Toimivallan siirtäminen tarkastuslautakunnassa tarkastusjohtajalle henkilörekistereitä koskevissa asioissa

Päätös on ehdotuksen mukainen.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee sovellettavaksi 25.5.2018 lukien. Kansallinen tietosuojalakiesitys HE 9/2018 on annettu eduskunnalle 28.2.2018. Lain voimaantulon ajankohta on vielä epävarma.

Henkilötietoja käsitellään laajalti kaupungin hallinnossa sekä kaupungin asiakkaiden että henkilöstön osalta. Useimpien kaupungin tehtävien hoito edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Osa käsiteltävistä tiedoista on salassa pidettäviä ja arkaluonteisia. Toimintaa tulevat ohjaamaan yleislakeina EU:n yleinen tietosuoja-asetus, eduskunnassa säädettävänä oleva tietosuojalaki, ja laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusilmoituksista muodostuvan henkilörekisterin rekisterinpitäjä. Kaupungin tietosuojatyöryhmän mukaan lautakuntien rekisterinpitäjän oikeudet on suositeltavaa siirtää toimialan viranhaltijoille, jotta rekisterinpidon käytännön hoitaminen olisi mahdollisimman sujuvaa.

Kuntalain (410/2015) 84 §:n mukaan määrättyjen kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden on ilmoitettava sidonnaisuuksistaan tarkastuslautakunnalle. Lautakunta valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi. Ilmoitukset julkaistaan yleisessä tietoverkossa.

Tarkastuslautakunnan on tarkistettava ilmoitukset ennen tiedon viemistä rekisteriin ja yleiseen tietoverkkoon. Vaikka tarkastuslautakunnalla on lakisääteinen tehtävä valvoa ilmoitusvelvollisuuden noudattamista, ilmoitusten vastaanottaminen, tarkastaminen ja tietojen vieminen rekisteriin delegoidaan käytännön syistä kunnan työntekijälle tai viranhaltijalle.

Kunnalla on tietosuoja-asetuksen nojalla oikeus käsitellä sidonnaisuusrekisterissä ainoastaan sidonnaisuussääntelyn näkökulmasta tarpeellisia tietoja. Kunta ei siten voi ottaa sidonnaisuusrekisteriin tietoja sidonnaisuusnäkökulmasta epäolennaisista seikoista, vaikka tällaisia seikkoja olisi ilmoitettu. Kunnan täytyy siis arvioida, miltä osin ilmoitetut seikat ovat laissa tarkoitettuja sidonnaisuuksia.

Sidonnaisuusilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on valittu luottamustoimeen tai tehtävään. Lisäksi henkilöllä on velvollisuus ilmoittaa muutoksista sekä korjata virheelliset tiedot. Ilmoitusvelvolliset täyttävät sidonnaisuusilmoituksensa kaupungin luottamushenkilöportaalin kautta.

Rekisterinpitäjä on vastuussa siitä, että sidonnaisuusrekisteri on ajan tasalla ja sisältää virheetöntä tietoa. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan. Tämä tarkoittaa, että uudet ilmoitukset, muutokset ja täydennykset on vietävä rekisteriin ilman viivytystä. Ottaen huomioon yleisessä tietoverkossa julkaistun sidonnaisuusrekisterin tarkoitus ja merkitys, myös siihen tehdään lisäykset, muutokset ja täydennykset viivytyksettä.

Kun luottamustoimi tai tehtävä on päättynyt, rekisteristä ja tietoverkosta poistetaan kyseisen henkilön tiedot.

Päätös tullut nähtäväksi 04.06.2018

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin tarkastuslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.