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tekniset vähimmäisvaatimukset tarkistettiin yhdessä konsulttitoimisto Granlund Oy:n ja raadin kanssa.

Atea Finland Oy:n tarjous tulee hylätä tarjouspyynnön vastaisena. Atea Finland Oy:n tarjous saapui puutteellisena, ilman tarjouspyynnön liitteessä vaadittuja yksikköhintataulukoita. Tämän lisäksi tarjoaja ilmoitti erikseen sähköpostilla, että annettu kokonaishinta on virheellinen. Tarjoaja toimitti erillisellä sähköpostilla myöhässä 26.6.2018 kello 12.04 uuden, täydennetyn tarjouksen.

Caverion Suomi Oy -AV tekniikan tarjous tulee hylätä tarjouspyynnön vastaisena. Caverion Suomi Oy -AV tekniikan tarjouksessa tekniset vähimmäisvaatimukset eivät täyttyneet seuraavissa laitteissa:

Studiotec Oy:n tarjous tulee hylätä tarjouspyynnön vastaisena. Studiotec Oy:n tarjouksessa tekniset vähimmäisvaatimukset eivät täyttyneet seuraavissa laitteissa:

Tarjouspyyntötiedosto AV0400K

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja 11.07.2018 § 36

19.06.2018 Ehdotuksen mukaan

Päätös tullut nähtäväksi 05.09.2018

VALITUSOSOITUS

Pöytäkirjan 157 §.

Mikäli hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta hankintapäätöstä muutetaan, on asianosaisella oikeus valittaa päätöksestä markkinaoikeudelle.

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2000 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Pöytäkirjan 157, 158, 159, 160 ja 161 §:t.

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.

Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 146 §