Toimistotilan vuokraaminen kulttuuri- ja vapaa-ajan toimialan käyttöön osoitteesta Konepajankuja 1-3, NCC Property Development Oy

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta antoi puoltavan lausunnon kaupunkiympäristön toimialalle kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan toimitilojen Fredriksberg A ja B talo kokonaisuutta koskevasta hankesuunnitelmasta, joka on päivätty 11.1.2019. Samalla lautakunta kehotti kulttuurin ja vapaa-ajan toimialaa käymään läpi toimialan arkisto- ja varastotilatarpeet vielä tarkemmin. Tietotekniikalle on tarkoituksenmukaista, että on aito mahdollisuus tietoteknisten laitteiden kuljettamiseen ja asennukseen ilman ylimääräistä kantamista ja kerroksissa kuljettamista. Tapahtumia varten tulisi huomioida mahdolliset varastointi ja roudaus. Esitystekniikan huomioiminen jo suunnitteluvaiheessa on tärkeää.

Aikaisemmat päätökset

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta hyväksyi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan toimistotilojen vuokrausta koskevan ensimmäisen vaiheen tarveselvityksen 5.6.2018 ja toisen vaiheen tarveselvityksen 27.11.2018.

Hankesuunnitelma

Hankesuunnitelma koskee tarveselvityksien mukaisesti kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan uusia toimitiloja Helsingin Vallilassa, jotka sijaitsevat osoitteessa Konepajakuja 1 ja 3. Tavoitteena on kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan johtamis-, asiantuntija- ja suunnittelutyötä tekevän yhteensä 300 työntekijän keskittäminen yhteisiin tiloihin Fredriksbergin A- ja B-talon toimitiloihin.

Sisällöllisesti hankesuunnitelmassa on huomioitu jo toteutettu monitilatoimisto 115 työntekijälle A-talon 3. kerroksen tiloihin noin 1 600 m². B-talon tilat n. 3 121 m² jakautuvat kolmeen kerroksen. 1. kerroksen aula (n. 680m²) on julkista tilaa, jossa sijaitsevat kohtaamis- ja asiakaspalvelutilat. Aulassa järjestetään sekä toimialan henkilökunnalle yhteisiä tapahtumia että asiakkaille suunnattua toimintaa. 2. kerros (1 056m²) on puolijulkista tilaa, jossa sijaitsevat kokous- ja ryhmätilat sekä osa henkilökunnan toimistotiloista, sekä ulkoterassi (196 m²). 3. kerrokseen (1 060m²) toteutetaan muuntojoustava monitilatoimisto henkilökunnan käyttöön. B-talosta vuokrattavat 3. kerroksen tilat yhdistetään vuonna 2018 valmistuneeseen A-talon 3. kerroksen tiloihin talot yhdistävällä kulkusillalla. Lisäksi hankesuunnitelmassa on huomioitu tarve B-talon kellarikerroksessa sijaitseville varastotiloille (noin 100 m²).

Hankkeen aikataulu ja kustannukset

Hankesuunnitelman mukainen vuokra-ala on yhteensä noin 4 719 htm², joka vastaa hyvin tarveselvityksissä esitettyä yhteensä noin 4 700 m² yhteenlaskettua tavoitetta. Pinta-ala on toisen vaiheen vuokraneuvotteluissa tarkentunut noin 25 m² ylöspäin talon yhteisten tilojen jyvityksen tarkentuessa. Lisäksi hankesuunnitelma sisältää tiloihin rajautuvat ulkoterassin 196 m² ja hankesuunnittelun yhteydessä esitetyn varastotilan tarpeen kellarikerroksen noin 100 m² varastotiloista.

Vuokrakustannukset hankesuunnitteluvaiheessa ovat kasvaneet, mutta säästö vuositasolla on edelleen kuitenkin noin 215 000 euroa. Vuokra-aika on 15 vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi kuuden kuukauden irtisanomisajoin. Vuokrat on sidottu elinkustannusindeksiin siten, että perusindeksi on sopimuksen allekirjoittamishetkellä viimeksi julkaistu indeksi (arviolta tammikuu 2019).