Keskustakirjasto Oodin AV-laite- ja -järjestelmähankintaa koskevan päätöksen oikaiseminen
Keskustakirjasto Oodin sähköurakan alainen AV laiteurakka hankinta
Päätös
Toimialajohtaja päätti hankkia keskustakirjasto Oodin sähköurakan alaisen AV-laiteurakan asennuspalveluineen 25.6.2018 päivätyn, kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneeltä Electro Waves Oy:ltä ennakoituun arvonlisäverottomaan kokonaishankintahintaan enintään 1 750 000 euroa.
Hankinta sisältää suunnitelman mukaiset kiinteästi asennettavat laitteet ja järjestelmät AV-tekniikan tarvikehankintoineen paikoilleen asennettuna ja toimintakuntoon saatettuna.
Sitova sopimussuhde sopijapuolten välillä syntyy vasta erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella.
Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta valtuutti päätöksellään 19.6.2018, § 141 toimialajohtajan tekemään keskustakirjasto Oodin AV-laite- ja -järjestelmähankinnasta päätöksen sekä allekirjoittamaan hankintaan liittyvän sopimuksen.
Päätöksen perustelut
Hankinnan kohde
Hankinta sisältää keskustakirjasto Oodiin suunnitelman mukaiset kiinteästi asennettavat laitteet ja järjestelmät AV-tekniikan tarvikehankintoineen paikoilleen asennettuna ja toimintakuntoon saatettuna.
Hankintamenettely
Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala avasi keskustakirjasto Oodin sähköurakan alaisen AV-laiteurakkahankinnan HEL 2018–005216 julkaisemalla EU-hankintailmoituksen sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa 4.5.2018.
Hankintailmoituksessa olevia kaupallisia vaatimuksia tarkennettiin, jonka vuoksi hankintailmoituksesta julkaistiin korjausilmoitus 21.5.2018 ja tarjousten määräaikaa jatkettiin 26.6.2018 kello 12.00 asti.
Tarjousten vertailussa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena
käytetään halvinta hintaa. Hinnaltaan halvimman tarjouksen vertailuperusteen käyttö perustuu siihen, että laatutekijät tulevat riittävästi huomioiduksi tarjoajille tarjouspyynnössä asetetuissa soveltuvuusvaatimuksissa.
Tarjousten vastaanottaminen
Määräaikaan mennessä saapui neljä (4) tarjousta: Atea Finland Oy, Caverion Suomi Oy – AV tekniikka, Electro Waves Oy ja Studiotec Oy.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 87 § mukaan hankintayksikön on vaadittava käytettäväksi yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa (ESPD) alustavana näyttönä siitä, että tarjoaja täyttää seuraavat vaatimukset:
1) mikään 80 ja 81 §:ssa tarkoitetuista poissulkemisperusteista ei koske tarjoajaa;
2) tarjoaja täyttää hankintayksikön asettamat 83 §:ssä tarkoitetut soveltuvuusvaatimukset.
Tarjouspyynnössä on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut
vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.
Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon
jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien
rikosrekisteriotteiden ja muiden selvitysten perusteella.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen
Atea Finland Oy:n tarjous toimitettiin puutteellisena, ilman tarjouspyynnön liitteessä vaadittuja yksikköhintataulukoita. Tämän lisäksi tarjoaja ilmoitti erikseen sähköpostilla, että annettu kokonaishinta oli virheellinen. Tarjoaja toimitti erillisellä sähköpostilla 26.6.2018 klo 12.04 uuden, täydennetyn tarjouksen.
Tarjouskilpailussa tarjouksen lähettäjä vastaa siitä, että hän lähettää viestinsä oikeaan aikaan oikeaan osoitteeseen asianmukaisilla välineillä. Tarjouspyynnössä tarjousten jättämiselle asetetun määräajan noudattaminen varmistaa sen, että kaikilla tarjoajilla on sama aika tarjouksen valmisteluun hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen. Siksi tarjous on hylättävä, jos se on saapunut määräajan päättymisen jälkeen.
Atea Finland Oy:n määräaikaan mennessä saapunut tarjous ei täyttänyt tarjoukselle tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia. Tarjoajan uusi, täydennetty tarjous saapui myöhässä, neljä minuuttia tarjouspyynnössä asetetun määräajan päätyttyä.
Caverion Suomi Oy – AV tekniikan ja Studiotec Oy:n tarjoukset eivät täyttäneet tarjoukselle tarjouspyynnössä asetettuja teknisiä vaatimuksia. Tarjottujen tuotteiden poikkeamat tarjouspyyntöön olivat huomattavia ja erosivat merkittävästi tarjouspyynnössä pyydettyjen laitteiden vaatimuksista. Poikkeamat on eritelty liitteen 4 vertailutaulukossa.
Hankintalain 74 §:n 1 momentin mukaan tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta.
Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi hankintayksikön on hylättävä Atea Finland Oy:n, Caverion Suomi Oy - AV tekniikan sekä Studiotec Oy:n tarjoukset tarjouspyynnön vastaisina.
Electro Waves Oy:n tarjous oli tarjouspyynnön mukainen täyttäen tarjouspyynnössä asetetut tekniset vaatimukset täysin tai vain vähäisin, liitteen 4 vertailutaulukossa eritellyin, hyväksyttävissä olevin poikkeamin.
Tarjousten vertailu
Parhaan tarjouksen valintaperusteena on halvin hinta.
Vain yksi tarjous oli tarjouspyynnön mukainen. Toimialajohtaja päätti hyväksyä Electro Waves Oy:n tarjouksen arvonlisäverottomaan kokonaishankintahintaan enintään 1 750 000 euroa.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta erikseen allekirjoitettavalla tarjouspyynnön liitteenä olleen sopimusluonnoksen mukaisella sopimuksella.
Sopimuksessa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoissa (JYSE 2014 Tavarat) sekä Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut).
Päätös tullut nähtäväksi 13.07.2018
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Sähköpostiosoite: | |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Sähköpostiosoite: | |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava
- päätös, johon haetaan muutosta
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
- perusteet, joilla muutosta vaaditaan.
Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.
Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.
Valitukseen on liitettävä
- päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä
- todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Sähköpostiosoite: | |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Faksinumero: | (09) 655 783 |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | (09) 310 13700 (Yleishallinto) |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2000 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6000 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Lisätietojen antaja
Niina Lammi, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 20573
Jussi Vehviläinen, tietohallintopäällikkö, puhelin: 09 310 70770